Gögn Valmöguleikar Excel fela í sér að búa til fellilistann sem takmarkar gögnin sem hægt er að slá inn í tiltekna reit í fyrirfram sett lista yfir færslur.
Þegar fellilistanum er bætt við í reit birtist ör við hliðina á henni. Með því að smella á örina opnast listinn og leyfir þér að velja eitt af listatölunum til að koma inn í reitinn.
Gögnin sem notuð eru í listanum má finna:
Kennsla: Notkun gagna vistuð í mismunandi vinnubók
Í þessari kennslu munum við búa til fellilistann með því að nota lista yfir færslur sem eru staðsettar í annarri vinnubók.
Kostir þess að nota lista yfir færslur sem eru staðsettar í annarri vinnubók eru að miðla listagögnum ef það er notað af mörgum notendum og vernda gögnin frá slysni eða vísvitandi breytingum.
Athugaðu: Þegar listagögnin eru geymd í sérstakri vinnubók skulu bæði vinnubækur vera opnir til þess að listinn geti virkað.
Eftirfarandi skref í kennsluefni hér að neðan gengur í gegnum að búa til, nota og breyta fellilistanum svipað og sá sem sést á myndinni hér fyrir ofan.
Þessar leiðbeiningar um leiðbeiningar innihalda hins vegar ekki formatting skref fyrir vinnublaðið.
Þetta truflar ekki námskeiðið. Verkstæði þín mun líta öðruvísi út en dæmiið á blaðsíðu 1, en fellilistinn mun gefa þér sömu niðurstöður.
Kennsluefni
- Opna skrár og vistaðu kennsluupplýsingar
- Búa til tvær nafngreindar línur
- Opnun valmyndar gagna Validation
- Sláðu inn gagnaheimildina og ljúka fellilistanum
- Breyting á listatöflum
- Valkostir til að vernda dropalistann
01 af 06
Sláðu inn kennsluupplýsingar
Opnun Tveir Excel vinnubækur
Eins og minnst er á, fyrir þessa einkatími eru gögnin fyrir fellilistanum staðsettar í annarri vinnubók úr fellilistanum.
Fyrir þessa einkatími fylgja þessum skrefum:
- Opnaðu tvö eyða Excel vinnubækur
- Vista einn vinnubók með nafni gögn-source.xlsx - Þessi vinnubók mun innihalda gögnin í fellilistanum
- Vista annan vinnubók með nafni drop-down-list.xlsx - þessi vinnubók mun innihalda fellilistann
- Leyfi báðum vinnubókum opnum eftir vistun.
Sláðu inn kennsluupplýsingar
- Sláðu inn gögnin hér fyrir neðan í frumur A1 til A4 í vinnubókinni data-source.xlsx eins og sést á myndinni hér fyrir ofan.
- A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Haframjöl Raisin A4 - Súkkulaði Chip
- Vista vinnubókina og láta hana opna
- Sláðu inn gögnin hér að neðan í frumur B1 í fellilistanum.xlsx vinnubókinni.
- B1 - Cookie Tegund:
- Vista vinnubókina og láta hana opna
- Dropalistinn verður bætt við klefi C1 í þessari vinnubók
02 af 06
Búa til tvær nafngreindar línur
Búa til tvær nafngreindar línur
Með nefndum sviðum er hægt að vísa til tiltekins fjölda frumna í Excel vinnubók.
Nafngreindar sviðir hafa marga notkun í Excel, þar á meðal að nota þær í formúlum og þegar þeir búa til töflur.
Í öllum tilvikum er heitið svið notað í stað fjölda tilvísana sem gefa til kynna staðsetningu gagna í verkstæði.
Þegar notaður er í fellilistanum sem er staðsettur í annarri vinnubók verður að nota tvö heitir svið.
- Eitt er búið til fyrir listatriðin í vinnubókinni þar sem gögnin eru staðsett
- Annað er búið til í vinnubókinni þar sem fellilistinn er staðsettur. Þetta annað heiti svið tengir við heitið svið í fyrsta vinnubók
Námskeið
Fyrsti nefndi sviðið
- Veldu frumur A1 - A4 í vinnubókinni data-source.xlsx til að auðkenna þau
- Smelltu á nafnareitinn fyrir ofan dálk A
- Sláðu inn "Smákökur" (engin tilvitnanir) í nafnareitnum
- Ýtið á ENTER takkann á lyklaborðinu
- Frumur A1 til A4 í vinnubóknum data-source.xlsx hafa nú heiti á spjöldum
- Vista vinnubókina
Annað nefnt svið
Þetta annað heiti á bilinu notar ekki tilvísanir í reit frá drop-down-list.xlsx vinnubókinni.
Fremur mun það, eins og nefnt er, tengja við heitið Cookies svið í vinnubókinni data-source.xlsx .
Þetta er nauðsynlegt vegna þess að Excel mun ekki samþykkja klefivísanir frá öðru vinnubók fyrir heiti sem heitir. Það mun hins vegar nema annað heiti á bilinu.
