Notkun Microsoft Access í smáfyrirtækinu þínu

Flest fyrirtæki þekkja hvað er hægt að gera í Microsoft Word og Excel, en að skilja hvað Microsoft Access getur gert er svolítið erfiðara að skilja. Hugmyndin um að búa til gagnagrunna og reyna að viðhalda þeim virðist eins og óþarfa notkun auðlinda. Hins vegar, fyrir lítil fyrirtæki, þetta forrit getur veitt nokkrar mismunandi kosti, sérstaklega þegar kemur að því að stjórna vöxt og skipulagi.

Microsoft Access veitir miklu sterkari leið fyrir lítil fyrirtæki til að fylgjast með gögnum og verkefnum en Excel eða Word. Aðgangur getur tekið lengri tíma en að læra en Microsoft-forritin, sem oftast eru notaðar, en það hefur einnig mest virði til að fylgjast með verkefnum, fjárveitingar og vexti. Öll gögn sem nauðsynleg eru til að keyra lítið fyrirtæki til samanburðar og greiningar er haldið í einu forriti, sem gerir það auðveldara að keyra skýrslur og töflur en önnur forrit. Microsoft býður upp á fjölda sniðmát til að einfalda námsferlið og notendur geta sérsniðið sniðmátin eins og þeir fara. Skilningur á grundvallaratriðum Microsoft Access getur hjálpað litlum fyrirtækjum að sjá fulla gildi þess í daglegu starfi sínu.

Ef þú notar nú þegar töflureikni er auðvelt að breyta Excel töflureikni þínu í Access gagnagrunn.

Viðhald viðskiptavinarupplýsinga

Gagnagrunnurinn gerir fyrirtækjum kleift að rekja allar nauðsynlegar upplýsingar fyrir hvern viðskiptavin eða viðskiptavin, þar með talið heimilisföng, pöntunarnúmer, reikninga og greiðslur. Svo lengi sem gagnagrunnurinn er geymdur á neti þar sem allir starfsmenn geta nálgast það, geta notendur tryggt að upplýsingar séu áfram. Vegna þess að viðskiptavinarupplýsingar eru mikilvægar fyrir öll lítil fyrirtæki, þá er hægt að tryggja gagnagrunninn. Að bæta eyðublöð í gagnagrunninn hjálpar lítil fyrirtæki að gögn séu stöðugt skráð af öllum starfsmönnum.

Eins og notendur verða kunnugir forritinu er hægt að bæta við nánari þættir, svo sem kortlagning á heimilisföng. Þetta gerir starfsmönnum kleift að staðfesta heimilisföng fyrir nýja viðskiptavini eða skipuleggja leiðir til afhendingar. Það gerir einnig fyrirtækjum kleift að búa til reikninga og geta sent tölvupóst eða reglulega póst og hægt að fylgjast með hvenær og hvernig reikningar voru greiddar. Uppfærsla og geymsla viðskiptavina gögn í Access er áreiðanlegri en töflureikni eða Word skjal og hagræðir stjórna þessum upplýsingum.

Fylgjast með fjárhagslegum gögnum

Margir fyrirtæki kaupa hugbúnað sérstaklega til að fylgjast með fjármálum, en fyrir lítil fyrirtæki sem ekki aðeins er nauðsynlegt, hefur það tilhneigingu til að búa til aukna vinnu. Auk þess að geta búið til og fylgst með reikningum er hægt að skrá öll viðskipti gjöld og viðskipti með sama forriti. Fyrir fyrirtæki sem hafa fulla Microsoft Office Suite, þar með talið Outlook og Access, er hægt að tengjast greiðsluáminningum í Outlook í gagnagrunninum. Þegar áminningin birtist geta notendur gert nauðsynlegar greiðslur, sláðu inn gögnin í Aðgangur og lokaðu síðan áminningunni.

Það kann að vera nauðsynlegt að kaupa flóknari hugbúnað sem fyrirtæki vaxa og þessi fyrirtæki hafa þann kost ef öll fjárhagsleg gögn þeirra eru geymd í Access. Mörg önnur forrit geta mótsað gögnum sem fluttar eru út frá Aðgangi, auðvelda að flytja upplýsingar þegar tíminn kemur.

