Dos og Dont er að slá inn gögn í Excel

by Ted franska

01 af 08

Excel Data Entry Yfirlit

7 DO'S og DON'Ts af Data Entry. © Ted franska

Þessi einkatími fjallar um nokkrar grundvallaratriði og ekki er hægt að slá inn gögn í töflureikni, svo sem Excel, Google töflureiknir og Open Office Calc.

Að slá inn gögn rétt í fyrsta sinn geta forðast vandamál síðar og auðveldað notkun á verkfærum og eiginleikum Excel eins og formúlur og töflur.

The DOs og DON'Ts eru:

Gerðu ráð fyrir töflureikni þínu
Ekki láta eyða raðir eða dálka þegar þú slærð inn tengd gögn
Gera vista oft og vista á tveimur stöðum
Ekki nota tölur sem dálkhausar og ekki meðtöldum einingum með gögnunum
Notaðu klefivísanir og nafngreindar línur í formúlum
Látið ekki frumur sem innihalda formúlur opið
Gera flokkaðu gögnin þín

Gerðu áætlun um töflureikni þinn

Þegar það kemur að því að slá inn gögn í Excel, er það góð hugmynd að gera smá skipulagningu áður en þú byrjar að slá inn.

Vitandi hvað vinnublaðið verður notað fyrir, gögnin sem það mun innihalda og hvað verður gert með þeim gögnum gæti haft mikil áhrif á lokasnið vinnublaðsins.

Til að skipuleggja áður en þú skrifar geturðu vistað tíma seinna ef töflureikni þarf að vera endurskipulagt til að gera það skilvirkt og auðveldara að vinna með.

Stig til að fjalla um

Hver er tilgangur töflureikningsins?
Hversu mikið gögn munu töflureikinn halda?
Er þörf á töflum?
Mun töflureikinn vera prentaður?

Hver er tilgangur töflureikningsins?

Tilgangur töflunnar mun hjálpa til við að ákvarða staðsetningu gagna, þar sem mikilvægustu upplýsingarnar þurfa að vera sýnilegar og aðgengilegir.
Hvaða útreikningar eru nauðsynlegar? Útreikningar hafa áhrif á hvaða formúlur og aðgerðir eru nauðsynlegar og hvar þeir verða staðsettir.

Hversu mikið gögn munu töflureikinn halda?

Upphæð gagna sem töflureikni mun upphaflega halda og hversu mikið verður bætt við seinna mun hafa áhrif á fjölda vinnublaða sem notuð eru.

Ekki dreifa gögnum út of mikið þar sem það getur gert tilteknar upplýsingar erfitt að finna og útreikningar sem fjalla um margar blöð eða vinnubækur geta byrjað að hafa áhrif á árangur Excel.
Fyrir stóra vinnutöflur er stundum gagnlegt að birta mikilvægar dálkutölur fyrir ofan dálkaviðmiðana, frekar en að neyða notendum til að fletta að neðst á vinnublaðinu til að sjá upplýsingar.

Er þörf á myndum?

Ef öll eða hluti gagna er að birtast í töflu eða töflum gæti það haft áhrif á skipulag upplýsinga,

Það fer eftir tegundum töflunnar, en gögnin gætu þurft að vera flokkuð á annan hátt - til dæmis að nota samantektarsvæði fyrir töflureikninga.
Fyrir stórum töflureiknum er hægt að færa töflur á aðskildar síður til að auðvelda fjölbreytni

Mun töflureikinn vera prentaður?

Hugsanlega er hægt að hafa áhrif á gögnin ef öll eða sum gögnin verða prentuð, allt eftir því hvort stíll eða landslag er valinn og fjöldi blöð sem þarf.

Ef nota skal myndskoðun á venjulegum pappírsstærð pappír (8 1/2 X 11) skaltu íhuga að setja flest gögn í raðir undir nokkrum dálkum þannig að allar fyrirsagnirnar séu sýnilegar á einu blaði.
Ef þörf er á mörgum blöðum skaltu íhuga að prenta dálkhausa efst á hverri síðu til að auðvelda að lesa gögnin.
Ef mörg gögn dálka þarf að prenta, getur landslagsskipulag haldið öllum fyrirsögnum á einni síðu. Aftur, ef þörf er á mörgum blöðum, prentaðu dálkhausana efst á hverri síðu.
Ef töflur eru prentaðar, geturðu flutt þau í sérstakt blað til að auðvelda verkefni.

