Best Practices fyrir kurteis skilaboð á vinnustað
Til viðbótar við tölvupóst og símtöl hefur skilaboð náð vinsældum sem leið til að stjórna samskiptum á vinnustað og hagræða verkefnum á vinnustaðnum.
Hins vegar, eins og með öll samskiptamiðla, eru nokkrar reglur sem allir ættu að fylgja til að líta á sem kurteisfélaga. Með því að þróa góða skilaboð venja, getur þú notað skilaboð á afkastamikill hátt til að hafa samskipti við samstarfsmenn þína á faglegri og skilvirkan hátt.
Notkun skilaboða fyrir fyrirtæki
- Leitaðu að heimild til að slá inn. Rétt eins og þú myndir í símanum skaltu alltaf spyrja hvort það sé gott að skilaboð séu send með notandanum á móttökunni. Prófaðu, "Michael, hefurðu smá stund? Mig langar að spyrja spurningu um fjármálaskýrslu síðasta mánaðar. " Ekki aðeins ertu að biðja um framboð, þú fellur einnig undir fyrirspurnina. Ef þeir eru uppteknir skaltu spyrja viðtakandann skilaboðin þegar góðan tíma væri að fylgja eftir.
- Stillingar fyrir huga. Kíktu á framboðstillingar viðtakanda áður en þú sendir skilaboð til tengiliðar. Jafnvel ef þú getur séð vinnufélaga þína er greinilega ekki "í fundi", þá gæti verið að ekki sé besti tíminn. Til baka, stilltu stillingar þínar þannig að samstarfsmenn þínir geti auðveldlega séð hvort þú ert í boði.
- Haltu því á stuttu máli. Stjórinn segir að þú hafir athygli hans ... nú hvað? Hvað sem þú gerir, æfa kortlæti. Skilaboð á vinnustað er best þegar samskipti eru ákveðin og nákvæm - svo komdu að því! Spyrðu spurningarnar þínar og farðu í viðskiptum.
- Notaðu rétta ensku. Þegar þú sendir skilaboð varðandi vinnu skaltu halda slang- og skilaboða skammstöfunum í skefjum og nota rétt ensku í staðinn. Ekki aðeins er það meira faglegt, það hjálpar til við að koma í veg fyrir truflun að þurfa að útskýra slang eða skammstafanir við einhvern sem margir eru ekki eins kunnátta og sjálfur. Ekki gleyma greinarmerkinu og réttu stafsetningu, heldur.
- Forðastu langa samtal. Ef spjallþátturinn þinn byrjar að draga inn í yfirvinnu skaltu stinga upp á augliti til auglitis til að viðhalda skilvirkum vinnuumhverfi.
Bestu starfsvenjur fyrir skilaboð í vinnunni
- Fylgdu skrifstofustefnu. Flestir IT deildir eru leery að leyfa hlutdeildarfélögum frjálsa valdatíma til að hlaða niður hugbúnaði á tölvur sínar. Finndu út hvaða skrifborð og farsíma forrit og vettvangur fyrirtækið þitt samþykkir og notaðu þau eingöngu þegar þú ert að vinna.
- Fáðu skjáheiti fyrir vinnu. Þó að vinir þínir gætu hugsað að skilaboðamiðlarinn þinn sé sætur eða fyndinn, gætu vinnuaðilar þínir verið móðgaðir eða mynda minna en stjörnu myndir eftir að hafa séð skjánafnið þitt. Íhugaðu að fá aðeins notendanafn fyrir vinnuna. Þú getur alltaf notað notendanafn þitt með vinum og fjölskyldu ef þú vilt frekar halda aðeins einum reikningi.
- Viðskipti-vingjarnlegur Skilaboð. Mundu að samskipti þín við samstarfsmenn þína, stjóri, viðskiptavini og söluaðilar ættu alltaf að vera faglegur, jafnvel þegar þú ert skilaboð. Setjið pólitísku GIF-skrárnar, björtu appelsínugult textann og fyndna myndirnar og haltu með hefðbundnum leturgerðum eins og Arial eða Times New Roman. Þú getur alltaf notað emoji til að lifa upp samskiptum þínum ef það er eitthvað sem aðrir vinnufélagar þínir gera og það passar innan fyrirtækisins menningu þína, en ekki nota eitthvað sem er ekki viðeigandi fyrir vinnu. Íhugaðu að spruce upp skilaboðasniðið þitt með viðskiptasnáðu mynd, fyrirtækjalógó og vinnuupplýsingar. Nú ertu í viðskiptum.
Uppfært af Christina Michelle Bailey, 6/28/16