Hvernig á að örugglega deila skrám með fólki
SharePoint Online, skýjafræðileg þjónusta sem hýst er af Microsoft, er hluti af Office 365 áætluninni, eða hægt er að fá hana sem viðbót við SharePoint Server. Helstu áhugi á nýjum og uppfærðum SharePoint Online þjónustu er að bæta gagnvirka samtöl á netinu og gera það auðveldara og öruggara að deila skjölum á ferðinni.
Ef þú ert nú þegar SharePoint Online notandi geturðu búist við uppfærða þjónustu. SharePoint Online inniheldur nú notkun á farsímum og töflum og óaðfinnanlegur félagsleg reynsla. Einnig innifalinn í Office 365 er OneDrive for Business, fagleg útgáfa af OneDrive fyrir skjalageymslu í skýinu sem gerir þér kleift að samstilla skrár sem eru geymdar á tölvunni þinni eða fyrirtækjamiðlara.
Skipuleggja heimildir og notendur í hópum
Heimildir til að deila skjölum í SharePoint Online eru best gerðar í samræmi við viðkomandi aðgang að notanda. Magn heimildar fyrir SharePoint Online inniheldur:
- Gestir - skoða skjöl í vafra
- Meðlimir - breyta eða leggja fram skjöl
- Eigendur - hafa fullan aðgangsheimild á SharePoint Online síðuna
Fyrir gesti til að hlaða niður skjölum þurfa heimildir að innihalda "lesa" aðgang.
Nýr hóparheiti geta verið búnar til til að koma á tilteknu notendahópi eða samvinnuhópi . "Hönnuðir," "höfundar" og "Viðskiptavinir" eru dæmi.
Að deila skjölum utan fyrirtækisins
Ytri notendur eru venjulega birgja, ráðgjafar og viðskiptavinir sem þú vilt deila skjölum með frá og til.
SharePoint Online eigendur sem hafa fulla stjórn heimild geta deilt skjölum með utanaðkomandi notendum. Ytri notendur geta verið bættir við gesti eða notendahópa notenda til að stjórna umsjón með heimildum til að deila skjölum.
- Deila gestur tenglum. A gestur hlekkur er hægt að deila með tölvupósti til að skoða skjöl úr SharePoint Online skjalasafninu. Til að draga úr hættu á að skjöl verði deilt með öðrum, getur þú krafist þess að notendur noti innskráningu. Þetta skref krefst þess að þú setjir fólk í gesti (eða leyfislausir notendur með lesaðgang) heimildarhóp til að tryggja að gestur tengist ekki opnað af nafnlausum notendum.
- Deila með meðlimum. Ef ytri notendur þínir hafa áskrift að Office 365 eða eru meðlimir vefsvæðis þíns geturðu krafist þess að þeir skrái sig áður en þeir fá aðgang að sameiginlegu skjölunum. Þetta skref gerir ráð fyrir að þú bætti þeim við í hópnum um aðildarleyfi. Ytri notendur án Microsoft Office geta hlaðið niður skránum svo lengi sem þeir hafa aðgang að læsingu.
- Deila opinberum tengil frá OneDrive for Business. OneDrive er skjalageymsla sem er hýst í Office 365 ef þjónustan þín hefur verið uppfærð. OneDrive er best notað til að deila skrám með ytri opinberum notendum aðskildum frá SharePoint Online skjalasafninu. OneDrive er hægt að hugsa um sem endanlega útgáfu skjals til opinberrar skoðunar - til að birta sem tengil frá vefsíðu eða blogg, til dæmis. SharePoint Online skjalasafnið þitt getur verið uppspretta, svo gerðu afrit fyrir OneDrive til að hjálpa þér að greina tvö svæði, ef þú velur að nota OneDrive með þessum hætti.
- Að deila skjölum innan fyrirtækisins. Innri notendur eru fólk innan fyrirtækisins eða annarra deilda. Venjulega deilir þú skjölum öðruvísi, allt eftir því hvort þú vinnur og vinnur í hópi eða þú sendir skjöl á innra neti til annarra til að skoða núverandi stöðu þekkingar eða skjalútgáfu.
- Deila með meðlimum. Notkun Office 365 með SharePoint Online veitir aðgang að Office Web Apps, vafranum sem byggir á léttu þjónustu sem þú getur notað til að búa til, breyta og deila skjölum á netinu. Notendur með Microsoft Office geta samstillt skrár úr tölvunni sinni með skrám sem eru geymd í SharePoint Online til að deila með meðlimum. Einnig geta notendur með Microsoft Office samstillt skrár og möppur frá SharePoint Online í tölvu eða farsíma til að vinna án nettengingar.
- Deila með nonmembers. Miðað við að ekki allir í fyrirtækinu þínu hafi áskrift að Office 365, þá er hægt að deila skjölum eftir heimildarhópi. Til dæmis gætu aðrir en stjórnendur í fyrirtækinu þínu þurft að halda áfram að meta markaðsskjalasafn þar sem markaðsupplýsingar eða reynslu viðskiptavina eru teknar á sviði.
- Deila frá OneDrive. Þú getur deilt skrám með innri notendum frá OneDrive. Þú getur notað OneDrive sem sviðssvæði áður en þú flytur skjöl í SharePoint Online skjalasafn.