6 leiðir til að raða gögnum í Excel

Þessi röð ábendingar nær yfir mismunandi aðferðir við að flokka gögn í Excel. Sérstakar upplýsingar er að finna á eftirfarandi síðum:

1. Fljótur Raða eftir einum dálki með því að nota Raða & Sía eða Flýtileiðir
2. Raða eftir mörgum dálkum
3. Raða eftir dagsetningar eða tímum
4. Raða eftir vikudögum, mánuðum eða öðrum sérsniðnum listum
5. Raða eftir línur - endurstillingu dálka

Val á gögnum sem flokkaðar eru

Áður en gögn geta verið flokkuð þarf Excel að vita nákvæmlega sviðið sem á að vera flokkað og yfirleitt er Excel nokkuð gott að velja svæði tengdra gagna - svo lengi sem þegar það var slegið inn,

1. Engar bláar línur eða dálkar voru eftir innan svæðis tengdar gagna;
2. og tómir raðir og dálkar voru eftir á milli tengdra gagna.

Excel mun jafnvel ákvarða, nokkuð nákvæmlega, ef gögnin eru með reitarnöfn og útiloka þessa röð frá skrám sem á að vera flokkuð.

Hins vegar leyfir Excel að velja sviðið sem á að sortera getur verið áhættusamt - sérstaklega með miklu magni af gögnum sem erfitt er að athuga.

Til að tryggja að réttar upplýsingar séu valdar skaltu auðkenna bilið áður en tegundin er hafin.

Ef endurtekið sama svið er raðað skal besta leiðin til að gefa henni nafn .

01 af 05

Raða lykil og raða pöntun

Flokkun krefst þess að raðtakki og flokkaröð sé notuð.

Flokkunarlykillinn er gögnin í dálknum eða dálkunum sem þú vilt raða eftir. Það er auðkenndur með dálkinum eða svæðinu. Í myndinni hér að framan eru mögulegir flokkar lyklar kennara, nafn , aldur , forrit og mánuður byrjaður

Í fljótlegu tagi er því nægjanlegt að smella á einum reit í dálknum sem inniheldur svörunarlykilinn til að segja frá Excel hvað lykilorðið er.

Fyrir texta- eða tölugildin eru tveir valkostir fyrir flokkaröðin hækkandi og lækkandi .

Þegar Raða & Sía hnappur er notaður á heima flipanum á borðið mun röð röð valkostanna í fellilistanum breytileg eftir því hvaða gögnum er á völdu svæði.

Fljótur Raða með Raða & Sía

Í Excel er hægt að framkvæma fljótt flokka með því að nota Raða & Sía hnappinn á heimaflipanum í borðið .

Skrefin til að framkvæma fljótlegan flokk eru:

1. Smelltu á reit í dálknum sem inniheldur raðartakkann
2. Smelltu á heima flipann á borði ef þörf krefur
3. Smelltu á Raða & Sía hnappinn til að opna fellivalmyndina af tegundarvalkostum
4. Smelltu á einn af tveimur valkostum til að raða í annað hvort í hækkandi eða lækkandi röð
5. Athugaðu að tryggja að gögnin hafi verið flokkuð rétt

Raða gögn með því að nota bandalykla

Það er engin takkaborð fyrir lyklaborð til að flokka gögn í Excel.

Það sem er fáanlegt er heitur lyklar, sem leyfir þér að nota takkann í stað en músarbendillinn til að velja sömu valkosti hér að ofan á heimaflipanum á borðið.

• Notkun lyklaborðsins til að fá aðgang að borði valkostum byrjar alltaf með Alt lyklinum.

Til að raða í hækkandi röð með heitum lyklum

1. Smellið á reit í svaltakka dálknum
2. Ýttu á eftirfarandi lykla á lyklaborðinu:
3. Alt HSS
4. Gögnin skulu flokkuð A til Z / minnsta til stærsta með völdum dálki

Snakkarnir þýða í:
"Alt" lykill> "Home" flipann> "Breyta" hópnum> "Raða & Sía" valmynd> "Raða minnstu til stærsta" valkostinn.