02 af 08

Ekki láta eyða raðir eða dálka í tengdum gögnum

Ekki láta eyða raðir eða dálka. © Ted franska

Ef eyða á rauðum röðum eða dálkum í gagnatöflum eða tengdum gögnum getur það verið mjög erfitt að nota nokkrar aðgerðir Excel eins og töflur, snúningsborð og tilteknar aðgerðir.

Jafnvel tómir frumur í röð eða dálki sem innihalda gögn geta valdið vandamálum eins og sýnt er á myndinni hér fyrir ofan.

Skortur á tómum rýmum mun einnig auðvelda Excel til að greina og velja öll tengd gögn í bili ef aðgerðir eins og flokkun , síun eða Sjálfvirk notkun eru notuð.

Frekar en að skilja óheppnar línur eða dálka, notaðu landamæri eða sniði og snið með því að nota feitletrað eða undirstrikað til að brjóta upp gögnin og auðvelda það að lesa.

Sláðu inn gagna dálkinn þinn - vitur þegar mögulegt er.

Þegar þú setur út töflureikni þína skaltu setja lýsandi fyrirsögn efst í fyrstu dálki töflunnar með eftirfarandi gögnum.
Ef það er fleiri en ein gagnaserie, þá er listi þeirra eftir hverja aðra í dálkum (til vinstri til hægri) með titlinum fyrir hverja gagnaskeið efst.

Halda óskyldum gögnum aðskilið

Þó að viðhalda tengdum gögnum saman er mikilvægt, á sama tíma getur verið gagnlegt að halda óviðkomandi svið gagna aðskilið.

Ef þú skilur upp auða dálka eða raðir milli mismunandi gagnasviðs eða annarra gagna á verkstæði mun það auðveldara fyrir Excel að greina rétt og velja tengda svið eða gagnatöflur.

03 af 08

Ekki spara oft

Vistaðu gögnin þín oft. © Ted franska

Mikilvægi þess að spara vinnu þína oft getur ekki verið ofmetin - eða sagt of oft.

Auðvitað, ef þú ert að nota vefur-undirstaða töflureikni - eins og Google töflureiknir eða Excel Online - þá er sparnaður ekki vandamál, þar sem hvorki forrit hefur vistunarvalkost en í staðinn vinnurðu sjálfvirkt vistun.

Fyrir tölvutengd forrit þó, eftir að tveir eða þrír breytingar hafa verið gerðar - hvort sem það er að bæta við gögnum, breyta formi eða slá inn formúlu - vista vinnublað.

Ef það virðist of mikið skaltu vista að minnsta kosti á tveggja eða þriggja mínútna fresti.

Þó að stöðugleiki tölvur og hugbúnaðar hafi batnað verulega á undanförnum árum, hugsar hugbúnaðinn enn, rafmagnstruflanir gerast enn og aðrir ganga stundum yfir rafmagnssnúruna þína og draga hana úr veskinu.

Og þegar það gerist eykur tap á einhverjum gögnum - stór eða smá - aðeins vinnuálag þitt þegar þú reynir að endurreisa það sem þú hefur þegar gert.

Excel hefur sjálfvirka vistun , sem venjulega virkar mjög vel, en það ætti ekki að treysta á. Fáðu í vana að tryggja eigin gögn með tíðri vistun.

Flýtileið til að vista

Saving þarf ekki að vera íþyngjandi verkefni að flytja músina á borðið og smella á tákn, fáðu í vana að vista með því að nota flýtileiðsspjaldssamsetninguina af:

Ctrl + S

Gerðu Vista á tveimur stöðum

Annar þáttur í vistun sem ekki er hægt að meta er mikilvægi þess að vista gögnin þín á tveimur mismunandi stöðum.

Önnur staðsetning er að sjálfsögðu öryggisafrit og oft hefur verið sagt: "Afrit eru eins og tryggingar: hafa einn og þú munt líklega ekki þurfa það, ekki einn og þú munt líklega".

Besta öryggisafritið er eitt sem er á öðru líkamlegu stað frá upprunalegu. Eftir allt saman, hvað er málið að hafa tvö afrit af skrá ef þau

eru á sama disknum sem mistekst?
á sama tölvu, það er stolið?
í sama húsi sem brennur til jarðar?

