Notkun gagnavottunar til að koma í veg fyrir ógilda gagnafærslu í Excel

01 af 01

Hindra ógildan gagnafærslu

Notkun gagnavottunar til að koma í veg fyrir ógild gögn

Gagnavottunarvalkostir Excel er hægt að nota til að stjórna tegund og gildi gagna sem eru slegin inn í tiltekna frumur í verkstæði .

Hið ýmsu magn stjórnunar sem hægt er að beita felur í sér:

• birtist hvetjandi skilaboð þegar smellt er á reit sem inniheldur gögn fyrir staðfestingu á gögnum er smellt á en án takmarkana á gögnum sjálfsins
• takmarka gerð og svið gagna sem hægt er að slá inn í reit
• Notaðu formúlu sem er staðsett á annan stað til að ákvarða hvort gögn sem slegin eru inn í reit eru gild

Þessi einkatími nær yfir seinni valkostinn til að takmarka gerð og svið gagna sem hægt er að slá inn í reit í Excel verkstæði.

Nota villuskilaboð

Til viðbótar við að setja takmarkanir á gögnum sem hægt er að slá inn í reit má birta villuskilaboð sem útskýra takmarkanir þegar ógild gögn eru slegin inn.

Það eru þrjár gerðir af villaviðvöruninni sem hægt er að birta og gerðin sem valin hefur áhrif á hversu strangt takmarkanirnar eru framfylgt:

• Stöðva - kemur í veg fyrir að ógild gögn séu færð inn
• Viðvörun - varar við því að ógild gögn hafi verið slegin inn í reit með möguleika á að hunsa takmörkunum
• Upplýsingar - upplýsir notendur um að ógild gögn hafi verið slegin inn í reit en hindrar ekki aðgang þess

Villa viðvörunartakmarkanir

Villa viðvörun birtast aðeins þegar gögn eru slegin inn í reit. Þeir birtast ekki ef:

• Ógild gögn eru afrituð í reit eða færð með því að nota fyllahandfangið
• Formúla í reitnum reiknar ógilda niðurstöðu
• Fjölvi færir ógild gögn inn í reit

Dæmi: Hindra ógildan gagnafærslu

Eins og sést á myndinni hér fyrir ofan mun þetta dæmi:

1. Stilltu gögnargildingarvalkosti sem leyfa aðeins heilum tölum með gildi minna en 5 til að slá inn í reit D1;
2. Ef ógild gögn eru slegin inn í reitinn birtist stöðvunarviðvörun .

Opnun valmyndar gagna Validation

Allar gagnavottunarvalkostir í Excel eru stilltar með gagnagildingarglugganum.

1. Smelltu á klefi D1 - staðsetningin þar sem gögnin gilda
2. Smelltu á flipann Data
3. Veldu Gögn Validation frá borði til að opna fellivalmyndina
4. Smelltu á Gögn Validation í listanum til að opna gagna Valmynd valmynd

Stillingar flipann

Þessar skref takmarka gerð gagna sem hægt er að slá inn í reit D1 í heil númer með minna en fimm gildi.

1. Smelltu á flipann Stillingar í valmyndinni
2. Undir Leyfa: valið veldu Heilt númer af listanum
3. Undir valkostinum Gögn: Veldu minna en af listanum
4. Í hámarki: lína er númerið 5

Villa viðvörunar flipann

Þessar skref tilgreinir hvaða tegund af villa viðvörun að birtast og skilaboðin sem hún inniheldur.

1. Smelltu á flipann Villa viðvörun í valmyndinni
2. Gakktu úr skugga um að "Sýna villa viðvörun eftir ógild gögn er slegið inn" reitinn er valinn
3. Undir Style: valkosturinn veldu Stöðva af listanum
4. Í titlinum: lína tegund: Ógild gögn gildi
5. Í villuboðinu: lína gerð: Aðeins tölur með gildi minna en 5 eru leyfðar í þessum reit
6. Smelltu á Í lagi til að loka valmyndinni og fara aftur í verkstæði

Prófunargögnunarstillingar

1. Smelltu á klefi D1
2. Sláðu inn númerið 9 í reit D1
3. Ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu
4. Stöðvunarskilaboðin Stöðvunarvilla ætti að birtast á skjánum þar sem þessi tala er hærri en hámarksgildið sem er valið í valmyndinni
5. Smelltu á hnappinn til að reyna aftur í skilaboðaskilaboðunum
6. Sláðu inn númerið 2 í reit D1
7. Ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu
8. Gögnin ættu að vera samþykkt í klefanum þar sem það er minna en hámarksgildi í valmyndinni