Hvernig á að búa til gagnagrunn í Excel

Fylgjast með tengiliðum, söfnum og öðrum gögnum með Excel gagnagrunni

Stundum þurfum við að fylgjast með upplýsingum og gott að þetta sé í Excel gagnagrunni. Hvort sem það er persónuleg listi yfir símanúmer, tengiliðalista fyrir meðlimi stofnunar eða teymis, eða safn af myntum, kortum eða bókum, gerir Excel-gagnasafnaskrá auðvelt að slá inn, geyma og finna tilteknar upplýsingar.

Microsoft Excel hefur byggt það tól til að hjálpa þér að fylgjast með gögnum og til að finna tilteknar upplýsingar þegar þú vilt það. Eins og heilbrigður, með hundruð dálka og þúsunda raða , getur Excel töflureikni haldið gríðarlegum gögnum .

Sláðu inn gögnin

Grunnsniðið til að geyma gögn í Excel gagnagrunni er borð.

Þegar búið er að búa til töflu er hægt að nota gögnargögn Excel til að leita, flokka og sía færslur í gagnagrunninum til að finna tilteknar upplýsingar.

Til að fylgja með þessari einkatími skaltu slá inn gögnin eins og sýnt er á myndinni hér fyrir ofan.

Sláðu inn nemendapennann fljótt:

1. Sláðu inn fyrstu tvö auðkenni - ST348-245 og ST348-246 í frumur A5 og A6, í sömu röð.
2. Leggðu áherslu á tvö auðkenni til að velja þau.
3. Smelltu á fyllahandfangið og dragðu það niður í klefi A13 .
4. Nauðsynlegt er að sækja um afganginn af nemendakennslunum í frumur A6 til A13.

Sláðu inn gögn rétt

Þegar þú slærð inn gögnin er mikilvægt að tryggja að það sé slegið inn á réttan hátt. Annað en röð 2 á milli töflureiknistafnsins og dálkhausanna, ekki eftir neinum öðrum rauðum röðum þegar þú slærð inn gögnin þín. Gakktu úr skugga um að þú sleppir ekki tómum frumum.

Gögnatölur , sem stafa af rangri gagnaflutningi, eru uppspretta margra vandamála sem tengjast gagnavinnslu. Ef gögnin eru slegin inn rétt í upphafi er forritið líklegri til að gefa þér þær niðurstöður sem þú vilt.

Röð eru færslur

Hver einstakra röð gagna, í gagnagrunni er þekkt sem skrá . Þegar þú skráir færslur skaltu hafa þessar leiðbeiningar í huga:

• Leyfðu engum rauðum röðum í töflunni að búa til. Þetta felur í sér EKKI að fara í autt röð milli dálkanna og fyrstu röðin af gögnum.
• Skrá getur innihaldið gögn um aðeins eitt tiltekið atriði.
• Upptaka verður einnig að innihalda ALL gögnin í gagnagrunninum um það atriði. Það getur ekki verið upplýsingar um hlut í fleiri en einum röð.

Dálkar eru reitir

Þó að raðir í Excel gagnagrunni séu nefndar skrár, eru dálkarnir þekktir sem reitir . Hver dálkur þarf fyrirsögn til að bera kennsl á þau gögn sem hún inniheldur. Þessar fyrirsagnir eru heitir reitarnöfn.

• Field nöfn eru notuð til að tryggja að gögnin fyrir hvert skrá séu slegin inn í sömu röð.
• Gakktu úr skugga um að öll gögnin í dálki séu slegin inn með sama sniði. Ef þú byrjar að slá inn tölur sem tölur (eins og 10 eða 20) skaltu halda því upp. Ekki breyta hluta til og byrja að slá inn tölur sem orð (eins og tíu eða tuttugu). Vertu í samræmi.
• Ekki láta eyða dálka í töflunni.

Búa til töfluna

Þegar gögnin hafa verið færð inn er hægt að breyta því í töflu . Að gera svo:

1. Leggðu áherslu á frumurnar A3 til E13 í verkstæði.
2. Smelltu á heima flipann.
3. Smelltu á Format as Table valkostinn á borði til að opna fellivalmyndina.
4. Veldu bláa töfluformi Medium 9 valkostinn til að opna valmyndina Format as Table .
5. Þó að gluggarinn sé opinn, ætti að vera um það bil frumur A3 til E13 á vinnublaðinu að vera umkringd hrygningarmörkum.
6. Ef marrandi ants umlykur rétta svið frumna, smelltu á Ok í sniðinu sem borða valmynd.
7. Ef marrandi ants umlykur ekki réttan fjölda frumna skaltu auðkenna rétta bilið í verkstæði og smelltu síðan á Ok í valmyndinni Format as Table .
8. Taflan ætti að innihalda dropana niður örvarnar við hliðina á hverju reitarnafni og borðaröðin ætti að vera sniðin í skiptisljósi og dökkbláu.

Nota gagnasafn Verkfæri

Þegar þú hefur búið til gagnagrunninn getur þú notað þau verkfæri sem eru staðsett undir niðurvalpípum við hliðina á hverju heiti á sviði til að flokka eða sía gögnin þín.

Flokkun gagna

1. Smelltu á fellilistann við hliðina á heiti síðunnar.
2. Smelltu á Raða A til Z valkost til að raða gagnagrunninum í stafrófsröð.
3. Einu sinni raðað, Graham J. ætti að vera fyrsta metið í töflunni og Wilson. R ætti að vera síðasta.