Vefur undirstaða afrit

Aftur, að taka öryggisafrit þarf ekki að vera íþyngjandi eða tímafrekt verkefni.

Ef öryggi er ekki mál - vinnublaðið er listi yfir DVD-spilana þína - sendu þér afrit af tölvupósti með vefpósti, svo að afrit á döfinni sé líklega fullnægjandi.

Ef öryggi er vandamál er vefur geymsla enn valkostur - að vísu með fyrirtæki sem sérhæfir sig í því tagi og greiðir gjald fyrir það.

Þegar um er að ræða töflureikni á netinu, eru eigendur áætlunarinnar sennilega að taka öryggisafrit af netþjónum sínum - og þetta felur í sér alla notendagögn. En til að vera öruggur, hlaða niður afrit af skránni á tölvuna þína.

04 af 08

Ekki nota tölur sem dálkhausar og ekki meðtöldum einingum með gögnunum

Ekki nota tölur fyrir dálk eða línu. © Ted franska

Notaðu fyrirsagnir efst í dálkum og í byrjun raða til að bera kennsl á gögnin þín, þar sem þeir gera aðgerðir eins og að flokka miklu auðveldara en ekki nota tölur eins og - 2012, 2013, og svo framvegis - til að gera það.

Eins og sést á myndinni hér að framan, geta dálkur og línuritar, sem eru bara tölur, óvart meðtalin í útreikningum. Ef formúlan þín inniheldur aðgerðir eins og:

sem velur sjálfkrafa bilið af gögnum fyrir röksemdir aðgerðarinnar.

Venjulega líta slíkar aðgerðir fyrst upp á dálkum tölum ofan þar sem þeir eru staðsettir og síðan til vinstri fyrir röð af tölum og allir fyrirsagnir sem eru bara tölur verða með í völdu bilinu.

Tölur sem eru notaðir sem línuritar geta einnig mistekist sem annar gagnaserie ef þau eru valin sem hluti af bili fyrir töflu frekar en sem ásamerki.

Sniðið tölur í fyrirsjánum sem texti eða búið til textatákn með því að fara framhjá hverju númeri með frádrætti (') - eins og' 2012 og '2013. Afhendingin birtist ekki í reitnum, en það breytir númerinu í textaupplýsingar.

Halda einingar í fyrirsögnum

Ekki: Sláðu inn gjaldeyri, hitastig, fjarlægð eða aðrar einingar í hverja reit með fjölda gagna.

Ef þú gerir það er gott tækifæri að Excel eða Google töflureiknir sjái öll gögnin þín sem texta.

Í staðinn skaltu setja einingar í fyrirsagnirnar efst í dálknum, sem, eins og það gerist, mun tryggja að þessi fyrirsagnir séu að minnsta kosti texti og mun ekki skapa vandamálið sem fjallað er um hér að framan.

Texti til vinstri, tölur til hægri

A fljótur leið til að segja hvort þú hafir annaðhvort texta- eða tölugögn er að athuga hvort gögnin séu stillt í reit. Sjálfgefið er textaupplýsingarnar taktar til vinstri í Excel og Google töflureiknum og tölugögn eru takt við hægri í reit.

Þó að þetta sjálfgefna röðun getur auðveldlega breyst, þá er formatting venjulega ekki beitt fyrr en öll gögn og formúlur hafa verið færðar inn svo að sjálfgefna röðunin geti gefið þér vísbendingu um það að eitthvað sé skrítið í verkstæði.

Hlutfall og gjaldmiðilatákn

Besta aðferðin til að slá inn öll gögn í verkstæði er að slá inn bara látlausan töluna og síðan sniðið klefann til að birta númerið rétt - og þetta felur í sér prósentur og gjaldeyrishlutfall.

Excel og Google töflureiknir samþykkja hins vegar prósent tákn sem eru slegin inn í klefi ásamt númerinu og bæði viðurkenna algengan gjaldmiðilatákn, svo sem dollara skilti ($) eða breska pund táknið (£) ef þeir eru slegnir inn í a klefi ásamt fjölda gagna, en önnur tákn gjaldmiðils, svo sem Suður-Afríku Rand (R), verður líklega túlkuð sem texti.

Til að koma í veg fyrir hugsanleg vandamál skaltu fylgja ofangreindum bestu starfsvenjum og sláðu inn magnið og formaðu síðan reitinn fyrir gjaldeyri fremur en að slá inn gjaldmiðilssýnið.

