Ef þú svarar tölvupósti ætti það að vera ljóst hvað þú svarar. Þess vegna er textinn af upprunalegu skilaboðum venjulega vitnað í svari. Svo mikið er ljóst, en besta leiðin til að vitna í texta í tölvupósti er ekki.
Það er mjög skynsamlegt hálf-staðall til að gera hið rétta. Það gerir þér vitna eins mikið og þörf krefur á þann hátt sem leyfir viðtakandanum að svara þér nákvæmlega hvað þú ert að bregðast við. Ef allir tölvupóstþjónar (eða tölvupóstur notendur) uppfylla skilaboðin birtast alltaf hrein og snyrtilegur og auðvelt að lesa þær.
Tilvitnun í leiðbeinandi leið er rétt að gera, en það er líka einhver vinna að klippa vitna textann og láta það líta vel út. Er það mjög nauðsynlegt fyrir fljótleg og stutt svar? Og ef þú reynir að vitna með því að nota rétt innspýting í tölvupóstforriti eins og Outlook, muntu annaðhvort sitja klukkutíma yfir svörun eða mistakast (eða líklega bæði).
Leiðin fyrir laturinn: Auðvelt, enn rétt og gott útlit
Sem betur fer er það alltaf meira en ein leið til að gera eitthvað. Venjulega eru þessar valkostir allt ekki fullkomnar, en það getur auðveldlega verið meira en einn réttur nálgun. Nú er hér meira slakað en samt fullkomlega læsileg og ásættanlegt og samhæft - og rétt - leið til að svara tölvupósti.
Til að forsníða tölvupóst svara rétt á meðan það er latur:
- Byrjaðu skilaboðin þín strax efst á svarinu.
- Hafa upprunalega skilaboðin sem þú svarar hér að neðan.
- Gakktu úr skugga um að undirskrift þín sé fyrir ofan textann.
- Ekki gera neinar breytingar á vitnað efni.
- Þú getur auðvitað skorið of langt og (ætti oft að fjarlægja) inline viðhengi. Skiptu þeim með "[...]".
- Ekki endurtaka, með eins fáum orðum og mögulegt er, spurningar sem þú svarar.
- Í stað þess að aðeins "Já", reyndu "Þú spurðir hvort við viljum epli. Já, við gerum það." eða "Við viljum epli, já.".
- Gakktu úr skugga um að vitnað texti sé ekki innspýtt, hvorki með '>' stafi né tilvitnunarslóðum.
- Ef þú svarar svarinu er hægt að fjarlægja gamla, nú óþarfa skilaboð frá botninum.
Í tölvupósti viðskiptavinum og þjónustu eins og Gmail sem sjálfkrafa skjalasafn og þráður umræður greindur, þessi svör svara virkar sérstaklega vel. Þar sem öll vitnað textinn er á einum stað getur hann verið falinn auðveldlega og án þess að trufla samhengi skilaboðanna meðan samhengi er komið á fót með upprunalegu tölvupósti.
Setja upp tölvupóstforritið þitt fyrir latur og rétt svar
Til að vera latur seinna þarftu fyrst að gera nokkrar skipulagningar. Flest tölvupóstforrit og þjónusta geta verið stillt fyrir latur en rétt svarað auðveldlega, þó:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail