Brjóta niður muninn á töflureikni og gagnagrunni
Ein af ástæðum fyrirtækjanna er hikandi við að nota Microsoft Access er skortur á skilningi á mismun á töflureikni og gagnagrunni. Þetta leiðir til þess að margir trúi því að mælingar viðskiptavinarupplýsinga, innkaupapantanir og verkefnaupplýsingar í töflureikni séu fullnægjandi fyrir þörfum þeirra. Niðurstaðan er sú að erfitt er að viðhalda stillingarstjórnun, skrár eru týndir til spillingar og starfsmenn skrifa óvart um viðeigandi upplýsingar. Með smáþekkingu um kraftinn og mörg notkun gagnagrunns er auðveldara fyrir lítil fyrirtæki að sjá hvenær töflureikni er nóg fyrir vinnu og hvenær þarf að búa til gagnagrunn.
Það er mikilvægt að hafa grunnskilning á því hvað gagnagrunnur er. Flestir hafa aðgang að gagnagrunna áður, eins og þær á almenningsbókasafni, en einfaldlega að nota þær skýrir ekki hvernig töflureiknir og gagnagrunna eru mismunandi. Að eyða nokkrum mínútum að læra um gagnagrunna mun hjálpa til við að auðvelda samanburðina.
Gagnafyrirtæki
Kannski er augljós munur á töflureikni og gagnagrunni hvernig gögn eru skipulögð. Ef gögnin eru tiltölulega flatt þá er töflureikni fullkominn. Leiðin til að ákvarða hvort flatt borð sé best er að spyrja hvort öll gagnapunkta sé auðveldlega sett á töflu eða töflu? Til dæmis, ef fyrirtæki vill fylgjast með mánaðarlegum tekjum á árinu, er töflureikni fullkominn. Töflureiknir eru ætlaðir til að meðhöndla mikið af sömu gerð gagna og kortleggja framvindu nokkurra helstu punkta.
Til samanburðar hafa gagnagrunna samskiptatækni. Ef notandi væri að draga gögnin væri fjöldi stiga til að íhuga. Til dæmis, ef fyrirtæki vill fylgjast með mánaðarlegu tekjum sínum og bera saman þau við keppinauta undanfarin fimm ár, þá er tengsl milli þessara gagna, en ekki einfalt. Búa til eitt borð til að tilkynna niðurstöður verða erfitt, ef ekki ómögulegt. Gagnasöfn eru hönnuð til að auðvelda notendum að búa til skýrslur og keyra fyrirspurnir.
Fjölbreytni gagna
Auðveldasta leiðin til að bera saman hvort gögn skuli haldið í töflureikni eða gagnagrunni er að skoða hversu flókin gögnin eru. Þetta hjálpar til við að skýra hvernig gögnin ætti að skipuleggja ef notandi er enn ekki viss.
Töflureikni gögn er einfalt. Það er auðvelt að bæta við einni töflu eða töflu og bætt við kynningu án þess að þurfa að útiloka upplýsingar. Það er auðvelt að viðhalda eins og það fylgir aðeins nokkrum lykilatriðum. Ef aðeins þarf nokkrar línur og dálka er gögnin best geymd í töflureikni.
Gagnagrunna hýsa mikið af mismunandi gerðum gagna sem allir hafa einhver tengsl við aðrar upplýsingar í gagnagrunninum. Til dæmis halda fyrirtækin umtalsvert magn af gögnum um viðskiptavini sína, frá nöfnum og heimilisföngum til pöntunar og sölu. Ef notandi reynir að klípa þúsundir raða í töflureikni eru líkurnar góðar að það skuli flutt í gagnagrunn.
Endurtekning gagna
Bara vegna þess að gögn verða að uppfæra þýðir ekki endilega að gagnagrunnur sé krafist. Verður það sama gögn endurtekin stöðugt? Og er fyrirtækið áhuga á eftirfarandi atburðum eða aðgerðum?
Ef gagnapunkta breytast en gögnin eru þau sömu og rekja einni atburð, þá eru þessar upplýsingar líklega flötir. Dæmi er magn sölunnar á árinu. Tímabilið mun breytast og tölurnar munu sveiflast og ekki verða endurteknar upplýsingar.
Ef nokkrir hlutar gagna verða óbreyttir, svo sem upplýsingar viðskiptavina, á meðan aðrir breytast, svo sem fjöldi fyrirmæla og tímabundna greiðslna, eru líkurnar á að rekja má til aðgerða. Þetta er þegar gagnagrunnur ætti að nota. Aðgerðir hafa marga mismunandi hluti til þeirra og reynt að fylgjast með þeim öllum krefst gagnagrunns.
Megintilgangur gagna
Töflureiknir eru frábærir fyrir atburði í einu sem ekki krefst rekja margra mismunandi þátta. Fyrir verkefni sem þurfa eitt eða tvö töflur eða töflur til kynningar áður en þær eru geymdar, er töflureikni besta leiðin til að fara. Ef liðið eða fyrirtækið þarf að geta reiknað út niðurstöður og ákvarðað prósentur, þá er þar sem töflurnar eru gagnlegustu.
Gagnasöfn eru til lengri verkefna þar sem líklegt er að gögn séu notuð aftur og aftur. Ef þörf er á athugasemdum og athugasemdum skal færa gögnin í gagnagrunn. Töflureiknir voru ekki hönnuð til að fylgjast með upplýsingum, aðeins nokkrar lykilatriði.
Fjöldi notenda
Fjöldi notenda gæti endað að vera að ákveða hvort nota eigi töflureikni eða gagnagrunn. Ef verkefni krefst þess að fjöldi notenda geti uppfært gögn og gert breytingar þá ætti þetta ekki að vera gert á töflureikni. Það er miklu erfiðara að viðhalda rétta stillingu með töflureikni. Ef það eru aðeins nokkrar notendur að uppfæra gögnin, almennt á milli þriggja og sex, ætti töflureikni að vera fullnægjandi (þó að ganga úr skugga um að setja reglur áður en þú ferð áfram með það).
Ef allir þátttakendur í verkefnum eða öllu deildinni þurfa að gera breytingar er gagnagrunnurinn það betra val. Jafnvel ef fyrirtæki er lítið og aðeins einn eða tveir menn í deildinni núna, íhuga hversu margir gætu endað í þeirri deild í fimm ár og spurt hvort þeir þurfi öll að gera breytingar. Því fleiri notendur sem þurfa aðgang, því líklegra er að gagnagrunnurinn sé betri kostur.
Þú verður einnig að taka tillit til gagnaöryggis. Ef það er mikið af viðkvæmum upplýsingum sem þarf að tryggja, bjóða gagnagrunna betri öryggi. Áður en þú ferðast skaltu vera viss um að lesa um öryggisvandamálin sem ætti að huga að áður en þú býrð til gagnagrunn.
Ef þú ert tilbúinn til að gera tækifærið skaltu lesa greinina okkar Umbreyti töflureiknir í gagnagrunna til að byrja á ferðinni.