05 af 08

Notaðu klefivísanir og nafngreindar línur í formúlum

Notkun nafngreinda sviða og klefivísar í formúlum. © Ted franska

Bæði klefi tilvísanir og heitir svið geta verið og ætti að nota í formúlur til að gera það fljótlegra og auðveldara að halda formúlunum og eftir framlengingu, allt verkstæði, án tillits og uppfærsla.

Tilvísanir í klefi eru samsetning af dálkriti og raðnúmeri klefi - eins og A1, B23 og W987 - og eru notuð til að bera kennsl á staðsetningu gagna í verkstæði.
Heiti svið eða skilgreint nafn er svipað og tilvísun í klefi þar sem það er notað til að auðkenna frumu eða fjölda frumna í verkstæði.

Tilvísunargögn í formúlum

Formúlur eru notaðar í Excel til að framkvæma útreikninga - eins og viðbót eða frádráttur.

Ef raunveruleg tölur eru í formúlum - svo sem:

= 5 + 3

Í hvert sinn sem gögnin breytast - segja til 7 og 6, þarf að breyta formúlunni og númerin breytast þannig að formúlan verður:

= 7 + 6

Ef gögnin eru sett inn í frumur í vinnublaðinu, þá er hægt að nota klefi tilvísanirnar - eða svið nöfn - í formúlunni frekar en tölurnar.

Ef númer 5 er færð í reit A 1 og 3 í reit A2, verður formúlan:

= A1 + A2

Til að uppfæra gögnin, breyttu innihaldi frumanna A1 og A2, en formúlan haldist óbreytt - Excel uppfærir sjálfkrafa formúlu niðurstöðurnar.

Sparnaður í tíma og áreynslu er aukinn ef verkstæði inniheldur flóknari formúlur og ef margar formúlur vísa til sömu upplýsinga þar sem aðeins þarf að breyta gögnum á einum stað og allar formúlur sem vísa til þess verða uppfærðar.

Með því að nota klefivísanir eða heitir svið gerir einnig verkstæði þín öruggari, þar sem það gerir þér kleift að vernda formúlurnar frá óviljandi breytingum en yfirgefa gagnafrumur sem breytast aðgengilegar.

Bendir á gögnin

Annar eiginleiki af Excel og Google töflureiknum er að þeir leyfa þér að slá inn klefi tilvísanir eða svið nöfn í formúlur með því að benda - sem felur í sér að smella á klefi til að slá inn tilvísun í formúluna.

Vísbending dregur úr möguleikanum á villum sem stafa af því að slá inn röngan klefi tilvísun eða rangt stafsetningu heiti.

Notaðu nafngreindar línur til að velja gögn

Ef þú gefur upp svæði tengdra gagna getur nafn auðveldað þér að velja gögnin við gerð eða síunaraðgerðir.

Ef stærð gagnasvæðis breytist getur nafnspjald auðveldlega breytt með nafnastjóra .

06 af 08

Ekki láta frumur sem innihalda formúlur óvarðar

Eftir að hafa notað svo mikinn tíma til að fá formúlur sínar réttar og nota rétta klefi tilvísanir, gera margir mistök að yfirgefa þær formúlur sem eru viðkvæm fyrir slysni eða vísvitandi breytingum.

Með því að setja gögn í frumum í verkstæði og síðan vísa til þessara gagna í formúlum leyfir frumurnar sem innihalda formúlurnar að vera læst og, ef nauðsyn krefur, varið með lykilorði til að halda þeim öruggum.

Á sama tíma geta frumurnar, sem innihalda gögnin, verið opið þannig að hægt sé að færa breytingar auðveldlega til að halda töflureikni uppfærð.

Vernd á vinnublað eða vinnubók er tvíþætt ferli:

Gakktu úr skugga um að réttir frumur séu læstar
Notaðu verndarklæðninguna - og ef þú vilt bæta við lykilorði

07 af 08

Gera flokkaðu gögnin þín

Gerðu upplýsingar þínar eftir að þú hefur lokið því.

Vinna með lítið magn af óflokkaðum gögnum í Excel eða Google töflureiknum er yfirleitt ekki vandamál, en þar sem fjöldi gagna eykst er það erfitt að vinna með það á skilvirkan hátt.

Flokkaðar gögn er auðveldara að skilja og greiningu og sumar aðgerðir og verkfæri, svo sem VLOOKUP og SUBTOTAL, þurfa staðlaðar upplýsingar til að geta skilað réttum árangri.

