Ef þú ert búð eigandi eða framkvæmdastjóri, þú veist nú þegar nákvæmlega hversu mikilvægt það er að hafa réttan gagnagrunn. Frá birgðum og skipum til starfsmanna og viðskiptavina, veistu að jafnvel hægur dagur felur í sér mikið af gögnum viðhald. Hinn raunverulegi spurning er hvers konar gagnasafn þú þarft? Vonandi hefur þú ekki reynt að viðhalda þessum upplýsingum í Microsoft Excel. Ef þú hefur það geturðu viljað íhuga að byrja með grunn gagnagrunni, eins og Microsoft Access, þannig að þú getur auðveldlega flutt gögnin í gagnagrunninn.
Sú tegund og stærð búðanna sem þú keyrir gerir stóran mun á hvaða gagnagrunni er bestur. Ef verslunin þín er sett upp reglulega á mörkuðum bóndans, þá hefur þú mjög mismunandi þarfir en múrsteinn og steypuhræraverslun. Ef þú selur mat þarftu að fylgjast með gildistökudegi sem hluta af skránni. Ef verslunin þín er á netinu verður þú að fylgjast með gjöldum, skipum og upplýsingum um endurskoðun. Hins vegar eru nokkrir hlutir sem allir verslanir hafa sameiginlegt, svo sem birgðir og sjóðstreymi. Til að hjálpa þér að ákvarða bestu gagnagrunninn fyrir sérstökum þörfum þínum, hér eru nokkur atriði sem þú ættir að íhuga.
Upplýsingar til að fylgjast með í gagnagrunninum
Að keyra smásala búð felur í sér að fylgjast með mörgum mismunandi þáttum. Ekki aðeins þarf að hafa í huga birgðanna, þú þarft að ganga úr skugga um að þú hafir nægar leiðir til að birta vörurnar (eins og bakkar, hangir, stendur og mál), vistir til að sýna vöruverð, reikninga, söluupplýsingar og upplýsingar um viðskiptavini. Það er mikið að fylgjast með og gagnagrunna auðvelda stjórnun búðina þína.
Online verslanir geta verið erfiðar að stjórna því að það er svo mikið meira sem þú þarft að fylgjast með, svo sem sendingum. Gagnagrunnur gerir það talsvert auðveldara að meðhöndla öll þessi mismunandi þætti án þess að þurfa stöðugt að vísa til viðskiptavina eða sölusögu. Þú getur jafnvel flutt upplýsingar, svo sem skýrslur, og hlaðið þeim inn í gagnagrunninn þinn svo að þú þurfir ekki að berjast við vandamál handbókarinnar.
Ákveðið hvort kaupa eða byggja
Hvort sem þú ættir að kaupa eða byggja upp gagnagrunn er stór spurning, og það fer algjörlega eftir stærð fyrirtækis þíns og þar sem þú vilt taka það. Ef þú ert bara að byrja og þú hefur tíma á höndum þínum (en mjög takmörkuð magn af peningum), er að byggja upp eigin gagnagrunn þinn frábær leið til að gera það sérstakt fyrir einstaka þarfir þínar. Þetta er sérstaklega satt ef þú ert að byrja netverslun. Ef þú byrjar gagnagrunninn rétt áður en þú opnar netverslunina þína, munt þú hafa miklu betra að skilja á birgðum þínum og upphafsstaðnum þínum. Þetta er frábær gögn til að fá greiðan aðgang að skattatímabilinu og það hjálpar þér að vera áfram á lagerinu þínu, auk viðskiptavinarupplýsinga.
Ef þú ert með stærra fyrirtæki, sérstaklega eitthvað eins og kosningaréttur, að kaupa gagnagrunn er að fara að vinna betur fyrir þig. Það mun hjálpa þér í gegnum allt sem þú gætir annars gleymt. Stuðlar eru, þú munt ekki hafa tíma til að búa til og stjórna gagnagrunninum, svo það er best að hafa allar grunnkröfur þakinn. Þú getur alltaf gert þínar eigin breytingar þegar þú ferð.
Finndu réttan gagnagrunnsforrit
Ef þú ákveður að kaupa gagnagrunnsforrit þarftu að þurfa að eyða miklum tíma í að rannsaka mismunandi valkosti . There ert a breiður svið í tegundum smásala, og gagnasafn markaði sníða að einstaka þarfir þessara mismunandi gerðir. Ef þú ert að vinna með framleiðslu og matvæli þarftu greinilega eitthvað sem hjálpar þér að fylgjast með viðkvæmar hlutir. Ef þú ert með skartgripaverslun þarftu að geta fylgst með tryggingum á verðmætum verkum. Fyrir verslanir sem hafa á netinu viðveru og múrsteinn og steypuhræra, þarftu örugglega eitthvað sem nær til margra mismunandi sjónarhorna vegna birgða, gjalda, skatta og stjórnsýsluþátta fyrirtækisins. Ef þú selur úr tilteknu hluti þarftu að vita snemma svo að þú getir strax merkt það seldur út fyrir netverslunina.
Áður en þú byrjar skaltu hugsa um allt sem þú þarft að fylgjast með, þá vertu viss um að gagnagrunna sem þú telur hafa þau atriði að lágmarki. There ert a einhver fjöldi af gagnagrunni á markaðnum, svo þú ættir að geta fengið allt sem þú þarft fyrir mjög sanngjarnt hlutfall.
Búa til eigið gagnasafn
Ef þú ætlar að búa til eigin gagnagrunn þarftu að ákveða hvaða forrit þú vilt nota. Microsoft Access hefur tilhneigingu til að fara að forrita því það er öflugt og tiltölulega ódýrt. Þú getur flutt inn og flutt gögn frá öðrum Microsoft hugbúnaði (sem er ótrúlega gagnlegt ef þú hefur fylgst með upplýsingum í Excel). Þú getur einnig hlaðið inn tölvupósti, sölubréfum og öðrum skjölum (bæði frá Word og Outlook) í gagnagrunninn og búið til sniðmát. Aðgangur hefur aukinn kostur á því að hafa töluvert fjölda ókeypis sniðmát og skrár þannig að þú þarft ekki að byrja alveg frá grunni. Þú getur tekið upp ókeypis sniðmát og gerðu nauðsynlegar breytingar svo að gagnagrunnurinn þinn inniheldur allt sem þú þarft.
Mikilvægi viðhalds
Sama hvernig þú eignir gagnagrunninn þinn verður þú að halda því fram að gagnagrunnurinn sé áfram gagnlegur fyrir þig. Ef þú fylgist ekki með hlutum eins og birgðum, heimilisföngum, breytingum á innheimtu eða sölutölum, þá endar gagnagrunnurinn bara að vera annar fastur búnaður án tilgangs. Hugsaðu um gögnin þín á sama hátt og þú hugsar um bókhald þinn. Ef þú fylgist ekki með öllum viðskiptum og breytingum mun það koma þér í vandræðum. Þú þarft ekki að hafa það til að stjórna því í upphafi, þó það geti verið mjög gagnlegt. En því stærri sem búðin þín fær, því meiri tími sem þú þarft til að vígja til að viðhalda og stjórna gögnum þínum.