Smá stofnun fer langt þegar þú leitar að skrám
Ef þú eyðir meiri tíma í að leita að Microsoft Word skránum þínum en þú vinnur að þeim, þá er kominn tími til að nýta sér nokkrar af skipulagi lögun Word og tölva tilboðinu þínu.
Vista allar Word Files með Smámyndir
Með því að vista hvert Word-skrá með forsýningarmynd eða smámynd gerir þau auðveldara að bera kennsl á án þess að opna þau. Þú getur vistað öll Word skjöl með forskoðun eða smámynd með því að fylgja nokkrum skrefum:
- Opnaðu Microsoft Word.
- Smelltu á File í valmyndastikunni.
- Veldu Properties neðst í fellivalmyndinni.
- Smelltu á Yfirlit flipann.
- Settu merkið við hliðina á Vista forskoðunarmynd með þessu skjali eða vistaðu Smámyndir fyrir öll skjalorð (fer eftir útgáfu þinni af Word).
- Smelltu á Í lagi .
Uppfæra Word Document Properties
Ef þú vinnur með miklu magni af Word skjölum sem eru með svipuð nöfn og staðsetningar, muntu örugglega vilja nýta sér skjal eiginleika eiginleika Word. Fara aftur í File > Properties > Yfirlit og innihalda athugasemdir, leitarorð, flokk, titil eða efni upplýsingar-allt sem mun hjálpa þér að greina skrárnar. Þegar það kemur tími til að gera leit, getur Word fundið nákvæmlega það sem þú þarft.
Gerðu möppur á tölvunni þinni og notaðu þau
Settu upp eina möppu fyrir öll Word skjölin þín áfram og nefðu því eitthvað sem þú munt ekki gleyma-eins og "MyWordDocs." Bjóða upp með möppum með nöfnum sem skynja þig og nota þær. Ef þú ert ábyrgur fyrir því að búa til vikulega fundatöflur, til dæmis, gerðu möppu fyrir þær athugasemdir og með viðbótarmöppum inni í það í mánuði eða ár.
Ef þú hefur mörg ár af Word skjölum dreifðir um á tölvunni þinni og hefur ekki tíma til að opna þær og ákveða hvort þeir séu umsjónarmenn eða ekki, þá skaltu bara búa til möppu fyrir hvert ár sem þessi gömlu skjöl eru frá og sleppa öllum 2010 skjölum í ein mappa, 2011 í öðru og svo framvegis þar til þú hefur tíma til að endurskoða þau.
Notaðu samhæft skráarnöfnunarkerfi
Að koma á nafngiftarkerfi er ef til vill það mikilvægasta sem þú getur gert til að hjálpa þegar kemur að því að finna skrárnar sem þú vilt. Það er enginn rétti leiðin til að nefna skrárnar þínar, en að velja nafngiftarkerfi og nota það stöðugt er þess virði. Tillögur eru:
- Hafa tegund skjalsins, svo þú getur sagt í hnotskurn að öll skjal nafn sem inniheldur "Samningur," "Leiga" eða "Fréttabréf" er ekki bréfið sem þú ert að leita að.
- Byrjaðu nafnið með nafn viðskiptavinarins (eða eftirnafn viðtakanda ef skjölin eru stafir).
- Innihalda dagsetningu í skráarnafninu.
Taktu þinn tíma
Ef tölvan þín er nú þegar brimming við skrár, ekki reyna að takast á við skipulagi vandamálin þín í einu. Brotið starfið niður í viðráðanlegu verk og eyða 15 mínútum á dag að vinna að því. Eins og þú rekur upp rangar Word-skrár á tölvunni þinni skaltu setja þær í einn af þeim möppum sem þú bjóst til, búa til nýja möppu eða eyða þeim ef þú þarft ekki lengur þá. Ef þú getur ekki hugsað þér skaltu setja þær í möppu sem ber yfirskriftina HoldUntilDate og veldu dagsetningu nógu langt í burtu í framtíðinni að ef þú hefur ekki opnað möppuna þá munt þú vera ánægð með að eyða því. Hvaða tegundir möppur sem þú gerir skaltu setja þær í eina stóra Word möppuna þína, svo þú munt vita hvar á að líta.