Netiquette Þú Öxl Vita
Þó að allir nota tölvupóst í að minnsta kosti nokkur viðskiptasamskipti í hverjum mánuði, munu sumir af okkur nota tölvupóst sem daglegt tól til að gera faglega starf okkar. Við munum nota tölvupóst til að eiga samskipti við viðskiptavini, liðsmenn, yfirmenn og mögulegar nýjar ráðningar eða mögulegar nýir vinnuveitendur. Og já, þetta fólk mun dæma okkur með getu okkar til að hanna skýr og fagleg skrifleg skilaboð.
Email siðir, eða 'netiquette', hefur verið í kringum 27 ára World Wide Web. Netiquette er sett af almennum viðmiðunarreglum um hvernig á að sýna virðingu og hæfni í tölvupóstinum þínum. Því miður eru það fólk sem hefur aldrei tekið tíma til að læra netnotkun tölvupósts fyrir fyrirtæki. Jafnvel verri: það eru fólk sem rugla saman netiquette tölvupóst með lausu og óformlegu stíl textaskilaboðum.
Ekki láta fátæka tölvupósti drepa trúverðugleika þína við viðskiptavini eða yfirmann eða hugsanlega vinnuveitanda. Hér eru reglur um netiquette sem munu þjóna þér vel og spara þér vandræði á vinnustaðnum.
01 af 10
Settu inn netfangið sem síðasta sem þú gerir áður en þú sendir.
Þetta virðist gagnvirkt, en þetta er frábært form. Þú bíður þangað til loka ritunar og prófaleitar áður en þú bætir netfanginu (s) við tölvupósthausinn. Þessi tækni mun spara þér vandræði við að senda skeyti óvart að bréfin séu of fljótt áður en þú hefur lokið við innihald og prófaleit.
Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir lengri tölvupóst sem hefur viðkvæmt efni, eins og að senda inn umsóknarforrit, svara spurningu viðskiptavinar eða senda slæmar fréttir til liðsins. Í þessum tilvikum bætir frestun tölvupóstsins við öryggi þegar þú þarft að stíga í burtu frá tölvupósti um stund til að safna hugsunum þínum og æfa orðin í huga þínum.
Ef þú svarar tölvupósti og þú telur að efni hafi næmni þá skaltu eyða tölvupóstfang viðtakanda tímabundið þangað til þú ert tilbúinn að senda og síðan bæta við heimilisfanginu aftur. Þú gætir einnig klippt og límt netfangið viðtakandans í Notepad-skrá eða OneNote-síðu, skrifaðu tölvupóstinn og klipið og límdu netfangið aftur.
Trúðu okkur á þetta: tómt póstfangslína meðan höfundur mun spara þér mikla sorg einum degi!
02 af 10
Gakktu úr skugga um að þú sendir tölvupóst á réttan mann.
Þetta er sérstaklega mikilvægt ef þú vinnur í stórum fyrirtækjum eða stjórnvöldum. Þegar þú sendir viðkvæman tölvupóst til 'Mike' eða 'Heather' eða 'Mohammed', mun tölvupóstforritið þitt spá fyrirfram að slá inn fullt netfang fyrir þig. Vinsælar nöfn eins og þessar munu hafa mörg afleiðingum í heimilisfangaskránni fyrirtækis þíns og þú gætir óvart sent smásjá síðar til varaformanns þinnar eða trúnaðarmál viðbrögð fólks við bókhald.
Þökk sé reglubundinni reglu # 1 hér að framan, hefur þú skilið eftir að takast á við í lokin. Þannig að þríhyrningur netfangið viðtakandans ætti að vera eins og síðasta skrefið þitt áður en þú sendir!
03 af 10
Forðastu 'Svara öllum', sérstaklega í stórum fyrirtækjum.
Þegar þú sendir útvarpsþátt sem sent er heilmikið af fólki er það skynsamlegt að aðeins svara sendanda. Þetta á sérstaklega við ef það er útvarpsþáttur með stórum dreifikerfum.