Til að raða niður Descending Order Using Hot Keys

Skrefin til að raða í lækkandi röð með heitum lyklum eru þau sömu og þær sem eru skráðar fyrir hækkandi tegund nema að samtala lykilatriðið sé:

Alt HSO

Snakkarnir þýða í:
"Alt" lykill> "Home" flipann> "Breyta" hópnum> "Raða & Sía" valmynd> "Raða stærsta til minnsta" valkostinn.

02 af 05

Raða á mörgum dálkum gagna í Excel

Til viðbótar við að framkvæma fljótlegan flokk sem byggist á einum dálki gagna, leyfir sérsniðna raðtákn Excel að hægt sé að raða á mörgum dálkum með því að skilgreina margar flokka.

Í mörgum dálkategundum eru tegundarlyklar auðkenndar með því að velja dálkhausana í valmyndinni Raða.

Eins og með fljótlegan flokk eru flokkarlyklar skilgreindar með því að auðkenna dálkinn fyrirsagnir eða reit nöfn , í töflunni sem inniheldur raðartakkann.

Raða eftir mörgum dálkum dæmi

Í dæminu hér að framan voru eftirfarandi skrefum fylgt til að flokka gögnin á bilinu H2 til L12 á tveimur dálkum gagna - fyrst eftir nafni og síðan eftir aldri.

1. Leggðu áherslu á fjölda frumna sem á að raðað
2. Smelltu á heima flipann á borðið .
3. Smelltu á Raða & Sía táknið á borði til að opna fellilistann.
4. Smelltu á Custom Raða í fellivalmyndinni til að koma upp Raða valmynd
5. Undir undirskriftinni Kolan í valmyndinni skaltu velja Nafn úr fellilistanum til að fyrst flokka gögnin með Nafn dálknum
6. Röðunarkosturinn er stilltur á gildi - þar sem flokkurinn byggist á raunverulegum gögnum í töflunni
7. Undir Röðun á fyrirsögninni skaltu velja Z til A úr fellilistanum til að raða nafngögnum í lækkandi röð
8. Efst á valmyndinni skaltu smella á hnappinn Bæta við stigi til að bæta við annarri tegundarvalkostinum
9. Í annarri flokkunarlyklinum skaltu velja Aldur frá fellilistanum undir dálkum fyrirsögn til að flokka færslur með afrita nöfn eftir aldri dálknum
10. Undir Raða eftir fyrirsögn, veldu Stærsta til Smæstu úr fellilistanum til að flokka aldursgögnin í lækkandi röð
11. Smelltu á Í lagi í valmyndinni til að loka valmyndinni og flokka gögnin

Vegna þess að skilgreina annan tegundartakka, í dæminu hér að framan, voru tveir færslur með sömu gildum fyrir Nafn reitinn frekar flokkaður í lækkandi röð með því að nota aldursreitinn, sem leiðir til skráningar fyrir nemandann A. Wilson 21 ára áður skrá fyrir annað A. Wilson á aldrinum 19 ára.

Fyrsta Row: Fyrirsögn Column eða Data?

Gögnin sem valin eru til að flokka í dæminu hér að ofan innihélt dálkin fyrir ofan fyrstu röð gagna.

Excel uppgötvaði þessa línu sem innihélt gögn sem voru frábrugðin gögnum í síðari röðum þannig að það gerði ráð fyrir að fyrstu röðin yrði dálkhausa og að leiðrétta tiltæka valkosti í valmyndinni Raða til að innihalda þau.

Eitt viðmið sem Excel notar til að ákvarða hvort fyrsta röðin inniheldur dálkhausa er formatting. Í dæminu hér fyrir ofan er textinn í fyrstu röðinni öðruvísi letur og það er annar litur frá gögnum í restinni af röðum. Það er einnig aðskilið frá röðum neðan við þykkt landamæri.

Excel notar slíkan mun á því að ákvarða hvort fyrsta röðin er á eftir röð og það er frekar gott að fá það rétt - en það er ekki ófæra. Ef það gerir mistök, inniheldur Raða valmyndar gátreitinn - Gögnin mín eru með fyrirsagnir - sem hægt er að nota til að hunsa þetta sjálfvirka val.

