Val á hópum og dreifingarlistum
Úthlutunarlistar eru hentugar til að senda til hóps fólks hratt. Þeir eru líka ómögulegt að leita, erfitt að stjórna og svolítið finicky að stígvél. Flokkaðar tengiliðir gera til sveigjanlegra tölvupóstalista með því að nota Outlook póstflokka.
Outlook gerir þér kleift að úthluta öllum flokkum í tengiliðina þína. Þú getur síðan flokkað heimilisfangaskrá þína eftir flokkum og, prestum, hér er ný glæsilegur, fjölhæfur og stöðugur dreifingarlistinn þinn.
Notaðu tengiliðasvið sem dreifingarlistar í Outlook
Þú getur búið til dreifingu eða póstlista með flokka í Outlook með eftirfarandi skrefum.
- Opnaðu tengiliði í Outlook.
- Ýttu á Ctrl-3 , til dæmis.
- Gakktu úr skugga um að allar tengiliðir sem þú vilt bæta við nýju dreifingarlistanum þínum eru auðkenndar.
- Til að bæta við fólki sem ekki er ennþá í Outlook tengiliðunum þínum skaltu búa til þau fyrst, auðvitað, með Ctrl-N .
- Þú getur valið margar færslur með því að halda Shift-Ctrl inni meðan þú velur þau með því að nota músina og svið með því að halda inni Shift- einum.
- Gakktu úr skugga um að heimabringan sé valin og stækkuð.
- Smelltu á Categorize í Tags kafla.
- Veldu allar flokka ... í fellilistanum.
- Smelltu á Nýtt ... í glugganum.
- Sláðu inn heiti viðkomandi dreifingarlista (td "Vinir og fjölskylda (Listi)") undir Nafn :.
- Veldu ekkert undir lit: eða, auðvitað, viðkomandi litur þinn.
- Smelltu á Í lagi .
- Smelltu nú aftur á OK aftur eftir að þú hefur staðfest nýja flokkinn er valinn í glugganum.
Til að bæta nýjum meðlimum við dreifingarlistann hvenær sem er:
- Farðu í Tengiliðir í Outlook.
- Merktu alla tengiliði sem þú vilt bæta við listann.
- Gakktu úr skugga um að heimabringan sé stækkuð.
- Smelltu á flokka í merkjum borðarinnar.
- Gakktu úr skugga um að listinn í listanum sé valinn.
- Ef flokkurinn birtist ekki í valmyndinni:
- Veldu allar flokka ... af valmyndinni.
- Gakktu úr skugga um að listi listans sé merktur í dálknum Nafn .
- Smelltu á Í lagi .
- Ef flokkurinn birtist ekki í valmyndinni:
Sendu skilaboð í flokkalistann þinn
Til að búa til nýjan skilaboð eða fundarbeiðni til allra meðlima í listanum um dreifingu dreifingar:
- Farðu í Tengiliðir í Outlook.
- Smelltu á Leita í tengiliðum .
- Þú getur einnig ýtt á Ctrl-E .
- Gakktu úr skugga um að leitarnetið sé stækkað.
- Smelltu á Flokkað í leitarnetinu .
- Veldu viðkomandi flokk úr valmyndinni sem birtist.
- Opnaðu Home borðið.
- Smelltu á Mail Merge í hlutanum Aðgerðir .
- Gakktu úr skugga um að Öll tengiliðir í núverandi skjá sé valin undir Tengiliðir .
- Venjulega skaltu ganga úr skugga um
- Form Letters er valið undir Document Type: og
- Tölvupóstur undir Sameina til: í samsvörunarhlutanum .
- Sláðu inn efni fyrir tölvupóstinn undir Heitið Skilaboð :.
- Smelltu á Í lagi .
- Búðu til texta tölvupóstsins í Word.
- Þú getur notað verkfærið í hlutanum Skrifaðu og settu inn reitinn í Mailings borði til að laga kveðjur fyrir hvern viðtakanda, til dæmis og settu inn eða notaðu aðra reitina á netfangaskránni.
