Hvernig á að búa til gagnalista í Excel 2003

01 af 08

Gögn stjórnun í Excel

Stundum þurfum við að halda utan um upplýsingar. Það gæti verið persónuleg listi yfir símanúmer, tengiliðalista fyrir meðlimi stofnunar eða liðs, eða safn af myntum, kortum eða bókum.

Hvaða gögn sem þú hefur, töflureikni , eins og Excel, er frábær staður til að geyma það. Excel hefur byggt það verkfæri til að hjálpa þér að fylgjast með gögnum og til að finna tilteknar upplýsingar þegar þú vilt það. Eins og heilbrigður, með hundruð dálka og þúsunda raða, getur Excel töflureikni haldið gríðarlegum gögnum .

Excel er einnig einfaldara að nota en fullbúið gagnasafn forrit eins og Microsoft Access. Gögn er hægt að slá inn auðveldlega í töflureikni og með örfáum smellum af músinni geturðu flokka gögnin þín og fundið það sem þú vilt.

02 af 08

Búa til töflur og listar

Grunnsniðið til að geyma gögn í Excel er borð. Í töflu er gögnum skráð í raðir. Hver röð er þekkt sem skrá .

Þegar búið er að búa til borð er hægt að nota gögnargögn Excel til að leita, flokka og sía færslur til að finna tilteknar upplýsingar.

Þó að það séu margar leiðir sem þú getur notað þessi gagnatæki í Excel, er auðveldasta leiðin til að gera það, til að búa til það sem er þekkt sem listi úr gögnum í töflu.

03 af 08

Sláðu inn gögn rétt

Fyrsta skrefið í að búa til töflu er að slá inn gögnin. Þegar það er gert er mikilvægt að tryggja að það sé slegið inn á réttan hátt.

Gögnatölur, sem stafa af rangri gagnaflutningi, eru uppspretta margra vandamála sem tengjast gagnavinnslu. Ef gögnin eru slegin inn rétt í upphafi er forritið líklegri til að gefa þér þær niðurstöður sem þú vilt.

04 af 08

Línur eru skrár

Eins og getið er, eru raðir gagna þekktar sem færslur. Þegar þú skráir færslur skaltu hafa þessar leiðbeiningar í huga:

• Leyfðu engum rauðum röðum í töflunni að búa til, ekki einu sinni á milli fyrirsagnanna og fyrstu röðin af gögnum.
  
• Skrá getur innihaldið gögn um aðeins eitt tiltekið atriði.
  
• Skrá verður einnig að innihalda ALL gögnin í listanum um það atriði. Það getur ekki verið upplýsingar um hlut í fleiri en einum röð.
  
• Til að búa til lista þarf gögnargögn að innihalda að minnsta kosti tvö gagnaskrár.

05 af 08

Dálkar eru reitir

Þó að raðir í töflunni eru vísað til sem skrár eru dálkarnir þekktir sem reitir . Hver dálkur þarf fyrirsögn til að bera kennsl á þau gögn sem hún inniheldur. Þessar fyrirsagnir eru heitir reitarnöfn.

• Field nöfn eru notuð til að tryggja að gögnin fyrir hvert skrá séu slegin inn í sömu röð.
  
• Gakktu úr skugga um að öll gögnin í dálki séu slegin inn með sama sniði. Ef þú byrjar að slá inn tölur sem tölur (eins og 10 eða 20) skaltu halda því upp. Ekki breyta hluta til og byrja að slá inn tölur sem orð (eins og tíu eða tuttugu). Vertu í samræmi.
  
• Leggðu engar auða dálka í borðið.
  
• Til að búa til lista þarf borð að vera að minnsta kosti tvær dálkar breiður.

06 af 08

Búa til listann

Þegar gögnin hafa verið færð inn í töflunni getur það verið breytt í lista . Að gera svo:

1. Veldu einhvern klefi í töflunni.
   
2. Veldu Listi> Búa til lista af valmyndinni til að opna valmyndina Búa til lista .
   
3. Valmyndin sýnir fjölda frumna sem eru á listanum. Ef borðið var búið til á réttan hátt, mun Excel venjulega velja rétt svið .
   
4. Ef sviðvalið er rétt skaltu smella á Í lagi .

07 af 08

Ef listasviðið er rangt

Ef þú ert með einhverja möguleika er sviðið sem er sýnt í valmyndinni Búa til lista rangt. Þú þarft að endurvala fjölda frumna sem nota á listann.

Að gera svo:

1. Smelltu á afturhnappinn í valmyndinni Búa til lista til að fara aftur í verkstæði.
   
2. Búa til lista gluggi minnkar í lítinn kassa og núverandi svið frumna má sjá á vinnublaðinu umkringd marrandi ants.
   
3. Dragðu veldu með músinni til að velja réttan fjölda frumna.
   
4. Smelltu á afturhnappinn í litlu Búa til lista valmynd til að fara aftur í venjulegan stærð.
   
5. Smelltu á Í lagi til að ljúka listanum.

08 af 08

Listinn

Einu sinni búin,

• listinn mun hafa dökkan landamæri í kringum hana.
  
• Það verður að vera örvandi örvar við hliðina á hverju reitheiti sem opnar falla niður valmyndir þegar smellt er á.
  
• Valmyndarvalmyndin inniheldur valkosti til að flokka listann með einhverjum reitarnum og til að leita á listanum fyrir færslur sem passa við ákveðnar forsendur.
  
• A auður röð sem inniheldur stjörnu er bætt við neðst á listanum. Viðbótarupplýsingar geta verið bætt við listann með þessari nýju línu.