Til að halda sjálfgefna möppunni sjálfgefna möppu grannur og lítill og í fullkomnu formi fyrir hraðvirkan daglegan aðgang, hefur Outlook hagnýta AutoArchive eiginleiki sem sjálfkrafa færir gömlu hluti í skjalasafn .
En hvað ef þú þarft aðeins að safna einu sinni á ári og flytjanlegu miðli? Segjum að á hverju ári á milli jóla og áramótadags, þá viltu færa gömlu pósti frá árinu til Outlook á DVD-ROM. Með nokkrum PST-skráarglugga geturðu.
Gefðu Outlook Mail í fjarlægan miðli
Til að skrá gamla Outlook póst á færanlegt miðil:
- Veldu Skrá | Data File Management ... frá valmyndinni í Outlook.
- Smelltu á Bæta við ....
- Leyfi Office Outlook Personal Folder File (.pst) valið.
- Ef þú þarft að geta fengið aðgang að skjalasöfnunum þínum úr Outlook útgáfu fyrir Outlook 2003 skaltu velja Office 97-2002 Personal Folder File (.pst) .
- Smelltu á Í lagi .
- Undir Vista í: Fara á færanlegt miðil, netkerfi eða annan stað þar sem þú vilt geyma skjalasafnið þitt.
- Sláðu inn nafnið í skjalinu þínu undir File name:.
- Smelltu á Í lagi .
- Gefðu skjalasafninu þínu lýsandi heiti (árs skjalasafnsins, til dæmis) undir Nafn:.
- Valfrjáls, dulkóðuðu og lykilorð-vernda geymslur þínar.
- Smelltu á Í lagi .
- Smelltu á Loka .
- Færa möppur sem þú vilt geyma á nýju skjalasvæðinu í Outlook glugganum.
- Ef þú vilt aðeins safna aðeins einstökum skilaboðum, ekki alla möppur, hægrismelltu á nýju skjalastaðinn og veldu Nýtt möppu ... til að búa til nýja möppu Póst- og póstatriði í henni. Síðan færðu viðkomandi skilaboð í nýja möppuna.
- Smelltu á skjalasafnið með hægri músarhnappi.
- Veldu Loka "..." af valmyndinni.
Skilaboðin þínar eru nú geymd og út af leiðinni. Auðvitað geturðu tengt þau aftur inn í Outlook hvenær sem er, auðvelt að lesa eða endurheimta þau.