01 af 02
Fjarlægðu afritargögnaskrár í Excel
Töflureikningsforrit eins og Excel eru oft notaðar sem gagnagrunna fyrir hluti eins og birgðahluti, söluskrár og póstlista.
Gagnasöfn í Excel eru samsettar töflur gagna sem venjulega eru skipulögð í raðir gagna sem kallast skrár.
Í skrá er gögnin í hverri reit eða reit í röðinni tengdar - svo sem nafn fyrirtækis, heimilisfang og símanúmer.
Algengt vandamál sem kemur fram sem gagnagrunnur vex í stærð er að afrita skrár eða raðir gagna.
Þetta tvíverknað getur komið fram ef:
- Allar skrár eru færðar í gagnagrunninn meira en einu sinni og leiðir til tveggja eða fleiri sams konar skrár
- Margar færslur hafa eitt eða fleiri reiti - svo sem nafn og heimilisfang - sem innihalda sömu gögn.
Einhvern veginn getur afrit af skrám valdið miklum fjölda vandamála - svo sem að senda margar afrit af skjölum til sömu manneskju þegar gagnagrunnurinn er notaður í samruna pósti - svo það er góð hugmynd að skanna og fjarlægja afrit skrár reglulega grundvöllur.
Og á meðan það er auðvelt að velja tvíhliða skrár í litlu sýni eins og sú sem er að finna hér að framan, geta gagnatöflur auðveldlega innihaldið hundruð ef ekki þúsundir skráa sem gera það mjög erfitt að velja afrit skrár - sérstaklega að hluta til samsvörun.
Til að auðvelda þetta verkefni, Excel hefur innbyggt gagnatæki sem kallast, ekki kemur á óvart, Fjarlægja tvírita , sem hægt er að nota til að finna og fjarlægja eins og að hluta til samsvörunarskrár.
Hins vegar er leiðin til að fjarlægja tólið úr hönnuðum hönnuð, eins og að hluta og samsvörun skráa verður að vera meðhöndluð sérstaklega.
Þetta er vegna þess að valmyndin Fjarlægja tvíritar birtir reitarnöfn fyrir völdu gagnatöflunni og þú velur hvaða reiti eigi að innihalda í leitinni að samsvörunarskrám:
- Fyrir sömu skrár skaltu leita að öllum reitum - skildu eftir merkjum við hliðina á öllum dálkum eða reitarnum;
- Fyrir samsvörunarskrár sem eru að hluta til - skildu eftir merkjum við hliðina á aðeins þeim sviðum sem passa við.
Field Names vs Column Letters
Eins og minnst er á tólið Fjarlægja tvíverknað samanstendur af valmynd þar sem þú velur hvaða samsvörunarsvið að leita að með því að haka við viðeigandi reit eða dálk nöfn.
Upplýsingarnar sem glugginn sýnir - reitarnöfn eða dálkstafir - fer eftir því hvort gögnin þín innihalda röð af fyrirsögnum - eða fyrirsagnir - efst á gagnatöflunni eins og sést á myndinni hér fyrir ofan.
Ef það gerist - vertu viss um að valkosturinn hægra megin við valmyndina - gögnin mín eru með fyrirsagnir - er skoðuð og Excel birtir nöfnin í þessari röð sem reitarnöfn í valmyndinni.
Ef gögnin þín eru ekki hausröð, birtist valmyndin í viðeigandi dálkstöfum í valmyndinni fyrir valið svið gagna.
Samliggjandi gögn
Fyrir tólið Fjarlægja tvíverknað til að vinna almennilega þarf gagnataflan að vera samliggjandi gagnasöfn - það má ekki hafa tómar línur, dálka og, ef alls ekki mögulegt, engar tómir frumur staðsettar innan borðar.
Ekki er með blanks innan gagnatafla er gott starf þegar kemur að gagnavinnslu almennt og ekki bara þegar leitað er að gögnum um afrit. Önnur gagnatæki Excel, svo sem flokkun og síun, virka best þegar gögnin eru samliggjandi gögn.
