Excel Data Entry Form

Skref fyrir skref leiðbeiningar um innslátt gagna

Notkun Excel í innbyggðu gagnasafni er fljótleg og auðveld leið til að slá inn gögn í Excel gagnagrunn .

Með því að nota eyðublaðið geturðu:

• Byrjaðu nýtt gagnagrunnstafla eða til að bæta við nýjum skrám við núverandi
• flettu í gegnum gagnaskrár einn í einu
• leitaðu að færslum sem innihalda tilteknar upplýsingar
• breyta eða eyða einstökum skrám eftir þörfum

Um Bæta við Gögn Entry Form táknið til Quick Access Toolbar

Gögnin fyrir innslátt gagna eru eitt af innbyggðum gagnaverkfærum Excel. Til að nota það sem þú þarft að gera er að gefa upp dálkhausana sem þú vilt nota í gagnagrunninum þínum, smelltu á Form táknið og Excel mun gera restina.

Til að gera það meira krefjandi, þó frá Excel 2007, hefur Microsoft valið að ekki innihalda sniðmátið á borði.

Fyrsta skrefið í því að nota gagnasniðið er að bæta við Form táknið við Quick Access tækjastikuna þannig að við getum notað það.

Þetta er einfalt aðgerð. Þegar búið er að bæta við, er myndatáknið ennþá tiltækt á Quick Access tækjastikunni.

Finndu gagnahnappinn Gögn

Quick Access tækjastikan er notuð til að geyma flýtileiðir til oftra nota í Excel. Það er líka þar sem þú getur bætt við flýtivísunum í Excel-eiginleika sem eru ekki í boði á borði.

Eitt af þessum eiginleikum er gögn innganga form.

Gögnin eru fljótleg og auðveld leið til að bæta við gögnum í Excel gagnagrunni töflu.

Af einhverri ástæðu valði Microsoft þó ekki að bæta við forminu við einn af flipa borðarinnar, sem hefst með Excel 2007.

Hér fyrir neðan eru skref sem sýna þér hvernig á að bæta við Form táknið við Quick Access tækjastikuna.

Bættu gagnaforminu við Quick Access tækjastikuna

1. Smelltu á niður örina í lok Quick Access tækjastikunnar til að opna fellivalmyndina.
2. Veldu fleiri skipanir úr listanum til að opna Customize the Quick Access Toolbar valmyndina .
3. Smelltu á niður örina í lok Veldu skipanir úr línu til að opna fellivalmyndina.
4. Veldu allar skipanir úr listanum til að sjá allar skipanir sem eru í boði í Excel 2007 í vinstra megin.
5. Skrunaðu í gegnum þennan stafrófsröð til að finna Form skipunina.
6. Smelltu á Bæta við hnappinn á milli stjórnborðanna til að bæta Form skipuninni við Quick Access tækjastikuna.
7. Smelltu á Í lagi .

Formhnappinn ætti nú að vera bætt við Quick Access tækjastikuna.

Bæta við gagnasafnsheitum

Eins og áður hefur komið fram er það eina sem við þurfum að gera til að nota gögnin í formi Excel í því skyni að gefa upp dálkhausana eða reitin sem á að nota í gagnagrunninum.

Auðveldasta leiðin til að bæta við reitarnum í formið er að slá þau inn í frumur í vinnublaðinu þínu. Þú getur innihaldið allt að 32 reitarnöfn í forminu.

Sláðu inn eftirfarandi fyrirsagnir í frumur A1 til E1:

StudentID
Eftirnafn
Upphafleg
Aldur
Forrit

Opna gagnafærsluformið

Opna gagnafærsluformið

1. Smelltu á klefi A2 til að gera það virkt klefi .
2. Smelltu á formatáknið sem var bætt við Quick Access tækjastikuna á bls. 2.
3. Með því að smella á eyðublaðið mun koma upp skilaboðareitur úr Excel sem inniheldur fjölda valkosta sem tengjast því að bæta við fyrirsögnum í eyðublaðið.
4. Þar sem við höfum þegar slegið inn reitarnöfnin sem við viljum nota sem fyrirsögn er allt sem við þurfum að gera er að smella á OK í skilaboðareitnum.
5. Eyðublaðið sem inniheldur öll reitarnöfnin ætti að birtast á skjánum.

Bæti gagnaskrár með eyðublaðinu

Bæti gagnaskrár með eyðublaðinu

Þegar gagnasöfnunum hefur verið bætt við eyðublaðið sem bætir skrám við gagnagrunninn er einfaldlega spurning um að slá inn gögnin í réttri röð í formasvæðið.

Dæmi um skrár

Bættu eftirfarandi skrám við gagnagrunninn með því að slá inn gögnin í formareitunum við hliðina á réttu fyrirsögnum. Smelltu á Nýja hnappinn eftir að þú slóst inn fyrstu skrár til að hreinsa reitina fyrir seinna skrána.

