Það eru margar góðar ástæður fyrir því að stafræn pappírsskjöl geta verið gríðarlegur hjálp þegar kemur að því að skipuleggja heimaþjónustuna þína (eða, að því marki, heimili þínu). Fyrst af öllu er hægt að losna við mikið af auka pappír sem er crammed í skúffum og skrám, eða taka upp dýrmætt skrifborð.
Stafrænar skrár (jafnvel PDF-skrár) geta verið umbreyttar í leitarskrár með því að nota hugbúnað fyrir sjónræna stafgreiningu (OCR) sem venjulega fylgir prentara (HP hefur mjög flott myndband sem útskýrir hvernig OCR virkar og hvernig það getur hjálpað til við að einfalda verkefni einfalda líf þitt).
Það þýðir að ekki aðeins eru upplýsingar þínar ekki að taka upp herbergi, það er líka miklu auðveldara að finna en það væri á pappír. Og þú getur vistað stafræna skrárnar þínar eins og þú vilt - á geisladiski eða DVD, á glampi ökuferð, á netinu geymslu leikni, eða allt ofangreint. Þannig að þú getur verið viss um að þegar þú þarfnast eitthvað getur þú fengið hendurnar á því.
Þegar þú byrjar að stafræna heimaskrárnar þínar er það fullkominn tími til að búa til skipulagða skrár sem auðvelda líf þitt. Hugsaðu um flokka pappírsvinnu sem þú þarft og settu upp möppu fyrir hvern. Innheimtuskírteini í einum möppu; Bílatryggingar pappírsvinnu í öðru; símareikninga, matvöruskvittanir, heimili viðgerð reikninga, og svo framvegis, allir geta fengið sérstaka möppur. Og innan hvers möppu skaltu búa til undirmöppur fyrir hvert ár (eða mánuð). Það er miklu auðveldara að byrja með skipulagt kerfi og þá einfaldlega bæta við nýju pappírsvinnu í rétta skrá eins og þú heldur áfram en það er að halda áfram að reyna að endurraða kerfið í hvert skipti sem ný kvittun verður skönnuð.
Gakktu úr skugga um að skannarinn þinn eða prentari komi með OCR hugbúnaði (ABBYY FineReader hugbúnaður virðist koma í pakkanum með mörgum prentara og skanna sem ég prófa). Ef þú finnur ekki neitt, ekki örvænta. Það er gott tækifæri að þú hafir nú þegar nokkrar ágætis OCR hugbúnað sem er þegar uppsettur á tölvunni þinni, svo lengi sem þú notar Windows. Cool OCR hugbúnaður sem þú hefur nú þegar mun leiða þig í gegnum ferlið við að finna og nota þessi hugbúnað ásamt skanni til að búa til breytileg skjöl.
Að sjálfsögðu er það annað mikilvægt atriði: Þú þarft að hafa að minnsta kosti skjalaskannara ef þú ætlar að gera þetta verk. Það þarf ekki að vera dýrt eða ímynda sér. Ef þú hefur ekki einn, þá er gott að leita að einum; Byrjaðu á þessum umfjöllun um myndaskannar og skjalaskannara fyrir bestu kaupin. Ef þú vilt ekki sérstakan skanni, þá mun ódýrt allt í einu prentara gera það fullkomlega vel.
Svo hér er erfitt hlutur. Að koma upp kerfinu er ekki of erfiður; jafnvel skönnun pappírsvinnu þín verður ekki of sterkur. Það er erfitt að tryggja að þú gerir það sjálfkrafa í hvert skipti sem þú færð nýtt kvittanir eða pappírsvinnu. Annars byrja pappírinn að stafla upp aftur og þú munt líða eins og þú hafir sóað tíma þínum. Svo halda fast við það!