Til dæmis: framkvæmdastjóri tölvupóstar allan fyrirtækið um bílastæði í suðurhlutanum og hún biður fólk um að virða númeruð og úthlutað básar sem starfsmenn greiða fyrir. Ef þú smellir á 'svaraðu öllum' og byrjaðu að kvarta yfir því að aðrir starfsmenn taki þátt í persónulegu ökutækinu og klóra málningu þína gætirðu sært ferilframfarir þínar með því að verða fyrirtæki shmuck.
Enginn vill fá skilaboð sem ekki eiga við um þau . Jafnvel meira, enginn þakkar því að kvarta til hópsins eða heyra um persónulegar kvartanir þínar í útvarpsþáttum.
Forðist þetta faux pas og notaðu einstaka svar til sendanda sem sjálfgefið aðgerð. Sjáðu reglulega reglu # 9 hér að neðan.
04 af 10
Notaðu faglegar kveðjur í stað tjáningar á almennum málum.
Besta leiðin til að hefja atvinnu tölvupóst er einhver útgáfa af eftirfarandi:
1. Góðan daginn, frú Chandra.
2. Halló, verkefnishópur og sjálfboðaliðar.
3. Hæ, Jennifer.
4. Góða morguninn, Patrick.
EKKI, undir neinum kringumstæðum, nota eftirfarandi til að hefja faglegan tölvupóst:
1. Hey,
2. Sup, lið!
3. Hæ, Jen.
4. Mornin, einkaleyfi
Fjölmenningarleg tjáning eins og 'hey', 'yo', 'sup' kann að virðast vera vingjarnlegur og hlý við þig, en þeir eyðileggja reyndar trúverðugleika þína í viðskiptum. Þó að þú getir örugglega notað þessa samtala í samtali þegar þú hefur treyst skýrslu við annan mann, þá er slæm hugmynd að nota þessi orð í viðskiptaskeyti.
Að auki er slæmt form til að taka stafsetningarflýtivísanir, eins og 'mornin'. Það er mjög slæmt að stytta nafn einhvers (Jennifer -> Jen) nema sá einstaklingur hafi sérstaklega beðið þig um það.
Eins og með allar greindar viðskiptasamskipti er það klárt að rífa á hlið þess að vera of formleg og sýna að þú trúir á siðareglur og virðingu.
05 af 10
Sannprófaðu öll skilaboð, eins og ef fagleg mannorð þín var háð því.
Og reyndar er mannorðið þitt auðveldlega tekið í sundur með lélegum málfræði, slæmri stafsetningu og illa valin orð.
Ímyndaðu þér hvernig fagmennsku þín muni taka högg ef þú sendir óvart ' Þú þarft að athuga met þitt , Ala ' þegar þú átt í raun að segja að þú þarft að athuga stærðfræði þína, Alma . Eða ef þú segir að ég geti gert viðtal á morgun þegar þú ætlaðir að ég geti gert viðtal á morgun .
Proofread öllum tölvupósti sem þú sendir; Gerðu það eins og ef faglegur orðstír þinn veltur á því.
06 af 10
Nákvæm og skýr efni lína mun ná kraftaverkum (og hjálpa þér að lesa).
Efnislínan er bæði titill fyrir samskipti og leið til að draga saman og merkja netfangið þitt svo það sé auðvelt að finna seinna. Það ætti greinilega að draga saman efni og hvaða aðgerð sem er.
Til dæmis er efnislínan: "kaffi" ekki mjög skýr.
Í staðinn skaltu prófa 'Stafrænar kaffipróf: svar þitt er krafist'
Sem annað dæmi er efnislínan ' beiðni þín ' of óljós.
Þess í stað skaltu reyna skýrari efnislínuna eins og: " Beiðnin þín um bílastæði: frekari upplýsingar eru nauðsynlegar" .
07 af 10
Notaðu aðeins tvær klassískar leturgerðir: Arial og Times Roman afbrigði með svörtu bleki.
