Ef þú ert eins og flestir notendur eykst þú líklega ekki of miklum tíma og hugsa um hvað á að nefna skjölin þín þegar þú vistar þau. Því miður getur þetta gert það erfitt að finna skrána sem þú vilt án þess að leita að einhverju - þú gætir jafnvel þurft að opna nokkrar mismunandi skrár til að finna þann sem þú vilt.
Þróun nafngiftarkerfis fyrir skjölin þín og að venjast því að nota það mun spara þér tíma og gremju þegar kemur að því að finna skjalið sem þú þarft. Frekar en að leita í gegnum ótal skjöl með ónákvæmar skrár, mun nafngiftarkerfi hjálpa þér að flýta leitinni þinni.
The Réttur Nafnakerfi
Það er engin einföld leið til að nefna skrárnar þínar og nafngerðarkerfi eru breytileg frá notanda til notanda. Það sem skiptir máli er að finna aðferðina sem er skynsamleg fyrir þig og síðan beita henni stöðugt. Hér eru nokkrar ábendingar til að byrja með:
- Hafa þann dag sem skjalið var samið í skráarnafninu þínu: Þetta er hugsanlega einn af hjálpsamustu þættirnar sem koma fram í skráarnafni, sérstaklega þegar þú ert að takast á við bréfaskipti. Jafnvel þótt þú manist ekki nákvæmlega þegar þú samanstendur af skjali, muntu líklega geta þrengt leitina að tilteknu tímabili.
- Hafa nafn viðtakanda í skráarnafninu þínu: Þetta er sérstaklega dýrmætur æfa þegar þú vinnur með stafi, en það getur verið handlaginn þáttur í öðrum gerðum skjala, svo sem samninga, minnisblöð og jafnvel athugasemdir.
- Tilgreindu hvaða tegund skjals skráin er: Aftur mun þetta virðast eins og gefið fyrir suma notendur, og það er vegna þess að það er svo mikilvægur hluti af skráarnafni. Ef þú ert að leita að bréfi sem þú skrifaðir geturðu útrýma skrá sem hefur "samning" eða "minnismiða" í nafni.
- Gefðu gaum að því hvernig þú pantar þætti skráarnafnsins: Þó að þetta muni ekki hjálpa þér að greina skrárnar þínar mun það hjálpa þér að panta þær þegar þú ert að leita. Notkun flokkunarstýringar í Open-glugganum í Word , eða í Windows Explorer, er hægt að raða skrám þínum í stafrófsröð (eða tölulega) þannig að þau séu flokkuð eftir fyrsta staf í skráarnafninu.
Þetta er ekki tæmandi listi yfir ráð um að nefna skrár, en það er góður staður til að byrja. Þegar þú hefur byrjað að nefna skrárnar þínar á samræmdan hátt, muntu þróa kerfi sem virkar best fyrir þig - og líklega koma upp með einhverjar bragðarefur þínar.