Einnig er hægt að flokka gögnin á mismunandi hátt með því að auðvelda að koma í veg fyrir þróun sem ekki er augljóst í fyrstu.

Val á gögnum sem flokkaðar eru

Áður en gögn geta verið flokkuð, Excel þarf að vita nákvæmlega svið sem á að vera flokkað og yfirleitt er Excel nokkuð gott að velja svæði tengdra gagna - svo lengi sem þegar það var slegið inn,

Engar bláar línur eða dálkar voru eftir innan svæðis tengdar gagna;
og tómir raðir og dálkar voru eftir á milli tengdra gagna.

Excel mun jafnvel ákvarða, nokkuð nákvæmlega, ef gögnin eru með reitarnöfn og útiloka þessa röð frá skrám sem á að vera flokkuð.

Hins vegar leyfir Excel að velja sviðið sem á að sortera getur verið áhættusamt - sérstaklega með miklu magni af gögnum sem erfitt er að athuga.

Notkun nöfn til að velja gögn

Til að tryggja að réttar upplýsingar séu valdar skaltu auðkenna bilið áður en tegundin er hafin.

Ef sama sviðið er raðað ítrekað er besta leiðin að gefa henni nafn.

Ef nafn er skilgreint fyrir sviðið sem á að raða, sláðu inn nafnið í Nafnreitnum eða veldu það úr tengdum fellilistanum og Excel mun sjálfkrafa auðkenna réttan fjölda gagna í verkstæði.

Falinn línur og dálkar og flokkun

Falinn raðir og dálkar af gögnum eru ekki fluttar á meðan flokkun stendur, svo þau þurfa að vera unhidden áður en flokkurinn fer fram.

Til dæmis, ef röð 7 er falin og það er hluti af fjölda gagna sem er raðað, verður það áfram sem röð 7 frekar en að flytja á réttan stað sem afleiðing af tegundinni.

Sama gildir um dálka gagna. Flokkun eftir röðum felur í sér að endurskipuleggja dálka gagna, en ef dálkur B er falinn áður en flokkurinn er áfram, mun hann vera áfram eins og dálkur B og ekki endurskipaður með öðrum dálkum á raðgreindum sviðum.

08 af 08

Allir tölur ættu að vera bækur sem tölur

Útgáfa: Athugaðu hvort allar tölur séu geymdar sem tölur. Ef niðurstöðurnar eru ekki það sem þú bjóst við gæti dálkurinn innihaldið tölur sem eru geymdar sem texti og ekki sem tölur. Til dæmis eru neikvæðar tölur fluttar inn frá sumum bókhaldskerfum eða númerum sem eru færðar með leiðandi (fráfall) geymdar sem texti.

Þegar þú flýtir fljótt gögn með AZ eða ZA takkanum, getur það farið hræðilega úrskeiðis. Ef það er tómt róður eða tóm dálkar innan gagna, gæti hluti af gögnum verið flokkað á meðan önnur gögn eru hunsuð. Ímyndaðu þér óreiðu sem þú munt hafa, ef nöfn og símanúmer eru ekki lengur samsvörun, eða ef pantanir fara til rangra viðskiptavina!

Auðveldasta leiðin til að tryggja að rétt úrval gagna sé valið fyrir flokkun er að gefa það nafn.

Önnur forsendan hefur áhrif á nákvæmlega hvað Excel er. Ef þú hefur einn reit valinn, stækkar Excel valið til að velja svið (mikið eins og að ýta á Ctrl + Shift + 8) afmarkast af einni eða fleiri auðum dálkum og röðum. Það skoðar þá fyrstu röðina á völdu bili til að ákvarða hvort það innihaldi upplýsingar um haus eða ekki.

Þetta er þar sem flokkun með tækjastikubúnaði getur orðið erfiður - hausinn þinn (miðað við að þú hafir einn) verður að uppfylla nokkuð frekar strangar leiðbeiningar til að Excel geti viðurkennt það sem haus. Til dæmis, ef það eru einhverjar auða frumur í hausnum, getur Excel hugsað að það sé ekki haus. Sömuleiðis, ef hausaröðin er formuð á sama hátt og aðrar raðir í gagnasviðinu, þá getur það ekki viðurkennt það. Eins og heilbrigður, ef gögnin þín samanstendur eingöngu af texta og hausaröðin þín inniheldur ekkert annað en texta, mun Excel nánast allan tímann ekki tekst að þekkja hausinn. (Röðin lítur út eins og annar gögnargögn til Excel.)