Það getur verið freistandi að bæta við stílhrein letri og litum í tölvupóstinn þinn til að gera það áberandi, en þú ert betra að nota svarta 12-punkta eða 10-punkta Arial eða Times New Roman. Svipaðar afbrigði eins og Tahoma eða Calibri eru líka fínn. Og ef þú ert að vekja athygli á ákveðinni setningu eða kúlu, þá getur rautt blek eða feitletrað letur verið mjög gagnlegt í hófi.
Vandamálið er þegar tölvupósturinn þinn byrjar að verða ósamræman og ófókusuð eða byrjaðu að flytja áhorfandi eða truflandi viðhorf af þinni hálfu. Í heimi viðskipta, fólk vill samskipti til trausts og skýr og stutt, ekki skreytingar og truflandi.
08 af 10
Forðastu sarkasma og neikvæðar / snooty tóna, að öllum kostnaði.
Tölvupóstur skilar alltaf ekki raddbólgu og líkams tungumáli. Það sem þú heldur að sé bein og einföld getur raunverulega komið yfir eins sterk og meina þegar það er sett í tölvupóstinn þinn. Ekki nota orðin 'vinsamlegast' og 'þakka þér' mun valda neikvæðum undercurrents. Og hvað þú telur gamansamur og ljós gæti raunverulega sent eins og condescending og dónalegur.
Að skila virðulegum tón og persónulega sýnileika í tölvupósti tekur æfingu og mikla reynslu. Það hjálpar þegar þú lest tölvupóstinn upphátt fyrir sjálfan þig, eða jafnvel einhvern annan áður en þú sendir það. Ef eitthvað um tölvupóstið virðist vera meðaltal eða harður, þá endurskrifa það.
Ef þú ert enn fastur með hvernig á að flytja tóninn af einhverju í tölvupósti skaltu íhuga alvarlega að taka upp símann og senda skilaboðin sem samtal.
Mundu að tölvupósturinn er að eilífu og þegar þú sendir þessi skilaboð getur þú aldrei dregið það aftur.
09 af 10
Gerum ráð fyrir að heimurinn muni lesa tölvupóstinn þinn, svo skipuleggja það í samræmi við það.
Í sannleika er tölvupóstur að eilífu. Það er hægt að senda til hundruð manna innan nokkurra sekúndna. Það getur verið kallað upp af löggæslu og skattar endurskoðendur ætti alltaf að vera rannsókn. Það getur jafnvel gert það í fréttum eða félagsmiðlum.
Þetta er víðtæk og ógnvekjandi ábyrgð, en það er eitt sem við öll öxl: það sem þú skrifar í tölvupósti gæti auðveldlega orðið opinber þekking. Veldu orðin vandlega og ef þú heldur að það sé einhver hætta á að það geti bitið þig aftur, þá skaltu íhuga alvarlega ekki að senda skilaboðin yfirleitt.
10 af 10
Enda alltaf með stuttum flottum 'þakka þér' og undirskriftarblokki.
The máttur af niceties eins og 'þakka þér' og 'vinsamlegast' eru ómælanleg. Auk þess að auka nokkrar sekúndur til að innihalda faglega undirskriftargluggann þinn, er talað um umfjöllun um nákvæmni í smáatriðum og að þú tekur eignarhald á samskiptum þínum með því að stimpla nafn og tengiliðaupplýsingar.
Halló, Shailesh.
Þakka þér fyrir fyrirspurn þína í útsaumur okkar á TGI Sportswear. Ég myndi vera mjög ánægð með að tala við þig í símanum til að segja þér meira um íþrótta jakka valkosti fyrir liðið þitt. Við gætum líka haft samband við sýningarsal okkar síðar í þessari viku og ég get sýnt sýnin okkar persónulega.
Hvaða númer má ég hringja í hjá þér? Ég er laus til að tala eftir kl. 13:00 í dag.
Þakka þér fyrir,Paul Giles
Forstöðumaður Viðskiptaþjónustunnar
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vörumerki þitt er áhersla okkar"