Þurfir þú virkilega að svara öllum í hópskilaboðum?
Ef það er gott að svara, ætti það að vera betra að svara öllum. Ekki satt?
Ekki alltaf. Ef svarið er mjög mikilvægt fyrir alla viðtakendur, þá ætti að nota "svara öllum".
Sumir svara öllum atburðum eru vegna óhappa þar sem einn viðtakandi skilur ekki að þeir smelli eða tappa þeim möguleika. Flestir eru þó líklega vegna þess að maðurinn átta sig ekki á hvenær á að senda svar við öllum skilaboðum.
Hins vegar er það almennt pirrandi við annað fólkið sem tekur þátt í hópskilaboðum. Þess vegna er best að nota Svara öllum með varúð.
Hvenær á að svara öllum
Notaðu Skeyti E-mail forritsins aðeins á öllum eiginleikum þegar:
- Svarið verður nauðsynlegt til að vita fyrir upprunalega sendandann og alla sem eru í: Upprunalegum tölvupósti Til: og Cc: reitir.
Ekki svara öllum þegar:
- Aðeins upprunalega sendandinn þarf að vita svarið þitt,
- Athugasemdir þínar verða mikilvægt að vita fyrir upprunalega sendandann og nokkrar aðrar viðtakendur,
- Gerðu venjulegt svar í þessu tilfelli og bættu síðan við við valið aðra viðtakendur handvirkt. Þú getur afritað heimilisföng frá upprunalegu tölvupósti ef það hjálpar.
- Skilaboðin þín eru einföld eins og "Takk!" eða "ég líka:"
- Þakka þér fyrir að þú gætir verið fínt að senda, en ekki senda þær til allra annarra viðtakenda. Aðeins sendandinn þarf að vera meðvituð um hvernig þér líður um skilaboðin, ekki aðra manneskju í hópnum.
Svara allt er frátekið í sérstökum tilvikum eingöngu. Það ætti aðeins að nota ef þú þarft að senda sömu skilaboð til allra viðtakenda í hópnum. Annars, ef þú þarft ekki að gera það, ættir þú að svara aðeins viðkomandi einstaklingum, jafnvel þótt það gæti þýtt að þú svarar bara sendandanum.
Til dæmis, íhuga að fá tölvupóst sem spyr hvort þú viljir koma til starfsloks í þessari helgi. Hugsaðu að það var sent til 30 manns og þú ert beðinn ekki aðeins ef þú ert að fara en ef þú getur fært þér mat eða hjálpað með öðrum hætti.
Það er venjulega ekki við hæfi að senda svar til allra annarra og útskýra að þú getur ekki farið vegna þess að þú verður að vinna í þessari helgi og að barnið þitt sé veikur engu að síður, svo það er ekki góður helgi fyrir þig. Þessar upplýsingar eiga við sendandann en líklega ekki öllum öðrum sem boðið var.
Það eru þó tímar þegar þú ættir að svara öllum og þegar þú ert búist við að svara öllum. Kannski felst í hóp umræðu um vinnuverkefni eða eitthvað annað sem felur í sér aðra viðtakendur.
Sama máli, ættirðu alltaf að hugsa um það áður en þú sendir massapóst til annarra. Það er jafnvel verra þegar fáir eru að senda svar við öllum skilaboðum eftir hverja aðra og þú færð tugi tölvupóst í smástund eða mínútu. Þeir eru ekki aðeins erfitt að fylgjast með heldur einnig pirrandi ef þú þarft ekki að lesa þær.