Fjarlægðu afrita gögnaskrár dæmi
Í myndinni hér fyrir ofan inniheldur gagnataflan tvær sams konar færslur fyrir A. Thompson og tvö samsvörunarsagnir R. Holt - þar sem allir reitir passa nema nemendarnúmerið.
Skrefin sem eru taldar upp hér að neðan nákvæmar upplýsingar um hvernig á að nota Gagnaflutningsforritið til að fjarlægja :
- Fjarlægðu annað af tveimur sömu færslum fyrir A. Thompson.
- Fjarlægðu annað hluta samsvörunarskrárinnar fyrir R. Holt.
Opna valmyndina Fjarlægja tvírita
- Smelltu á hvaða klefi sem inniheldur gögn í sýnis gagnagrunninum.
- Smelltu á Data flipann á borði.
- Smelltu á táknið Fjarlægja tvírita til að auðkenna öll gögnin í gagnatöflunni og opna valmyndina Fjarlægja tvírita .
- Valmyndinni Fjarlægja tvíritar birtir alla dálkhausana eða reitina í gagnasafni okkar
- Skoðunarmerkin við hliðina á reitarnöfnunum gefa til kynna hvaða dálkar Excel muni passa við að leita að afritaskrám
- Sjálfgefin, þegar valmyndin opnast eru öll reitarnöfnin merkt
Finna Identical Records
- Þar sem við erum að leita að nákvæmlega sömu skrám í þessu dæmi munum við yfirgefa alla dálkhausana sem eru skoðuð
- Smelltu á Í lagi
Á þessum tímapunkti ætti að sjá eftirfarandi niðurstöður:
- Valmyndin ætti að loka og skipta um skilaboð sem segja: 1 afrit gildi sem finnast og fjarlægt; 7 einstök gildi eru áfram.
- Röðin sem inniheldur afrit A. Thompson upptökuna verður fjarlægð úr gagnagrunninum
- Jafnvel þótt það séu tveir að hluta til samsvörunarskrár fyrir R. Holt, vegna þess að ekki eru allir sviðir samsvöruð - nemendanúmerin fyrir báðar færslur eru mismunandi - telur Excel það vera einstakt gagnaskrá
02 af 02
Finndu og fjarlægðu hluta samsvörunarskrár með fjarlægja tvírit
Athuga eitt svæði í einu
Þar sem Excel fjarlægir aðeins gögnargögn sem nákvæmlega passa fyrir völdu reiti gagna, er besta leiðin til að finna öll gögn sem eru að hluta til samsvörun að fjarlægja merkið fyrir aðeins eitt reit í einu, eins og gert er í skrefin hér fyrir neðan.
Síðari leitir að skrám sem passa í öllum reitum nema nafn, aldur eða forriti mun fjarlægja allar mögulegar samsetningar fyrir samsvörun sem er að hluta til.
Að finna hluta samsvörunarskrár
- Smelltu á hvaða klefi sem inniheldur gögn í gagnatöflunni ef þörf krefur
- Smelltu á Data flipann á borði .
- Smelltu á táknið Fjarlægja tvírita til að auðkenna öll gögnin í gagnatöflunni og til að opna valmyndina Fjarlægja tvírita .
- Öll reitheiti eða dálkhaus fyrir gagnatöflunni eru valdir.
- Til að finna og fjarlægja færslur sem eru ekki samsvörun á öllum sviðum skaltu fjarlægja merkið úr fyrir utan þau reitheiti sem Excel er að hunsa.
- Í þessu dæmi er smellt á reitinn við hliðina á dálkinum fyrir nemendahópinn til að fjarlægja merkið.
- Excel mun nú aðeins leita og fjarlægja skrár sem hafa samsvörunargögn í Fornafn , Upphafs- og Forritareit .
- Smelltu á Í lagi
- Valmyndin ætti að loka og skipta um skilaboð sem segja: 1 afrit gildi sem finnast og fjarlægt; 6 einstök gildi eru áfram.
- Röðin sem inniheldur annað skrá fyrir R. Holt með nemendakenni ST348-252 verður fjarlægður úr gagnagrunninum.
- Smelltu á Í lagi til að loka skilaboðareitnum
Á þessum tímapunkti ætti dæmagagnatöflunni að vera laus við allar afrita gögn.