Búa til annað heitið svið er því ekki gert með því að nota nafnakassann en með því að nota nafnastjóra valkostinn sem er staðsettur á Formúla flipanum á borðið.
- Smelltu á klefi C1 í drop-down-list.xlsx vinnubókinni
- Smelltu á Formúlur> Nafn Manager á borði til að opna Nafn Manager valmyndina
- Smelltu á New hnappinn til að opna valmyndina New Name
- Í nafni lína gerð: Gögn
- Í vísar til línu tegund: = 'gögn-source.xlsx'! Kökur
- Smelltu á Í lagi til að ljúka viðfangsefninu og fara aftur í valmyndina Name Manager
- Smelltu á Loka til að loka valmyndinni Name Manager
- Vista vinnubókina
03 af 06
Opnun valmyndar gagna Validation
Opnun valmyndar gagna Validation
Allar gagnavottunarvalkostir í Excel, þar með talið fellilistar, eru stilltar með því að nota gagnavalmyndareitinn.
Til viðbótar við að bæta við niðurdráttarlistum í verkstæði er einnig hægt að nota gagnavottun í Excel til að stjórna eða takmarka gerð gagna sem hægt er að slá inn í sérstakar frumur í verkstæði.
Námskeið
- Smelltu á klefi C1 í drop-down-list.xlsx vinnubókinni til að gera það virkt klefi - þetta er þar sem fellilistinn verður staðsettur
- Smelltu á Data flipann á borði valmyndinni fyrir ofan verkstæði
- Smelltu á Data Validation táknið á borði til að opna fellivalmyndina
- Smelltu á Valmöguleikann Gögn í valmyndinni til að opna Gögn Validation valmyndina
- Láttu gluggann opna fyrir næsta skref í kennslustundinni
04 af 06
Notkun lista fyrir gagnavottun
Val á lista fyrir gagnavottun
Eins og fram hefur komið er fjöldi valkosta fyrir gagnavottun í Excel auk fellilistans.
Í þessu skrefi munum við velja lista valkostinn sem gerð gagnavottunar sem notaður er fyrir klefi D1 á verkstæði.
Námskeið
- Smelltu á flipann Stillingar í valmyndinni
- Smelltu á niður örina í lok leyfisleiðarinnar til að opna fellivalmyndina
- Smelltu á List til að velja fellilistann fyrir gagnavottun í klefi C1 og til að virkja upprunalínuna í valmyndinni
Sláðu inn gagnaheimildina og ljúka fellilistanum
Þar sem gagnaheimildin fyrir fellilistann er staðsettur í annarri vinnubók, verður annað heiti sviðsins sem búið var til áður slegið inn í upphafslínuna í valmyndinni.
Námskeið
- Smelltu á Source línu
- Sláðu inn "= Gögn" (engin tilvitnanir) í upprunalínunni
- Smelltu á Í lagi til að ljúka fellilistanum og lokaðu Valmynd gagnaflutnings
- Lítill örkáknmynd sem er staðsett hægra megin á klefi C1
- Með því að smella á niður örina ættu að opna fellilistann sem inniheldur fjóra kexnöfnin sem eru slegin inn í frumur A1 til A4 í gögn-source.xlsx vinnubókinni
- Ef þú smellir á eitt af nöfnum ættirðu að slá það inn í reit C1
05 af 06
Breyting fellilistans
Breyting á listatöflum
Til að halda niðurtalalistanum uppfærð með breytingum á gögnum okkar kann að vera nauðsynlegt að reglulega breyta vali á listanum.
Þar sem við notuðum heitið svið sem uppspretta fyrir listalistana okkar frekar en raunverulegan lista heiti, breytir nöfnin í nafni í heitinu, sem er að finna í frumum A1 til A4 í vinnubóknum data-source.xlsx, þegar um er að ræða nöfnin í niðurdrættinum listi.
Ef gögnin eru slegin inn beint inn í valmyndina, gerðir breytingar á listanum fela í sér að fara aftur inn í valmyndina og breyta upprunalínunni.
Í þessu skrefi munum við breyta Lemon to Shortbread í fellilistanum með því að breyta gögnum í reit A2 af nefndum sviðum í vinnubókinni data-source.xlsx .
Námskeið
- Smelltu á klefi A2 í gagnagrunni.xlsx vinnubókinni (Lemon) til að gera það virkt klefi
- Sláðu Shortbread inn í reit A2 og ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu
- Smelltu á niður örina til að falla niður listann í klefi C1 í drop-down-list.xlsx vinnubókinni til að opna listann
- Liður 2 á listanum ætti nú að lesa Shortbread í stað sítrónu
06 af 06
Valkostir til að vernda dropalistann
Valkostir til að vernda dropalistann
Þar sem gögnin okkar eru á mismunandi vinnublaði frá fellilistanum sem er tiltækt til að vernda listagögnin eru:
- Vernda skjalið sem felur í sér að læsa frumum A1 til A4 á blaði 2
- Krefst lykilorðs til að breyta vinnubókinni
- Hafa vinnubókina opinn sem eingöngu lesin