Ef fyrsta röðin inniheldur ekki fyrirsagnir, notar Excel dálkritið - eins og Dálkur D eða Dálkur E - sem val í dálkinum í Raða valmyndinni.

03 af 05

Raða gögn eftir dagsetningu eða tíma í Excel

Til viðbótar við að flokka textaupplýsingar í stafrófsröð eða tölur frá stærsta til lægstu, eru valvalkostir Excel til að raða dagsetningargildum.

Svipaðar pantanir fyrir dagsetningar eru:

• Hækkandi röð - elsta til nýjasta
• Descending röð - nýjasta elsta

Fljótur Raða Vs. Raða Dialog Box

Þar sem dagsetningar og tímar eru bara sniðin tölugögn, eins og á einum dálki - eins og Dagsetning lántakandi í dæminu í myndinni hér að framan - er hægt að nota fljótlegan flokkunaraðferð vel.

Fyrir tegundir sem felur í sér marga dálka dagsetningar eða tíma, þarf að velja Raða valmyndina - eins og þegar flokkun er á mörgum dálkum tölum eða textaupplýsingum.

Raða eftir dagsetningu dæmi

Til að framkvæma fljótlega flokkun eftir dagsetningu í hækkandi röð - elsta til nýjasta - fyrir dæmið í myndinni hér að framan, voru skrefin:

1. Leggðu áherslu á fjölda frumna sem á að raðað
2. Smelltu á heima flipann á borðið
3. Smelltu á Raða & Sía táknið á borði til að opna fellilistann
4. Smelltu á Raða Elsta til Nýjasta valkosturinn í listanum til að flokka gögnin í hækkandi röð
5. Skrárnar skulu flokkaðar með elstu dagsetningar í lántakúlunni efst á borðið

Dagsetningar og tímar geymdar sem texti

Ef niðurstöðurnar af flokkun eftir dagsetningu birtast ekki eins og búist var við, geta gögnin í dálknum sem innihalda tegundartakkann innihalda dagsetningar eða tímum sem eru geymdar sem textaupplýsingar frekar en sem tölur (dagsetningar og tímar eru bara sniðgagnatölur).

Í myndinni hér að framan endaði skráin fyrir A. Peterson neðst á listanum, þegar byggt var á lántökudaginn 5. nóvember 2014, þá hefði skráin verið sett fyrir ofan skrá fyrir A. Wilson sem einnig hefur lántökudag 5. nóvember.

Ástæðan fyrir óvæntum niðurstöðum er sú að lántökudagur fyrir A. Peterson hefur verið geymd sem texti, frekar en sem tala

Blandað gögn og fljótur tegundir

Þegar flýtiritunaraðferðin er notuð, ef skrár sem innihalda texta- og tölugögn eru blandaðar saman, skiptir Excel fjölda og texta gögnum fyrir sig - að setja upp færslur með textaupplýsingum neðst á listanum.

Excel gæti einnig innihaldið dálka fyrirsagnirnar í svörunarniðurstöðum - túlka þau sem aðeins aðra línu textaupplýsinga frekar en sem heiti fyrir gagnatöflunni.

Raða viðvaranir - Raða valmynd

Eins og sést á myndinni hér að framan, ef Raða valmynd er notuð, jafnvel fyrir tegundir á einum dálki, birtist Excel skilaboð sem benda þér á að það hafi komið upp gögn sem eru geymd sem texta og gefur þér kost á að:

• Raða allt sem lítur út eins og númer sem númer
• Raða tölur og tölur sem eru geymdar sem texti fyrir sig

Ef þú velur fyrsta valkostinn, mun Excel reyna að setja textaupplýsingarnar á réttan stað staðsetningarinnar.

Veldu aðra valkostinn og Excel mun setja skrárnar sem innihalda textaupplýsingar neðst á svörunarniðurstöðum - alveg eins og það gerist með fljótur tegund.