Aðeins eftir að velja bilið og ákveða hvort það sé hausröð mun Excel gera raunverulegan flokkun. Hversu ánægð með niðurstöðurnar veltur á því hvort Excel hafi bæði valið svið og hausaröðin ákveðið rétt. Til dæmis, ef Excel heldur ekki að þú hafir hausröð og þú gerir það, þá er hausið þitt raðað í líkamsgögnin; þetta er yfirleitt slæmt.

Til að ganga úr skugga um að gagnasviðið þitt sé rétt viðurkennt skaltu nota Ctrl + Shift + 8 flýtivísann til að sjá hvað Excel velur; þetta er það sem verður raðað. Ef það passar ekki við væntingar þínar, þá þarftu annaðhvort að breyta eðli gagna í töflunni, eða þú þarft að velja gagnasviðið áður en þú notar Raða valmyndina.

Til að ganga úr skugga um að fyrirsögn þín sé viðurkennd rétt skaltu nota Ctrl + Shift + 8 flýtivísann til að velja gagnasviðið og líta síðan á fyrstu röðina. Ef hausinn þinn hefur autt frumur meðal þeirra sem valdir eru í fyrstu röðinni eða fyrstu röðin er formuð eins og annarri röðinni, eða þú hefur fleiri en eina hausröð valið, þá gerir Excel ráð fyrir að þú hafir enga hausröð yfirleitt. Til að leiðrétta þetta, gerðu breytingar á hausnum þínum til að ganga úr skugga um að það sé viðurkennt rétt með Excel.

Að lokum gætu öll veð verið slökkt ef gagnataflan þín notar margar línur. Excel hefur erfitt með að þekkja þá. Þú sameinir vandamálið þegar þú býst við að það innihaldi eyða raðir í þeim haus; það getur bara ekki gert það sjálfkrafa. Þú getur hins vegar einfaldlega valið allar raðirnar sem þú vilt raða áður en þú gerir það. Með öðrum orðum, vertu viss um hvað þú vilt Excel til að raða; ekki láta Excel gera forsendur fyrir þig.
Dagsetningar og tímar geymdar sem texti

Ef niðurstöðurnar af flokkun eftir dagsetningu birtast ekki eins og búist var við, geta gögnin í dálknum sem innihalda tegundartakkann innihalda dagsetningar eða tímum sem eru geymdar sem textaupplýsingar frekar en sem tölur (dagsetningar og tímar eru bara sniðgagnatölur).

Í myndinni hér að framan endaði skráin fyrir A. Peterson neðst á listanum, þegar byggt var á lántökudaginn 5. nóvember 2014, þá hefði skráin verið sett fyrir ofan skrá fyrir A. Wilson sem einnig hefur lántökudag 5. nóvember.

Ástæðan fyrir óvæntum niðurstöðum er sú að lántökudagur fyrir A. Peterson hefur verið geymd sem texti, frekar en sem tala
Blandað gögn og fljótur tegundir.

Þegar flýtiritunaraðferðin er notuð, sem inniheldur texta- og tölugögn, er blandað saman, skiptir Excel fjölda og texta gögnum fyrir sig - að setja upp færslur með textaupplýsingum neðst á listanum.

Excel gæti einnig innihaldið dálka fyrirsagnirnar í svörunarniðurstöðum - túlka þau sem aðeins aðra línu textaupplýsinga frekar en sem heiti fyrir gagnatöflunni.
Raða viðvaranir - Raða valmynd

Eins og sést á myndinni hér að framan, ef Raða valmynd er notuð, jafnvel fyrir tegundir á einum dálki, birtist Excel skilaboð sem benda þér á að það hafi komið upp gögn sem eru geymd sem texta og gefur þér kost á að:

Raða allt sem lítur út eins og númer sem númer
Raða tölur og tölur sem eru geymdar sem texti fyrir sig

Ef þú velur fyrsta valkostinn, mun Excel reyna að setja textaupplýsingarnar á réttan stað staðsetningarinnar.

Veldu aðra valkostinn og Excel mun setja skrárnar sem innihalda textaupplýsingar neðst á svörunarniðurstöðum - alveg eins og það gerist með fljótur tegund.