Kynning á eiginleikum og grundvallaratriðum
Ertu yfirþyrmt af miklu magni gagna sem þarf að rekja í fyrirtækinu þínu? Kannski ertu að nota pappírsskjalkerfi, texta skjöl eða töflureikni til að halda utan um mikilvægar upplýsingar þínar. Ef þú ert að leita að sveigjanlegri gagnastjórnunarkerfi gæti gagnagrunnur verið bara hjálpræðið sem þú ert að leita að og Microsoft Access 2013 veitir góða möguleika.
Hvað er gagnagrunnur?
Á flestum grunnstigi er gagnagrunnur einfaldlega skipulagt gagnasöfnun. Gagnagrunnsstjórnunarkerfi (DBMS) eins og Microsoft Access, Oracle eða SQL Server veitir þér hugbúnaðartólin sem þú þarft til að skipuleggja þær upplýsingar á sveigjanlegan hátt. Það felur í sér aðstöðu til að bæta við, breyta eða eyða gögnum úr gagnagrunninum, spyrja spurningar (eða fyrirspurnir) um gögnin sem eru geymd í gagnagrunninum og búa til skýrslur sem eru samantektir um valið innihald.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 veitir notendum einum einfaldasta og sveigjanlegu DBMS lausnum á markaðnum í dag. Reglulegir notendur Microsoft vörur munu njóta þess að þekkja Windows útlit og tilfinningu sem og þétt samþættingu við aðrar Microsoft Office fjölskylduvörur. Fyrir frekari upplýsingar um Access 2010 tengið, lestu Access 2013 User Interface Tour okkar .
Skulum fyrst skoða þrjú helstu hlutar Access sem flestir notendur gagnagrunnurinn munu lenda í - töflur, fyrirspurnir og eyðublöð. Ef þú ert ekki með Access gagnagrunn, gætirðu viljað lesa um að búa til Access 2013 gagnasafn frá grunni eða búa til Access 2013 gagnasafn úr sniðmáti.
Microsoft Access Tables
Töflur samanstanda af grundvallarbyggingarblokkum hvers gagnagrunns. Ef þú ert kunnugur töflunum finnur þú gagnagrunnstöflur afar svipaðar.
Algeng gagnagrunnstafla gæti innihaldið upplýsingar um starfsmenn, þ.mt einkenni eins og nafn, fæðingardagur og titill. Það gæti verið skipulagt þannig:
- Starfsmaður auðkenni
- Eftirnafn
- Fyrsta nafn
- Titill
- Hrós
- Fæðingardagur
Skoðaðu byggingu borðsins og þú munt komast að því að hver dálkur töflunnar samsvarar ákveðnum eiginleikum starfsmanns (eða eiginleiki í skilmálum gagnagrunns). Hver röð samsvarar einum starfsmanni og inniheldur upplýsingar hans eða hennar. Það er allt sem þar er! Ef það hjálpar, hugsa um hvert af þessum töflum sem töflureikni skráningu upplýsinga. Nánari upplýsingar er að finna í að bæta við töflum í Access 2013 gagnagrunn
Að sækja upplýsingar úr Access Database
Augljóslega er gagnagrunnur sem geymir upplýsingar aðeins gagnslaus - við þurfum aðferðir til að sækja upplýsingar eins og heilbrigður. Ef þú vilt einfaldlega endurheimta upplýsingarnar sem eru geymdar í töflu, leyfir Microsoft Access þér að opna borðið og fletta í gegnum færslur sem eru í henni. Hins vegar liggur raunverulegur kraftur gagnagrunns í getu sinni til að svara flóknari beiðnum eða fyrirspurnum. Aðgangur fyrirspurnir veita getu til að sameina gögn úr mörgum borðum og setja sérstakar aðstæður á gögnunum sem sótt er um.
Ímyndaðu þér að fyrirtækið þitt krefst einföldrar aðferðar til að búa til lista yfir þær vörur sem eru að selja umfram meðalverð þeirra. Ef þú hefur einfaldlega sótt vörulistatöflunni myndi uppfylla þetta verkefni krefjast mikillar flokka með gögnum og framkvæma útreikninga fyrir hendi. Hins vegar er kraftur fyrirspurnar þér kleift að einfaldlega biðja um að Aðgangur skili aðeins þeim skrám sem uppfylla ofangreindan verðlagsskilyrði. Að auki er hægt að leiðbeina gagnagrunninum að aðeins skrá nafn og einingaverð hlutarins.
Nánari upplýsingar um kraft gagnagrunnsfyrirspurnir í Access er að finna í Að búa til einfaldan fyrirspurn í Microsoft Access 2013.
Setja inn upplýsingar í aðgangs gagnagrunn
Hingað til hefur þú lært hugtökin á bak við að skipuleggja upplýsingarnar í gagnagrunni og sækja upplýsingar úr gagnagrunni. Við þurfum samt aðferðir til að setja upplýsingar í töflurnar í fyrsta lagi! Microsoft Access býður upp á tvær meginreglur til að ná þessu markmiði. Fyrsta aðferðin er að einfaldlega koma upp borðinu í glugga með því að tvísmella á það og bæta upplýsingum við botninn af því, eins og einn myndi bæta við upplýsingum í töflureikni.
Aðgangur veitir einnig notendavænt eyðublað sem leyfir notendum að slá inn upplýsingar á myndrænu formi og hafa þær upplýsingar gegnt gagnsæjum gögnum í gagnagrunninum. Þessi aðferð er minna ógnvekjandi fyrir gagnaflutningsfyrirtækið en krefst lítið meira af vinnu gagnagrunnsstjóra. Nánari upplýsingar er að finna í Að búa til eyðublöð í Access 2013
Microsoft Access skýrslur
Skýrslur bjóða upp á getu til að fljótt framleiða fallega sniðin samantekt á gögnum sem eru í einum eða fleiri borðum og / eða fyrirspurnum. Með því að nota flýtileiðir og sniðmát geta gagnagrunnnotendur búið til skýrslur í bókstaflega spurningu.
Segjum að þú viljir framleiða verslun til að deila vöruupplýsingar við núverandi og væntanlega viðskiptavini. Í fyrri köflum lærðum við að þessar upplýsingar gætu verið sóttar úr gagnagrunni okkar með því að nota jákvæða notkun á fyrirspurnum. Hins vegar muna að þessar upplýsingar voru kynntar í töfluformi - ekki nákvæmlega mest aðlaðandi markaðsefni! Skýrslur leyfa skráningu grafík, aðlaðandi formatting og pagination. Nánari upplýsingar er að finna í Búa til skýrslur í Access 2013.