Þó að gögn tap hafi áhrif á alla sem nota tölvu, þá er það sérstaklega erfitt fyrir þá sem nota ritvinnsluforrit.
Það er ekkert meira pirrandi en að missa mikilvæg skjöl sem þú hefur eytt svo miklum tíma í að búa til - sérstaklega ef þú ert eins og flestir notendur sem búa til skjöl beint á tölvunni og ekki njóta góðs af handskrifaðri eintak.
Við fáum reglulega spurningar frá notendum sem þurfa að endurheimta glataða skrár, og því miður er það of seint að hjálpa, þar sem tjónið er þegar gert. Eina örugga leiðin til að endurheimta glataða skrár er að endurheimta þær frá öryggisafriti og þess vegna er mikilvægt að hafa kerfi til að koma í veg fyrir gagnaflutning.
Hér er mælt með því að koma í veg fyrir gagnaflutning
1. Aldrei geyma skjölin þín á sama diski og stýrikerfið
Þó að flestar ritvinnsluforrit vista skrárnar í möppunni My Documents, þá er þetta versta staðurinn fyrir þá. Hvort sem það er vírus eða hugbúnaður bilun, meirihluti tölva vandamál hafa áhrif á stýrikerfið, og oftast er eina lausnin að endurbæta diskinn og setja upp stýrikerfið aftur. Í slíkum tilvikum mun allt á drifinu glatast.
Að setja upp annan harða disk í tölvunni þinni er tiltölulega ódýran leið til að sjá um þetta vandamál. Annað innri harður diskur verður ekki fyrir áhrifum ef stýrikerfið er skemmd og það getur jafnvel verið sett í annan tölvu ef þú þarft að kaupa nýjan; Ennfremur verður þú hissa á hversu auðvelt þau eru að setja upp. Ef þú ert efins um að setja upp aðra innri drif, er frábært val að kaupa ytri harða diskinn. Hægt er að tengja utanaðkomandi drif við hvaða tölvu sem er hvenær sem er með því einfaldlega að tengja hana við USB eða Firewire höfn.
Mörg ytri diska hafa einnig aukinn kostur á einum snertingu og / eða áætlaðri afturupplausn - þú tilgreinir einfaldlega möppurnar og hugbúnaðinn mun sjá um restina. Ég nota Maxtor utanaðkomandi 200GB diskinn, sem hefur ekki aðeins nóg pláss, heldur er auðvelt að nota (bera saman verð).
Ef annar harður diskur er ekki valkostur fyrir þig, þá skaltu vista skrárnar á auðkenndum diskettum, en varast: Tölvuframleiðendur flytjast frá því að taka upp disklingadrif með nýjum tölvum svo að þú gætir átt í vandræðum í framtíðinni að sækja gögn úr diskum .
2. Taktu afrit af skrám þínum reglulega, sama hvar þau eru geymd
Bara að geyma skrárnar þínar á annan stað en stýrikerfið þitt er ekki nóg; þú þarft að búa til reglulega öryggisafrit af skrám þínum, og við skulum takast á við það, jafnvel að öryggisafritið þitt sé háð bilun: geisladiskar verða klóraðir, harður diska brjóta og diskar verða eytt.
Það er skynsamlegt að auka líkurnar á að þú getir sótt skrá með því að hafa annað öryggisafrit af því; ef gögnin eru sannarlega mikilvæg, gætir þú jafnvel viljað hugsa um að geyma öryggisafrit í eldföstum vault.
3. Varist viðhengi í tölvupósti
Jafnvel ef þú ert viss að það innihaldi ekki veirur, geta viðhengi í tölvupósti valdið því að þú missir gögn.
Hugsaðu um það: Ef þú færð skjal með sama nafni og einn á drifinu og tölvupóstforritið þitt er stillt til að vista viðhengi á sama staði, þá er hætta á að skrifa yfir skrána sem þegar er til staðar. Þetta gerist oft þegar þú ert að vinna í skjali og senda það með tölvupósti.
Gakktu úr skugga um að þú setjir tölvupóstforritið þitt til að vista viðhengi á einstökum stað, eða útiloka það, vertu viss um að þú hugsar tvisvar áður en þú vistar tölvupóst viðhengi á disknum þínum.
4. Varist notandi villa
Við líkum ekki að viðurkenna það, en við verkum oft við eigin vandamál. Nýttu þér öryggisráðstafanir sem innihalda ritvinnsluforritið þitt , svo sem útgáfueiginleika og rekja breytingar. Sameiginleg leið sem notendur missa gögn er þegar þau eru að breyta skjali og óvart eyða hluta - eftir að skjalið hefur verið vistað verða þau hluta sem eru breytt eða eytt glatast nema þú hafir virkjað aðgerðir sem geyma breytingar fyrir þig.
Ef þú vilt ekki skipta um háþróaða eiginleika skaltu nota F12 takkann áður en þú byrjar að vinna að því að vista skrána undir öðru nafni.
Það er ekki eins skipulagt og nokkrar aðrar aðferðir, en það er gagnlegt bragð samt.
5. Haltu afrit af skjölum þínum
Þó að það muni ekki koma í veg fyrir að þú þurfir að slá inn og sniðmát skjalið þitt aftur, þá mun það hafa að minnsta kosti tryggja að þú hafir innihald skráarinnar - og það er betra en að hafa ekkert yfirleitt!