1. StudentID : SA267-567
   Eftirnafn : Jones
   Upphafleg : B.
   Aldur : 21
   Forrit : Tungumál
   
   Námsmaður : SA267-211
   Eftirnafn : Williams
   Upphafleg : J.
   Aldur : 19
   Forrit : Vísindi

Ábending: Þegar þú slærð inn gögn sem eru mjög svipuð, svo sem kennitölur nemenda (aðeins tölurnar eftir þrepin eru mismunandi) skaltu nota afrita og líma til að flýta fyrir og einfalda gagnatöku.

Til að bæta við eftirliggjandi gögnum í kennsluforritið skaltu nota formið til að slá inn restina af gögnum sem finnast í myndinni hér að ofan í frumur A4 til E11.

Bæti gagnaskrár með forminu (sam)

Til að bæta við eftirliggjandi færslum í kennsluforritið skaltu nota formið til að slá inn aðrar upplýsingar sem finnast í myndinni hér í frumur A4 til E11.

Notaðu gagnatækni formsins

Stór vandamál með gagnagrunni er að viðhalda heilleika gagna þegar skráin stækkar í stærð. Þetta krefst:

• ákveða galla eða uppfæra einstaka skrár.
• Eyða úreltum eða endurteknum skrám.

Gögnin fyrir innsláttarfærsluna innihalda nokkrar verkfæri meðfram hægri hlið sem gerir það auðvelt að finna og leiðrétta eða eyða skrám úr gagnagrunninum.

Þessi verkfæri eru:

• The Find Prev og Find Next hnappar - þetta gerir þér kleift að fletta áfram og aftur í gegnum gagnagrunninn eitt met í einu.
• Eyða hnappinn - þetta er notað til að eyða skrám úr gagnagrunninum.
• The Restore hnappur - Þessi hnappur er hægt að nota til að afturkalla breytingar á skrá sem er að breyta. Stundum gerum við rangar breytingar á skrá eða jafnvel breyttu rangri skrá að öllu leyti. Ef svo er er hægt að nota endurheimtartakkann til að afturkalla þær breytingar.
• Athugaðu: Endurhlaða takkinn virkar aðeins svo lengi sem skrá er til staðar í forminu. Um leið og þú nálgast aðra skrá eða lokaðu eyðublaðinu verður endurheimt hnappurinn óvirkt.
• Criteria hnappurinn gerir þér kleift að leita í gagnagrunninum fyrir færslur sem byggjast á sérstökum forsendum, svo sem nafn, aldur eða forrit. Dæmi um að nota Criteria hnappinn er innifalinn í næsta skref í kennslu.

Leitað að skrám sem nota eitt reitarnafn

Criteria hnappurinn gerir þér kleift að leita í gagnagrunninum fyrir færslur með einum eða fleiri reitarnum, svo sem nafn, aldri eða forriti.

Leitað að skrám sem nota eitt reitarnafn

1. Smelltu á Criteria hnappinn í forminu.
2. Með því að smella á Criteria hnappinn er hreinsað alla formareitina en ekki fjarlægja gögn úr gagnagrunninum.
3. Smellið á Program reitinn og veldu Listir eins og við viljum leita að öllum nemendum sem eru skráðir í Listahugmyndina í háskólanum.
4. Smelltu á Find Next hnappinn. Skráin fyrir H. Thompson ætti að birtast í forminu þar sem hún er skráður í Listahugbúnaðinn.
5. Smelltu á Find Next hnappinn í öðru og þriðja sinn og skrárnar fyrir J. Graham og W. Henderson ættu að birtast einn eftir annan þar sem þeir eru einnig skráðir í Listahugbúnaðinn.

Næsta skref í þessari kennslu inniheldur dæmi um að leita að færslum sem passa við margar viðmiðanir.

Að leita að skrám með mörgum sviðum

Í þessu dæmi munum við leita að öllum nemendum sem eru 18 ára og skráðir í Listanám í háskóla. Aðeins þær skrár sem passa við báðar viðmiðanirnar skulu birtar á eyðublaðinu.

1. Smelltu á Criteria hnappinn í forminu.
2. Smelltu á aldursreitinn og veldu 18.
3. Smelltu á Program reitinn og veldu Arts.
4. Smelltu á Finna næstu hnappinn. Skráin fyrir H. Thompson ætti að birtast í forminu þar sem hún er bæði 18 ára og skráðir í Listahugbúnaðinn.
5. Smelltu á Find Next hnappinn í annað sinn og skráin fyrir J. Graham ætti að birtast frá því að hann er bæði 18 ára og skráður í Listahugbúnaðinn.
6. Smelltu á Finna næstu hnappinn í þriðja sinn og skráin fyrir J. Graham ætti samt að vera sýnileg þar sem engar aðrar skrár eru í samræmi við báðar viðmiðanirnar.

Skráin fyrir W. Henderson ætti ekki að birtast í þessu dæmi vegna þess að hann er ekki 18 ára, þrátt fyrir að hann er skráður í Listaverkefnið svo að hann samræmist ekki báðum leitarskilyrðum.