Excel hefur ekki gögn stjórnun getu samskipta gagnagrunni forrit eins og SQL Server og Microsoft Access. Það sem það getur gert er hins vegar að þjóna sem einföld eða flat-skrá gagnagrunnur sem fyllir gögn stjórnun kröfur í mörgum tilvikum.
Í Excel er gögn skipulagt í töflur sem nota raðirnar og dálka vinnublaðsins. Nýlegri útgáfur af forritinu eru með töfluaðgerð , sem gerir það auðvelt að slá inn, breyta og vinna gögn .
Sérhver einstaklingur gagna eða upplýsingar um viðfangsefni - svo sem hlutanúmer eða heimilisfang einstaklingsins - er geymt í sérstökum verkstæði klefi og vísað til sem reit.
Gagnasafn Skilmálar: Tafla, Records og Fields í Excel
Gagnagrunnur er safn af tengdum upplýsingum sem geymdar eru í einum eða fleiri tölvufærum á skipulögðu hátt.
Venjulega eru upplýsingar eða gögn skipulögð í töflur. Einföld eða flat-skrá gagnagrunnur, svo sem Excel, geymir allar upplýsingar um eitt efni í einni töflu.
Vensla gagnagrunna, hins vegar, samanstanda af nokkrum borðum með hverju borði sem inniheldur upplýsingar um mismunandi, en tengd efni.
Upplýsingarnar í töflu eru skipulögð á þann hátt að það getur auðveldlega verið:
- Uppfært
- Flokkað
- Leiðrétt
- Síað eða leitað að tilteknum upplýsingum
Records
Í gagnagrunni hugtökum geymir skrá allar upplýsingar eða gögn um eina tiltekna hlut sem hefur verið sleginn inn í gagnagrunninn.
Í Excel eru skrár venjulega skipulögð í reiknistöðum með hverri reit í röðinni sem inniheldur eitt atriði af upplýsingum eða gildi.
Fields
Sérhver einstaklingur upplýsinga í gagnagrunni - eins og símanúmer eða götunúmer - er nefndur reitur .
Í Excel eru einstakar frumur í verkstæði sem reiti, þar sem hver flokkur getur innihaldið eitt stykki af upplýsingum um hlut.
Field Names
Mikilvægt er að gögn séu færð á skipulagðan hátt í gagnagrunn þannig að hægt sé að flokka eða sía til að finna tilteknar upplýsingar.
Til að tryggja að gögn séu slegin inn í sömu röð fyrir hvern skrá eru fyrirsagnir bætt við hverja dálki töflu. Þessar dálkur fyrirsagnir eru nefndar svæðisheiti.
Í Excel, efst röð af töflu inniheldur reit nöfn fyrir töflunni. Þessi röð er venjulega nefndur hausaröð .
Dæmi
Í myndinni hér fyrir ofan eru allar upplýsingar sem safnað er fyrir einn nemanda geymd í einstökum röð eða skrá í töflunni. Hver nemandi, sama hversu mikið eða hversu lítill upplýsingar eru safnað hefur sérstakt röð í töflunni.
Hver flokkur innan röð er reit sem inniheldur eitt stykki af þeim upplýsingum. Heiti reitanna í hausnum er tryggt að gögnin haldist skipulögð með því að halda öllum gögnum um tiltekið efni, svo sem nafn eða aldur, í sömu dálki fyrir alla nemendur.
Gögn Verkfæri Excel
Microsoft hefur tekið við fjölda gagnatækja til að auðvelda vinnu við mikið magn af gögnum sem vistuð eru í Excel töflum og til að halda því í góðu ástandi.
Nota eyðublaðið
Eitt af þessum verkfærum sem auðveldar að vinna með einstökum gögnum er gögnin. Hægt er að nota eyðublað til að finna, breyta, færa inn eða eyða færslum í töflum sem innihalda allt að 32 reiti eða dálka.
Sjálfgefið eyðublað inniheldur lista yfir reitarnöfn í þeirri röð sem þau eru raðað í töflunni, til að tryggja að skrár séu slegnar inn rétt. Við hliðina á hverju reit heiti er textareitur til að slá inn eða breyta einstökum gögnum af gögnum.
Þó að hægt sé að búa til sérsniðnar eyðublöð er að búa til og nota sjálfgefið eyðublað mikið auðveldara og oft er það allt sem þarf.
Fjarlægðu afritargögnaskrár
Algengt vandamál með öllum gagnagrunni er gagnaföll. Til viðbótar við einfaldar stafsetningarvillur eða vantar gagnaheimildir geta afrit gögnargögn verið stórt áhyggjuefni þar sem gagnatafla vex í stærð.
Annað gagnatæki Excel er hægt að nota til að fjarlægja þessar afrita skrár - annaðhvort nákvæmlega eða hluta afrit.
Flokkun gagna
Flokkun þýðir að endurskipuleggja gögn í samræmi við tiltekna eiginleika, svo sem flokkun borðs í stafrófsröð eftir eftirnafn eða tímabundið frá elsta til yngsta.
Tegundarvalkostir Excel eru flokkun eftir einum eða fleiri reitum, sérsniðin flokkun, svo sem eftir dagsetningu eða tíma og flokkun eftir röðum sem gerir kleift að endurskipuleggja reitina í töflu.