Að sía gögn í töflureikni þýðir að stilla skilyrði þannig að aðeins tilteknar upplýsingar birtist. Það er gert til að auðvelda að einbeita sér að tilteknum upplýsingum í stórum gagnasafni eða gagnagrunni. Sítrun fjarlægir hvorki né breytir gögnum; það breytist eingöngu hvaða raðir eða dálkar birtast í virku Excel verkstæði.
Sía gagnaskrár
Síur vinna með skrár eða raðir gagna í vinnublaðinu. Skilyrðin sem eru sett eru borin saman við eitt eða fleiri reiti í metinu. Ef skilyrðin eru uppfyllt birtist skráin. Ef skilyrðin eru ekki uppfyllt er skráin síuð út þannig að hún birtist ekki með öðrum gagnagögnum.
Gögn sía fylgir tveimur mismunandi aðferðum eftir því hvaða gögnum er síaðanúmer eða textaupplýsingar.
Filtering Numeric Data
Töluleg gögn geta verið síuð á grundvelli:
- hvort gögnin jafngilda ákveðnu númeri
- hvort gögnin eru meiri eða minna en tiltekið númer
- gögnin eru yfir eða undir meðaltal gagna í heild
Síur textaupplýsingar
Textagögn geta verið síuð á grundvelli:
- hvort gögnin samræmast ákveðnu orði
- hvort gögnin eru orð sem innihalda eitt eða fleiri stafi
- hvort gögnin eru orð sem hefst eða endar með tilteknu letri í stafrófinu
Afrita síað færslur
Til viðbótar við að fela tímabundið skrár, gefur Excel þér möguleika til að afrita viðkomandi gögn í sérstakt svæði vinnublaðsins . Oft er þetta ferli gert þegar varanlegur afrit af síaðan lista uppfyllir einhverskonar viðskiptaþörf.
Best Practices for Filtering
Sparaðu þér þræta með því að fylgja leiðbeiningum sem bestar eru til að vinna með síuð gögn:
- Ef ekki er gott ástæða fyrir því skaltu ekki raka sameiginlegu töflureikni með virkum síum. Aðrir notendur mega ekki taka eftir því að skráin sé síuð.
- Þó að þú getir síað á nokkrum dálkum samtímis, eru þessi síur aukefni, ekki eingöngu. Með öðrum orðum, með því að sía tengiliðalista til að sýna öllum í Kaliforníu og eru eldri en 60 ára, mun þú gefa öllum sem eru yfir 60 í Kaliforníu. Slík sía mun ekki sýna þér 60 ára eða Californians.
- Flókin textasíur vinna eins og heilbrigður eins og undirliggjandi gögn mun leyfa. "Sóðalegur" gögn munu leiða til síaðra niðurstaðna sem kunna að vera villandi eða rangar. Til dæmis, að sía fyrir fólk sem býr í Illinois mun ekki ná þeim sem búa í "IL" eða sem búa í "Ilinois" eða "Illenois".
- Gætið varúðar við að flokka síað gögn. Röðun að hluta til síuð gögn mun leiða til endurskipulagningar á gagnaskránni. Aðgengi er yfirleitt best að forðast. Ef þú verður að raða síaðri gagnasafni skaltu afrita síað gögnin í nýtt verkstæði og þá raða því.