Sía gögn

1. Smelltu á fellilistann við hliðina á heiti forritsins.
2. Smelltu á reitinn við hliðina á Velja allt til að hreinsa alla reitina.
3. Smelltu á hakið við hliðina á viðskiptatækinu til að bæta við merkjum í reitinn.
4. Smelltu á Í lagi .
5. Aðeins tveir nemendur - G. Thompson og F. Smith ættu að vera sýnilegir þar sem þeir eru eini tveir þátttakendur í viðskiptaáætluninni.
6. Til að sýna allar færslur skaltu smella á niðurhnappinn við hliðina á heiti forrita .
7. Smelltu á hreinsa síuna frá "Program" valkostinum.

Útvíkka gagnagrunninn

Til að bæta við fleiri færslum í gagnagrunninn þinn:

• Settu músarbendilinn yfir litla punktinn neðst í hægra horninu á töflunni.
• Músarbendillinn breytist í örvar með tvíhöfða.
• Þegar þetta gerist skaltu smella á hægri hnappinn og halda hægri músinni niður til að bæta við auða línu neðst í gagnagrunninum.
• Bættu eftirfarandi gögnum við þessa nýju línu:
  Cell - gögn
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Vísindi

Að ljúka gagnasniðinu

1. Hápunktur frumur A1 til E1 í verkstæði.
2. Smelltu á heima flipann.
3. Smelltu á Merge og Center valkosti borðarinnar til að miðla titlinum.
4. Smelltu á Fylltu litinn (lítur út eins og málafylling) á borði til að opna lista yfir dropar í fyllingu.
5. Veldu Blue, Accent 1 frá listanum til að breyta lit bakgrunnsins í frumum A1 - E1 til dökkblár.
6. Smelltu á táknið Font Litur á formatting tækjastikunni (það er stór stafur "A") til að opna listann með fellivalmyndinni.
7. Veldu hvítt af listanum til að breyta lit á textanum í frumum A1 - E1 í hvítt.
8. Hápunktur frumur A2 - E2 í verkstæði.
9. Smelltu á Fylltu litina á borðið til að opna lista yfir dropatöflu.
10. Veldu Blue, Accent 1, Lighter 80 frá listanum til að breyta lit bakgrunnsins í frumum A2 - E2 í ljósblátt.
11. Hápunktur frumur A4 - E14 í vinnublaðinu.
12. Smelltu á miðjuvalkostinn á borði til að miðja texta í frumur A14 til E14.
13. Á þessum tímapunkti, ef þú hefur fylgt öllum skrefum þessa kennslu rétt, ætti töflureiknið að líkjast töflureikni sem sýnt er í skrefi 1 í þessari kennsluefni.

Gagnasafn aðgerðir

Samheiti: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Þar sem D virka er eitt af eftirfarandi:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tegund : Gagnasafn

Gagnasafn aðgerðir eru sérstaklega vel þegar Google töflureiknir eru notaðar til að viðhalda skipulögðum gögnum, eins og gagnagrunni. Hvert gagnasafnskerfi, Dfunction , reiknar samsvarandi virkni á undirhópi klefnisviðs sem talin er gagnagrunnstafla. Gagnasafn aðgerðir taka þrjá rök:

• Database_arr er svið, embed in array eða array myndað af fylki tjáningu sem er skipulögð þannig að hverja röð eftir röð 1 er gagnagrunnur skrá og hver dálkur er gagnasafn sviði. Row 1 inniheldur merkin fyrir hvert reit.
• Field_str | num gefur til kynna hvaða dálkur (reitur) inniheldur gildin sem að meðaltali. Þetta er hægt að gefa upp sem annað hvort reitinn heiti (textilínur) eða dálknúmerið, þar sem vinstri dálkurinn væri táknaður sem 1.
• Criteria_arr er svið, embed in array eða array sem myndast með fylkið tjáningu sem er skipulögð þannig að fyrsta röðin inniheldur heiti reitarinnar sem viðmiðið (viðmiðanirnar) verður beitt og síðari línur innihalda skilyrt próf (ir) .

Fyrsta röðin í Criteria tilgreinir reitina. Sérhver annar röð í Criteria táknar síu, sem er sett af takmörkunum á samsvarandi sviðum. Takmarkanir eru lýstar með því að nota fyrirspurn til dæmis, og geta innihaldið gildi sem samsvarar eða samanburðarrekandi fylgt eftir með samanburðarvirði. Dæmi um takmarkanir eru: "Súkkulaði", "42", "> = 42", "<> 42". Tómur flokkur þýðir engin takmörkun á viðkomandi reit.

Sía passar í gagnagrunnaröð ef allar takmarkanir sínar (takmörkin í röðinni í síunni) eru uppfyllt. Gagnagrunnur röð (skrá) uppfyllir viðmiðanir ef og aðeins ef að minnsta kosti einn sía passar við það. Veldanafn getur birst meira en einu sinni í viðmiðunarsviðinu til að leyfa margar takmarkanir sem eiga að eiga sér stað samtímis (td hitastig> = 65 og hitastig <= 82).

DGET er eini gagnagrunnurinn virknin sem ekki samanlagt gildi. DGET skilar gildinu á reitinum sem tilgreint er í seinni rifrinum (líkt og VLOOKUP) aðeins þegar einmitt eitt upp samsvarar viðmiðunum; Annars skilar það villu sem gefur til kynna engar samsvörun eða margar passar