Eins og stafinn af pósti sem þú geymir í Outlook vex, þá er það venjulega tíminn sem það tekur Outlook að gera það sem þú vilt að það gerist. PST skráarstærðarmörkin eru laus. ( PST eða "Personal Folder" skráin er auðvitað þar sem Outlook heldur öllum gögnum þínum, þ.mt dagatalum , tengiliðum og tölvupósti.)
A Small PST File er fljótur PST skrá
Hvort heldur, það borgar sig að halda stærð PST skrárnar þínar lítill og viðráðanleg. Þú getur haft Outlook að gera eitthvað af því með því að nota AutoArchive . Eða þú skiptir skilaboðum þínum á milli fleiri PST skráa, sem geta verið sársaukalaus og fljótleg.
Safnaðu Old Mail í Outlook og Haltu PST-skránni Lítill
Til að búa til skjalasafn gömlu skilaboða í Outlook aðskilið frá PST skrá sem þú notar á hverjum degi:
- Í Outlook 2007:
- Veldu Skrá | Gögnaskrá Stjórnun frá valmyndinni í Outlook.
- Í Outlook 2016:
- Smelltu á File .
- Farðu í upplýsingakategorin .
- Smelltu á Account Settings .
- Veldu Account Settings ... frá valmyndinni sem hefur sýnt.
- Farðu í flipann Data File .
- Í Outlook 2007:
- Smelltu á Bæta við:
- Í Outlook 2016:
- Sláðu inn nafnið á skjalinu undir Skráarheiti:.
- Veldu viðeigandi snið undir Vista sem gerð :; Venjulega skaltu velja Outlook Data File .
- Í Outlook 2007:
- Veldu viðeigandi snið. Nema þú gætir þurft að fá aðgang að gögnum með Outlook 2002 eða fyrr beint, er það óhætt að auðkenna Office Outlook Personal Folders File (.pst) .
- Smelltu á Í lagi .
- Sláðu inn viðeigandi skráarnöfn.
- Árleg skjalasafn virkar vel og nefnir PST skrá eftir að árinu er skynsamlegt. Auðvitað geturðu valið mánaðarlega skjalasafn ef þú hefur mikið af stóru pósti til að takast á við eða annað kerfi. Gakktu úr skugga um að stærðir PST skrárnar séu einhvers staðar í kringum 1-2 GB. Stærri skrár hafa tilhneigingu til að vera minna duglegur.
- Smelltu á Í lagi .
- Sláðu inn nafnið á skjalinu PST-skjal undir nafninu :.
- Aftur, það er skynsamlegt að nefna skjalasafn sitt eftir innihaldi hennar (verðmæti árs í pósti í mínu tilfelli).
- Í Outlook 2016:
- Valkvænt, vernda aðgang með lykilorði .
- Smelltu á Í lagi .
- Smelltu nú á Loka .
Færðu póst í skjalið
Til að búa til nýskráðu skjalasafnið þitt PST:
- Dragðu og slepptu öllu möppunum í rótarmúrinn sem nýlega birtist undir póstmöppum.
- Þetta er gagnlegt ef þú ert þegar með "Archive" möppu sem inniheldur, segðu öll póst síðasta árs. Bara slepptu því í skjalasafnið PST.
- Að öðrum kosti, til að safna einstökum hlutum:
- Smelltu á rótarmöppuna sem heitir eftir skjalasafnið þitt PST undir póstmöppum með hægri músarhnappi.
- Veldu New Folder ... úr valmyndinni.
- Sláðu inn heiti viðkomandi möppu.
- Gakktu úr skugga um að Mail og Post atriði séu valin undir möppu inniheldur: ef þú vilt skjalfesta tölvupóst. Til að safna öðrum hlutum skaltu velja viðeigandi flokk.
- Smelltu á Í lagi .
- Dragðu og slepptu einstökum eða hópum af tölvupósti á nýstofnaða möppuna.
- Til að færa öll póst fyrir tiltekinn dag í möppu (eða hreiður möppur):
- Í Outlook 2016:
- Smelltu á File .
- Farðu í upplýsingakategorin .
- Smelltu á hreinsitól .
- Veldu Archive ... í valmyndinni sem birtist.
- Í Outlook 2007:
- Veldu Skrá | Archive ... frá valmyndinni í Outlook.
- Í Outlook 2016:
- Gakktu úr skugga um að Archive this folder and all subfolders: is selected.
- Leggðu áherslu á viðkomandi möppu.
- Tilgreindu dagsetningarkóða áður en (td 1. janúar í ár) þú vilt flytja undir skjalatölur eldri en: __ .
- Notaðu Browse ... hnappinn til að velja skjalasafn PST skrána búin til hér fyrir ofan.
- Smelltu á Í lagi .
- Valkvæðu, taktu saman PST-skrána þína til að gera kröfu um nýlega frelsað pláss strax.
Lokaðu PST-skjalasafninu
Eftir að þú hefur geymt öll atriði geturðu lokað PST skránum í Outlook:
- Smelltu á rótarmöppuna í PST skjalinu undir Mail möppum með hægri músarhnappi.
- Veldu Loka "___" í valmyndinni.
Opnaðu póst úr lokuðu skjalasafni PST
Til að sækja skilaboð úr PST skjalasafninu sem þú hefur lokað:
- Í Outlook 2016:
- Smelltu á File .
- Veldu Opna og Flytja út .
- Smelltu á Opna Outlook Data File .
- Í Outlook 2007:
- Veldu Skrá | Opna | Outlook Data File ... frá valmyndinni í Outlook.
- Í Outlook 2016:
- Leggðu áherslu á PST-skjal sem þú vilt.
- Smelltu á Opna .
PST skráin og möppurnar hennar birtast undir póstmöppum, tilbúin til aðgerða.