Audio Conference Calling vandamál og hvernig á að senda þeim
Hljómsveitarsímtöl virðast vera áhugavert þegar þú telur þau ávinning sem þeir bera fyrir fyrirtæki þitt eða félagsfund. En þegar þú hugsar um málefni sem tengjast uppsetningu þeirra og slétt hlaupandi, gerist þér fljótlega að taka þátt í einum eða halda einum er alveg krefjandi. Þó að skipuleggja símafundi eru nokkur atriði sem þú þarft að hafa í áætlanagerðinni, til að forðast vandamál sem geta gert það bilun.
1. Bakgrunnur Hávaði
Þetta er einhver hávaði sem kemur frá þátttakanda í sundur frá rödd þeirra, eins og stólar rattling, fólk spjallaði á eftir þeim, vélarhljóðum, pappírsvélum osfrv. Þú færð þessi hávaða að mestu leyti með þátttakendum sem nota VoIP , vegna þess að hefðbundin símtól hefur hollur og stutt - Miklar hljóðnemar, en VoIP vinnur með tækjabúnaði sem er skynsamlegri. Dæmi er hljóðnema array kerfi sem þú hefur mest af nýjustu fartölvur. Sumir taka þátt í ráðstefnum með tæki þeirra handfrjáls.
Eina leiðin til að ráða bót á þessu ástandi er að gera þátttakendum grein fyrir þeim truflunum sem þeir eru að valda, sem er best gert með samskiptum fyrir símafundinn. Til dæmis, sem skipuleggjandi, gætirðu viljað senda tölvupóst á máltíðum fyrir símafundi fyrir fundinn.
2. Echo
Echo getur verið hluti af bakgrunni, en það er tæknilegra en það. Einhver sem tekur þátt í símafundinum kann að hafa skilyrði með símanum sínum eða kann að nota síma sem skortir áföllum. Lestu meira um hvernig á að hætta að framleiða echo .
Einhver með echo er venjulega beðinn um að hanga upp. Svo aftur er mikilvægt fyrirfram að hafa skilning á tæknilegum vandamálum með símum og öðrum búnaði sem notaður er á símafundi.
3. Viðvera Stjórnun
Í hljóðfundarsímtali verður þú aðeins að nota eina skynfærin: heyrnin þín. Þú munt ekki sjá fólk sem þú ert að tala við eða hlusta á. Þetta þýðir að ef þú heldur utan um hverja færslu og lokar í símafundinum gæti verið að þú séir ekki meðvitund um viðveru í áhorfendum þínum einu sinni djúpt inn á ráðstefnunni.
Þetta vandamál hefur verið án lausn svo langt fyrir hljóð fundur, þar til þróun verkfæraskúr sem leyfa ákveðnum fjölda af nálægð stjórnun. Fyrsta tólið sem gefur þetta er UberConference, þar sem þú getur séð hver er að tala þegar þeir gera, hver er hér og hver er ekki og svo framvegis. A tala af slíkum verkfærum hefur uppskera undanfarið, sumir með áhugaverðu sjónrænum tengi sem tákna þátttakendur með táknum.
4. Tónlist í bið
Fólk notar venjulega símanum fyrir einstaklinga, en aldrei til símafundar. Þó að það gæti verið gott fyrir einhvern sem hefur verið sett í bið til að heyra tónlist, þá mun það örugglega vera óþægindi í símafundi. Sumir þátttakendur geta haldið ráðstefnunni í bið meðan þeir taka þátt í öðru símtali eða verkefni, og bæta þannig við hrynjandi umhverfi á ráðstefnunni. Hér aftur mun forvitnismálanefndin um forvitnanir um siðferðisstefnu vera virði.
5. Forysta
Í sumum tilfellum, ef hópur hefur ekki leiðtoga, mun óreiða leiða. Þetta er líklegt að gerast á ráðstefnu, sérstaklega einn sem felur í sér skynsamleg mál, þar sem ekki er einn maður sem heldur á taumunum. Þessi leiðtogi ætti að ganga úr skugga um að allir fái nægan tíma til að tala út og nauðsynleg athygli. Þeir ættu líka að vera fær um að fá hluti aftur á réttan hátt ef það ætti að vera afvegaleiða eða beinlínis átök.
6. Efni og skjöl
Mörg ráðstefnur, sérstaklega fyrirtæki, fela í sér tilvísun í skjöl, efni og verkfæri. Rangt miðlun slíkra upplýsinga veldur því að sumum þátttakendum sé í myrkri á ákveðnum stöðum og veldur því óþægindum. Því skal gæta þess að miðla nauðsynlegum upplýsingum og skjölum til allra aðila sem þurfa þarf vel áður en ráðstefnan hefst. Annar og betri leið er að nýta sér verkfæri til samvinnu á netinu þar sem tilvísun í skjölin og önnur efni mun ekki aðeins vera aðgerðalaus en það getur einnig verið virk framleiðni meðan á vinnustaðnum stendur.
7. Léleg rödd gæði
Ég er ekki að vísa til rödd einhvers sem hefur hálsbólgu hérna, heldur til rödd einhvers sem notar símaþjónustu sem býður upp á lélega símtala. Nú gerist þetta oft með VoIP þjónustu, sem er háð ákveðnum fjölda þátta , þar á meðal bandbreidd , merkjamál sem notuð eru, símar og önnur tæki notuð. Það er því miður ekkert mikið sem þú getur gert um þetta ef þú ert ráðstefnustjóri eða skipuleggjandi. Þátttakandinn, sem þjáist af fátæku röddgæði, þarf að bæta hlutina betur.