Annast markaðssetning og sölu

Eitt af því sem lítið er notað en öflugur leiðir til að nota Aðgangur er að fylgjast með markaðs- og söluupplýsingum. Með núverandi viðskiptavinarupplýsingum sem þegar eru geymdir í gagnagrunninum er auðvelt að senda tölvupóst, flipa, afsláttarmiða og reglulega færslu til þeirra sem gætu haft áhuga á sölu eða sérstökum tilboð. Lítil fyrirtæki geta síðan fylgst með hversu margir núverandi viðskiptavinir þeirra svöruðu eftir markaðssetningu.

Fyrir nýja viðskiptavini er hægt að búa til alla herferðir og fylgjast með frá einum stað. Þetta auðveldar starfsmönnum að sjá hvað hefur verið lokið og hvað þarf að gera eða hvaða eftirfylgni er nauðsynlegt.

Rekja spor einhvers framleiðslu og birgða

Líkur á mælingar á viðskiptavini, að geta fylgst með gögnum um birgðir, úrræði og birgðir er mikilvægt fyrir öll fyrirtæki. Aðgangur gerir það auðvelt að færa inn gögn um sendingar í vörugeymslur og vita hvenær tími er til að panta meira af tiltekinni vöru. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir framleiðendur sem þurfa ýmsar mismunandi auðlindir til að ljúka vöru, svo sem flugvélum eða virkum lyfjafræðilegum efnum.

Jafnvel þjónustufyrirtæki þurfa að halda lager og hafa allar þessar upplýsingar á einum stað auðveldara að sjá hvaða tölvu er úthlutað hverjum starfsmanni eða ákveða hvenær skrifstofubúnaður þarf að uppfæra. Hvort sem rekja má ökutæki, farsíma, raðnúmer, skráningarupplýsingar, notendaskrár eða líftíma lífsins, munu lítil fyrirtæki geta fylgst með vélbúnaði þeirra auðveldara.

Beyond hardware, fyrirtæki þurfa að geta fylgst með hugbúnaði. Frá skráningu og fjölda tölvur sem leyft er að nota hugbúnaðinn til útgáfuupplýsingar og notenda er mikilvægt að fyrirtæki geti fljótt og örugglega dregið upplýsingar um núverandi stillingar þeirra. Nýleg lýkur stuðningur við Windows XP virkar sem áberandi áminning um hvers vegna það er mikilvægt að vita hvaða hugbúnað og stýrikerfi eru á tölvum og tækjum fyrirtækja.

Hlaupaskýrslur og greinar

Kannski er öflugasta þátturinn í Aðgangi hæfni notandans til að búa til skýrslur og töflur úr öllum gögnum. Að geta sett saman allt sem er geymt í mismunandi gagnagrunni er það sem gerir Microsoft Access virkjun fyrir lítil fyrirtæki. Notandi getur fljótt búið til skýrslu sem samanstendur af kostnaði við auðlindir gegn núverandi verðlagningu, búið til töflu sem sýnir hversu mikið er fyrir hendi fyrir komandi markaðsherferð eða rekið greiningu sem sýnir hvaða viðskiptavinir eru á bak við greiðslur. Með smá aukinni þekkingu á fyrirspurnum geta lítil fyrirtæki tekið stjórn á því hvernig þau skoða gögn.

Jafnframt er mikilvægt að Microsoft Access geti tengst öðrum Microsoft vörum. Lítil fyrirtæki geta skoðað skýrslu, skoðað gögn um viðskiptavini og búið til reikninga í Word. Samanburður á pósti getur búið til reglulega póstbréf meðan notandinn býr samtímis með tölvupósti í Outlook. Gögnin geta verið flutt út í Excel til að skoða nánar ítarlega og síðan send til PowerPoint til kynningar. Samþætting við allar aðrar Microsoft vörur er kannski besta ástæðan fyrir því að nota Aðgangur til að miðla upplýsingum allra fyrirtækja.