04 af 05

Flokkun gagna eftir vikudögum eða mánuðum í Excel

Raða eftir dögum vikunnar eða mánuðum mánaðarins með því að nota sömu innbyggða sérsniðna listann sem Excel notar til að bæta við dögum eða mánuðum í vinnublað með því að nota fyllahandfangið .

Þessi listi heimilar flokkun eftir daga eða mánuðum tímabundið frekar en í stafrófsröð.

Í dæminu hér að framan hafa gögnin verið flokkuð eftir mánuðinn sem nemendur hefðu byrjað á netinu námsbrautinni.

Eins og með aðrar tegundarvalkostir geta flokkunargildi með sérsniðnum lista birtist í hækkandi (sunnudag til laugardags / janúar til desember) eða lækkandi röð (laugardagur til sunnudags / desember til janúar).

Í myndinni hér að framan voru eftirfarandi skref fylgt til að raða gagnaúrtakinu á bilinu H2 til L12 eftir mánuðum ársins:

1. Leggðu áherslu á fjölda frumna sem á að raðað
2. Smelltu á heima flipann á borðið .
3. Smelltu á Raða & Sía táknið á borði til að opna fellilistann.
4. Smelltu á Custom Raða í fellilistanum til að koma upp Raða valmynd
5. Undir dálkinum í glugganum skaltu velja mánuð sem byrjað er í fellilistanum til að flokka gögnin eftir mánuðum ársins
6. Röðunarkosturinn er stilltur á gildi - þar sem flokkurinn byggist á raunverulegum gögnum í töflunni
7. Undir Röðun á fyrirsögninni skaltu smella á niður örina við hliðina á sjálfgefna A til Z valkostinum til að opna fellivalmyndina
8. Í valmyndinni skaltu velja Sérsniðin listi til að opna valmyndina Sérsniðin listi
9. Í vinstri hendi glugganum í valmyndinni skaltu smella einu sinni á listanum: janúar, febrúar, mars, apríl ... til að velja það

10. Smelltu á Í lagi til að staðfesta valið og fara aftur í valmyndina Raða

11. Valdar listi - janúar, febrúar, mars, apríl - verður birt undir fyrirsögn Order

12. Smelltu á Í lagi til að loka valmyndinni og flokka gögnin eftir mánuðum ársins

Til athugunar : Sjálfgefið listar birtast sjálfkrafa í hækkandi röð í valmyndinni Sérsniðnar listar . Til að flokka gögn í lækkandi röð með því að nota sérsniðna lista eftir að hafa valið lista sem þú vilt svo að hún birtist undir fyrirsögninni Order in the Raða valmynd:

1. Smelltu á niður örina við hliðina á listanum sem birtist - til dæmis janúar, febrúar, mars, apríl ... til að opna fellivalmyndina
2. Í valmyndinni skaltu velja sérsniðna listann sem birtist í lækkandi röð - eins og desember, nóvember, október, september ...

3. Smelltu á Í lagi til að loka valmyndinni og flokka gögnin í lækkandi röð með því að nota sérsniðna listann

05 af 05

Raða eftir línur til að endurskipuleggja dálka í Excel

Eins og sýnt er með fyrri tegundarvalkostum eru gögn venjulega flokkuð með dálkhausum eða reitarnum og niðurstaðan er að endurskipuleggja alla raðir eða gögn um gögn.

A minna þekktur, og því minna notaður flokkur valkostur í Excel er að raða fyrir röð, sem hefur áhrif á að endurskipuleggja röð dálka vinstri til hægri í verkstæði

Ein ástæðan fyrir flokkun fyrir röð er að passa við súlufyrirmæli milli mismunandi gagnabundna. Með dálkunum í sömu vinstri til hægri röð er auðveldara að bera saman skrár eða að afrita og færa gögn milli borðanna.

Sérsníða dálkaröðina

Mjög sjaldan er þó að fá dálkana í réttri röð einfalt verkefni vegna takmarkana á stigandi og lækkandi flokkunarvalkosti fyrir gildi.

