01 af 08
Nota eyðublöð fyrir gagnafærslu í Excel
Notkun Excel í innbyggðu gagnasafni er fljótleg og auðveld leið til að slá inn gögn í Excel gagnagrunn .
Með því að nota eyðublaðið geturðu:
- Byrjaðu nýtt gagnagrunnstafla eða til að bæta við nýjum skrám við núverandi
- flettu í gegnum gagnaskrár einn í einu
- leitaðu að færslum sem innihalda tilteknar upplýsingar
- breyta eða eyða einstökum skrám ef þörf krefur
Sjá námsleiðin: Excel 2010/2007 Data Entry Form .
02 af 08
Bæta við gagnasafnsheitum
Eins og áður hefur komið fram er það eina sem við þurfum að gera til að nota gögnin í formi Excel í því skyni að gefa upp dálkhausana eða reitin sem á að nota í gagnagrunninum.
Auðveldasta leiðin til að bæta við reitarnum í formið er að slá þau inn í frumur í vinnublaðinu þínu. Þú getur innihaldið allt að 32 reitarnöfn í forminu.
Sláðu inn eftirfarandi fyrirsagnir í frumur A1 til E1:
StudentID
Eftirnafn
Upphafleg
Aldur
Forrit
03 af 08
Opna gagnafærsluformið
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
- Smelltu á klefi A2 til að gera það virkt klefi .
- Smelltu á Data> Form í valmyndunum.
- Opnun eyðublaðsins mun fyrst koma upp skilaboðareit frá Excel sem inniheldur fjölda valkosta sem tengjast því að bæta við fyrirsögnum í eyðublaðið.
- Þar sem við höfum þegar slegið inn reitarnöfnin sem við viljum nota sem fyrirsögn er allt sem við þurfum að gera er að smella á OK í skilaboðareitnum.
- Eyðublaðið sem inniheldur öll reitarnöfnin ætti að birtast á skjánum.
04 af 08
Bæti gagnaskrár með eyðublaðinu
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
Þegar gagnasöfnunum hefur verið bætt við eyðublaðið sem bætir skrám við gagnagrunninn er einfaldlega spurning um að slá inn gögnin í réttri röð í formasvæðið.
Dæmi um skrár
Bættu eftirfarandi skrám við gagnagrunninn með því að slá inn gögnin í formareitunum við hliðina á réttu fyrirsögnum. Smelltu á Nýja hnappinn eftir að þú slóst inn fyrstu skrár til að hreinsa reitina fyrir seinna skrána.
StudentID : SA267-567
Eftirnafn : Jones
Upphafleg : B.
Aldur : 21
Forrit : Tungumál
Námsmaður : SA267-211
Eftirnafn : Williams
Upphafleg : J.
Aldur : 19
Forrit : Vísindi
Ábending: Þegar þú slærð inn gögn sem eru mjög svipuð, svo sem kennitala kennitala (aðeins tölurnar eftir þjóta eru mismunandi) skaltu nota afrita og líma til að flýta fyrir og einfalda gagnatöku.
05 af 08
Bæti gagnaskrár með forminu (Con)
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
Til að bæta við eftirliggjandi gögnum í kennsluforritið skaltu nota formið til að slá inn restina af gögnum sem finnast í myndinni hér að ofan í frumur A4 til E11.
06 af 08
Notaðu gagnatækni formsins
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
Stór vandamál með gagnagrunni er að viðhalda heilleika gagna þegar skráin stækkar í stærð. Þetta krefst:
- ákveða galla eða uppfæra einstaka skrár
- Eyða úreltum eða endurteknum skrám
Gögnin fyrir innsláttarfærsluna innihalda nokkrar verkfæri meðfram hægri hlið sem gerir það auðvelt að finna og leiðrétta eða eyða skrám úr gagnagrunninum.
Þessi verkfæri eru:
- The Find Prev og Find Next hnappar - þetta gerir þér kleift að fletta áfram og aftur í gegnum gagnagrunninn eitt met í einu.
- Eyða hnappinn - þetta er notað til að eyða skrám úr gagnagrunninum.
- The Restore hnappur - Þessi hnappur er hægt að nota til að afturkalla breytingar á skrá sem er að breyta. Stundum gerum við rangar breytingar á skrá eða jafnvel breyttu rangri skrá að öllu leyti. Ef svo er er hægt að nota endurheimtartakkann til að afturkalla þær breytingar.
- Athugaðu: Endurhnappurinn virkar aðeins svo lengi sem skrá er til staðar í forminu. Um leið og þú nálgast aðra skrá eða lokaðu eyðublaðinu verður endurheimt hnappurinn óvirkt.
- Criteria hnappurinn gerir þér kleift að leita í gagnagrunninum fyrir færslur sem byggjast á sérstökum forsendum, svo sem nafn, aldur eða forrit. Dæmi um að nota Criteria hnappinn er innifalinn í næsta skref í kennslu.
07 af 08
Leitað að skrám sem nota eitt reitarnafn
Criteria hnappurinn gerir þér kleift að leita í gagnagrunninum fyrir færslur með einum eða fleiri reitarnum - svo sem nafn, aldur eða forrit.
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
- Smelltu á Criteria hnappinn í forminu.
- Með því að smella á Criteria hnappinn er hreinsað alla formareitina en ekki fjarlægja gögn úr gagnagrunninum.
- Smellið á Program reitinn og veldu Listir eins og við viljum leita að öllum nemendum sem eru skráðir í Listahugmyndina í háskólanum.
- Smelltu á Find Next hnappinn. Skráin fyrir H. Thompson ætti að birtast í forminu þar sem hún er skráður í Listahugbúnaðinn.
- Smelltu á Find Next hnappinn í annað og þriðja sinn og skrárnar fyrir J. Graham og W. Henderson ættu að birtast einn eftir annan þar sem þeir eru einnig skráðir í Listahugbúnaðinn.
Næsta skref í kennslustundinni er dæmi um að leita að færslum sem passa við margar viðmiðanir.
08 af 08
Að leita að skrám með mörgum sviðum
Criteria hnappurinn gerir þér kleift að leita í gagnagrunninum fyrir færslur með einum eða fleiri reitarnum - svo sem nafn, aldur eða forrit.
Ath: Fyrir hjálp með þessu dæmi, sjá myndina hér að ofan.
Í þessu dæmi munum við leita að öllum nemendum sem eru 18 ára og skráðir í Listaverkefnið í háskólanum. Aðeins þær skrár sem passa við báðar viðmiðanirnar skulu birtar á eyðublaðinu.
- Smelltu á Criteria hnappinn í forminu.
- Smelltu á aldursreitinn og tegund 18 .
- Smelltu á Program reitinn og veldu Arts .
- Smelltu á Find Next hnappinn. Skráin fyrir H. Thompson ætti að birtast í forminu þar sem hún er bæði 18 ára og skráðir í Listahugbúnaðinn.
- Smelltu á Find Next hnappinn í annað sinn og skráin fyrir J. Graham ætti að birtast frá því að hann er bæði 18 ára og skráður í Listahugbúnaðinn.
- Smelltu á Find Next hnappinn í þriðja sinn og skráin fyrir J. Graham ætti samt að vera sýnileg þar sem engar aðrar færslur eru sem samsvara báðum viðmiðunum.
Skráin fyrir W. Henderson ætti ekki að birtast í þessu dæmi vegna þess að hann er ekki 18 ára, þrátt fyrir að hann er skráður í Listaverkefnið svo að hann samræmist ekki báðum leitarskilyrðum.