- Forskoða niðurstöður leyfir þér að prófa hvaða reitir og reglur þínar munu framleiða í tölvupósti hvers viðtakanda.
- Smelltu á Finish & Merge í Finish kafla póstbréfsins .
- Veldu Senda póstskilaboð ... frá valmyndinni sem birtist.
- Gakktu úr skugga um að viðeigandi reitinn fyrir netfangaskránni (venjulega tölvupóstur ) sé valinn undir Til: fyrir skilaboðamöguleika .
- Veldu Plain text eða HTML (inniheldur formatting) undir Mail format:.
- Það er yfirleitt betra að forðast Viðhengi fyrir þetta val; Það mun skila textanum sem texti sem viðhengi, sem viðtakendur geta venjulega ekki lesið beint en verður að opna fyrir sig.
- Gakktu úr skugga um að Allt sé valið undir Senda færslur .
- Smelltu á Í lagi .
- Ef beðið er um:
- Smelltu á Leyfa undir forriti að reyna að fá aðgang að tölvupóstfangum sem eru geymdar í Outlook.
Þú getur lokað og fleygt eða vistað skjalið í Word eins og þú vilt.
Notaðu tengiliðasvið sem dreifingarlistar í Outlook 2007
Til að búa til dreifingu eða póstlista með flokka í Outlook 2007:
- Farðu í Tengiliðir í Outlook.
- Leggðu áherslu á allar tengiliðir sem þú vilt bæta við nýju dreifingarlistanum þínum.
- Til að bæta við fólki sem ekki er ennþá í Outlook tengiliðunum skaltu búa til þau fyrst með Ctrl-N .
- Smelltu á hnappinn Categorize Toolbar.
- Þú getur einnig valið Aðgerðir> Flokkaðu úr valmyndinni.
- Veldu allar flokka ... í fellilistanum.
- Smelltu á Nýtt ...
- Sláðu inn heiti viðkomandi dreifingarlista (td "Vinir og fjölskylda (Listi)").
- Veldu ekkert úr fellivalmyndinni Litur:.
- Smelltu á Í lagi .
- Smelltu á Í lagi aftur eftir að þú hefur staðfest nýja flokkinn er valinn.
Til að bæta við nýjum meðlimum síðar, gefðu þeim viðeigandi flokk fyrir sig.
Sendu skilaboð í flokkalistann þinn í Outlook 2007
Til að búa til nýjan skilaboð eða fundarbeiðni til allra meðlima í listanum um dreifingu dreifingar:
- Farðu í Tengiliðir í Outlook.
- Veldu Skoða> Núverandi Skoða> Eftir flokkum í valmyndinni.
- Smelltu á fyrirsögn viðkomandi lista flokki.
- Veldu Aðgerðir> Búa til> Ný skilaboð til tengiliðar eða Aðgerðir> Búa til> Nýtt fundarbeiðni um tengilið úr valmyndinni.
- Smelltu á Í lagi ef Outlook tilkynnir þér að aðgerð þín muni gilda um öll atriði í hópnum.
- Smelltu á Til að ... reitinn.
- Outlook hefur sett allt heimilisfangið í Til: reitinn. Fyrir listaskilaboð er það yfirleitt betra að hafa öll heimilisföng í Bcc : reitnum til að forðast að birta heimilisföng. Ef við á getur þú skilið heimilisföngin í Til: reitinn, auðvitað, eða færðu þau í Cc: reitinn.
- Fyrir tengiliði með mörgum netföngum hefur Outlook sett inn hverja. Það er best að eyða óþarfa heimilisföng.
- Ýttu á Ctrl-A .
- Ýttu á Ctrl-X .
- Gakktu úr skugga um að Bcc ... reitinn sé sýnilegur.
- Smelltu á Bcc ... reitinn.
- Ýttu á Ctrl-V .
- Sláðu inn netfangið þitt í Til að ... reitinn.
- Haltu áfram að búa til skilaboðin eða fundarbeiðnina.
(Prófuð með Outlook 2007 og Outlook 2016)