Microsoft Access hefur þrjú meginþætti: töflur, fyrirspurnir og eyðublöð
Sérhver fyrirtæki sem er óvart með miklu magni af gögnum sem þarf að rekja eða með kerfi sem notar pappírsskráningu, skjalasöfn eða töflureikni til að halda utan um mikilvægar upplýsingar geta notið góðs af því að skipta yfir í gagnastjórnunarkerfi. Gagnagrunnskerfi eins og Microsoft Access 2010 gæti verið það sem fyrirtækið þarf.
Hvað er gagnagrunnur?
Á flestum grunnstigi er gagnagrunnur skipulögð gagnasöfnun. Gagnasafnsstjórnunarkerfi (DBMS) eins og Microsoft Access veitir þér hugbúnaðartólin sem þú þarft til að skipuleggja þær upplýsingar á sveigjanlegan hátt. Það felur í sér aðstöðu til að bæta við, breyta og eyða gögnum úr gagnagrunninum, spyrja spurninga um gögnin sem eru geymd í gagnagrunninum og búa til skýrslur sem eru samantektir um valið innihald.
Microsoft Access 2010 hluti
Microsoft Access 2010 veitir notendum einfaldan og sveigjanlegan DBMS lausn. Venjulegir notendur Microsoft vörur þakka kunnuglega Windows útlit og þéttingu og þétt samþættingu við aðrar Microsoft Office fjölskylduvörur.
Þrír af helstu þáttum aðgangs sem flestir gagnagrunni notendur lenda í eru töflur, fyrirspurnir og eyðublöð. Ef þú hefur bara byrjað með Access og hefur ekki þegar aðgangs gagnasafn í vinsamlegast lestu um að búa til Access 2010 gagnagrunn frá grunni.
Töflur eru byggingareiningar
Töflur eru grundvallarbyggingin í hvaða gagnagrunni sem er. Ef þú þekkir töflurnar finnur þú gagnagrunnstöflur eru svipaðar. Dæmigerð gagnagrunnstafla gæti innihaldið upplýsingar um starfsmenn, þ.mt einkenni eins og nafn, fæðingardagur og titill. Það gæti verið skipulagt þannig:
- Starfsmaður auðkenni
- Eftirnafn
- Fyrsta nafn
- Titill
- Hrós
- Fæðingardagur
Skoðaðu byggingu borðs og þú munt komast að því að hver dálkur töflunnar samsvarar ákveðnum eiginleikum einkafyrirtækis eða eiginleiki í skilmálum gagnagrunns. Hver röð samsvarar einum starfsmanni og inniheldur upplýsingar hans eða hennar. Það er allt sem þar er. Ef það hjálpar, hugsa um hvert borð sem töflureikni skráningu upplýsinga.
Fyrirspurnir Sækja upplýsingar
Gagnagrunnur sem geymir aðeins upplýsingar væri gagnslaus; þú þarft aðferðir til að sækja upplýsingar eins og heilbrigður. Ef þú vilt einfaldlega endurheimta upplýsingarnar sem eru geymdar í töflu, leyfir Microsoft Access þér að opna borðið og fletta í gegnum færslur sem eru í henni. Hins vegar liggur raunverulegur kraftur gagnagrunns í getu sinni til að svara flóknum fyrirspurnum. Aðgangur fyrirspurnir veita getu til að sameina gögn úr mörgum borðum og setja sérstakar aðstæður á gögnunum sem sótt er um.
Ímyndaðu þér að fyrirtækið þitt krefst einföldrar aðferðar til að búa til lista yfir þær vörur sem eru að selja umfram meðalverð þeirra. Ef þú færð einfaldlega vörulistatöfluna, myndi uppfylla þetta verkefni krefjast mikils fjölda flokka með gögnum og framkvæma útreikninga fyrir hendi. Hins vegar er kraftur fyrirspurnar þér kleift að biðja um að Aðgangur skili aðeins þeim skrám sem uppfylla ofangreind verðlagningu. Að auki er hægt að leiðbeina gagnagrunninum að skrá aðeins nafn og einingaverð hlutarins.
Nánari upplýsingar um vald gagnagrunnsfyrirspurnir í Access er að finna í Að búa til einfaldan fyrirspurn í Microsoft Access 2010.
Eyðublöð Setja inn upplýsingar
Hingað til hefur þú lesið um hugtökin á bak við að skipuleggja upplýsingarnar í gagnagrunni og sækja upplýsingar úr gagnagrunni. Þú þarft samt aðferðir til að setja upplýsingar í töflurnar í fyrsta lagi. Microsoft Access býður upp á tvær meginreglur til að ná þessu markmiði. Fyrsta aðferðin er að koma upp töflunni í glugga með því að tvísmella á hana. Síðan skaltu bæta við upplýsingum neðst í töflunni, eins og þú myndir bæta við upplýsingum við töflureikni.
Aðgangur veitir einnig notendavænt form tengi. Viðmótið gerir notendum kleift að slá inn upplýsingar á myndrænu formi og hafa þær upplýsingar gegnt gagnsæjum gagnagrunni. Þessi aðferð er minna ógnvekjandi fyrir gagnaflutningsfyrirtækið en krefst lítið meira af vinnu gagnagrunnsstjóra. Nánari upplýsingar er að finna í Að búa til eyðublöð í aðgang 2010
Microsoft Access skýrslur
Skýrslur veita getu til að framleiða fallega sniðin samantekt á gögnum sem eru í einni eða fleiri töflum og fyrirspurnum. Með því að nota flýtileiðir og sniðmát geta fróður gagnagrunnsmenn búið til skýrslur eftir nokkrar mínútur.
Segjum að þú viljir framleiða verslun til að deila upplýsingum um vöru við núverandi og væntanlega viðskiptavini. Þessar upplýsingar gætu verið sóttar úr gagnagrunninum með því að nota jákvæða notkun á fyrirspurnum. Hins vegar eru upplýsingarnar birtar í töfluformi - ekki nákvæmlega mest aðlaðandi markaðsefni. Skýrslur leyfa skráningu grafík, aðlaðandi formatting og pagination. Nánari upplýsingar er að finna í Búa til skýrslur í Access 2010.