Venjulega er nauðsynlegt að nota sérsniðna raðgreiningu og Excel inniheldur valkosti til að flokka með klefi eða leturlitum eða með skilyrtum formatáknum .

Þessir valkostir, eins og lýst er neðst á þessari síðu, eru enn frekar vinnuafli og ekki auðvelt að nota.

Sennilega auðveldasta leiðin til að segja Excel í röð dálka er að bæta við röð fyrir ofan eða neðan gagnataflan sem inniheldur tölurnar 1, 2, 3, 4 ... sem gefa til kynna röð dálka til vinstri til hægri.

Flokkun eftir röðum verður þá einfalt mál að flokka dálkana sem eru minnstu til stærsta í röðinni sem inniheldur tölurnar.

Þegar tegundin er búin er hægt að eyða bættri röð tölva auðveldlega .

Raða eftir línur Dæmi

Í gagnasýninu sem notað er fyrir þessa röð á Excel-valmöguleikum, hefur nemendahópurinn alltaf verið fyrsti til vinstri og síðan Nafn og síðan yfirleitt Aldur .

Í þessu tilviki, eins og sýnt er á myndinni hér fyrir ofan, hafa dálkarnir verið endurskipaðir þannig að Forritaslóðin sé fyrst til vinstri og síðan byrjað mánuður , Nafn o.fl.

Eftirfarandi skref voru notaðar til að breyta dálkuröðinni í það sem sést á myndinni hér fyrir ofan:

1. Settu inn auða línu fyrir ofan röðina sem inniheldur heiti
2. Í þessari nýju línu skaltu slá inn eftirfarandi tölur til vinstri til hægri frá og með
   dálki H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Lýstu á bilinu H2 til L13
4. Smelltu á heima flipann á borðið .
5. Smelltu á Raða & Sía táknið á borði til að opna fellilistann.
6. Smelltu á Custom Raða í fellivalmyndinni til að koma upp Raða valmynd
7. Efst á glugganum skaltu smella á Valkostir til að opna valmyndina Raða valmöguleikar
8. Smelltu á Raða til vinstri til hægri til að raða röð dálka vinstra megin til hægri í verkstæði
9. Smelltu á Í lagi til að loka þessari valmynd
10. Með breytingunni á stefnumörkun breytist kolanámskeiðið í Raða valmyndinni í Row
11. Undir radstrikinu skaltu velja að raða eftir línu 2 - röðin sem inniheldur sérsniðin númer
12. Röðunarkosturinn er stilltur á gildi
13. Undir Röðun á fyrirsögninni skaltu velja Lægsta til Stærsta úr fellilistanum til að raða númerunum í röð 2 í hækkandi röð
14. Smelltu á Í lagi til að loka glugganum og flokka dálkana til vinstri til hægri með tölunum í röð 2
15. Röð dálka ætti að byrja með Programme followed by Month Started , Name , etc.

Notaðu sérsniðna Raða val Excel til að endurskipuleggja dálka

Eins og getið er um hér að framan, en sérsniðnar tegundir eru tiltækar í valmyndinni Raða í Excel, eru þessar valkostir ekki auðvelt að nota þegar kemur að endurskipulagningu dálka í verkstæði.

Valkostir til að búa til sérsniðna raða pöntun í boði í valmyndinni Raða er að flokka gögnin með því að:

• klefi litur
• leturlitur
• táknið

Og ef hver dálkur hefur þegar verið með einstakt formatting sótt - svo sem mismunandi leturgerð eða klefi í klefi, þá þarf að setja það upp í einstaka frumur í sömu röð fyrir hverja dálki sem á að endurskipuleggja.

Til dæmis, til að nota leturlit til að endurskipuleggja dálkana í myndinni hér fyrir ofan

1. Smelltu á hvert reitheiti og breyttu leturlitnum fyrir hvert - til dæmis rautt, grænt, blátt, osfrv.
2. Í Raða valmynd, stilla Raða á valkostur í leturlit
3. Undir pöntun, stilltu röðina heiti léns í heiti til að passa við viðkomandi dálka röð
4. Eftir flokkun skaltu endurstilla leturlitinn fyrir hvert reitheiti