Það fer eftir útgáfu Microsoft Office sem þú ert að nota, það getur innihaldið ýmis forrit. Grunnboðið inniheldur yfirleitt Word, Excel, PowerPoint og Outlook. PowerPoint virðist ekki bjóða upp á neitt ítarlegt öryggi, en Word, Excel og Outlook veita öll dulkóðun.
Tryggja Word Docs
Fyrir Microsoft Word skjöl (Word 2000 og nýrri) getur þú valið hærra öryggisstig þegar þú vistar skrá. Frekar en einfaldlega að smella á "Vista", smelltu á File , svo Save As og fylgdu þessum skrefum:
- Smelltu á Verkfæri í efra hægra horninu á skjalavörsluvalmyndinni
- Smelltu á Öryggisvalkostir
- Öryggisvalkostir kassinn býður upp á margs konar valkosti:
- Þú getur slegið inn lykilorð í reitnum við hliðina á lykilorði til að opna ef þú vilt að skráin sé algjörlega óaðgengileg án lykilorðsins
- Í Word 2002 og 2003 getur þú smellt á Advanced hnappinn við hliðina á lykilorðinu til að velja hærra dulkóðun sem er jafnvel erfiðara að brjótast inn í
- Þú getur slegið inn lykilorð í reitnum við hlið Lykilorð til að breyta ef það er í lagi fyrir aðra að opna skrána, en þú vilt takmarka hverjir geta gert breytingar á skránni
- Neðst á síðunni Öryggisvalkostir er einnig valið til að vernda persónuvernd skjalsins:
- Fjarlægðu persónulegar upplýsingar úr skráareiginleikum á Vista
- Varið áður en prentun er vistuð eða vistuð með skrá sem inniheldur rekja breytingar eða athugasemdir
- Geymdu handahófi númer til að bæta samruna nákvæmni
- Gerðu falin merki sýnileg þegar þú opnar eða vistar
- Smelltu á OK til að loka öryggisvalkostareitnum
- Veldu nafn fyrir skrána og smelltu á Vista
Tryggja Excel skrár
Excel býður upp á mjög svipaða stíl verndar Microsoft Word. Smelltu bara á File , Save As og fylgdu þessum skrefum:
- Smelltu á Verkfæri í efra hægra horninu á skjalavörsluvalmyndinni
- Smelltu á General Options
- Þú getur slegið inn lykilorð í reitnum við hliðina á lykilorði til að opna ef þú vilt að skráin sé algjörlega óaðgengileg án lykilorðsins
- Þú getur smellt á Advanced hnappinn við hliðina á lykilorðinu til að velja hærra dulkóðun sem er jafnvel erfiðara að brjótast inn í
- Þú getur slegið inn lykilorð í reitnum við hlið Lykilorð til að breyta ef það er í lagi fyrir aðra að opna skrána, en þú vilt takmarka hverjir geta gert breytingar á skránni
- Smelltu á Í lagi til að loka aðalvalkostinum
- Veldu nafn fyrir skrána og smelltu á Vista
Tryggja Outlook PST skrár
Raunveruleg stafræn undirritun og dulkóðun komandi eða sendan tölvupósts og fylgiskjölum þeirra er allt sérstakt mál sem verður útskýrt á annan tíma. Hins vegar, ef þú verður að flytja gögn úr Microsoft Outlook möppum þínum inn í PST skrá, getur þú bætt við vernd til að tryggja að gögnin séu ekki aðgengileg af öðrum. Fylgdu bara þessum skrefum:
- Smelltu á File
- Veldu Innflutningur og útflutningur
- Veldu Flytja út í skrá og smelltu á Næsta
- Veldu Persónuleg mappa skrá (.pst) og smelltu á Next
- Veldu möppuna eða möppurnar sem þú vilt flytja út (og veldu reitinn til að innihalda undirmöppur ef þú vilt) og smelltu síðan á Next
- Veldu framleiðsluslóð og skráarnet og veldu einn af valkostunum fyrir útflutningsskráina og smelltu síðan á Finish
- Skipta um afrit með útfluttum hlutum
- Leyfa afrita hluti til að búa til
- Ekki flytja út afrita hluti
- Undir Dulkóðunarstilling velurðu einn af eftirfarandi valkostum
- Engin dulkóðun
- Þjappað dulkóðun
- Hár dulkóðun
- Neðst á skjánum skaltu slá inn lykilorð til að nota til að opna dulritað PST skrá (þú verður að slá inn sama lykilorð í báðum reitunum til að staðfesta að þú skrifaðir lykilorðið eins og þú ætlaðir, annars gætirðu ekki getað opnað þinn eigin skrá)
- Veldu hvort þú vilt líka vista þetta lykilorð í lykilorðalistanum þínum
- Smelltu á Í lagi til að ljúka skráarútflutningi
(Breytt af Andy O'Donnell)