Samruni pósts er tól sem auðveldar stofnun skjala sem eru svipaðar en innihalda einstök og breytileg gögn. Þetta er gert með því að tengja gagnagrunn sem inniheldur þessi gögn þætti í skjal, sem inniheldur sameinast sviðum þar sem þessi einstaka gögn verða byggð.
Mail samruni sparar þér tíma og fyrirhöfn með því að gera sjálfvirkan aðferð við að slá inn staðlað gögn eins og nöfn og heimilisföng í skjali. Til dæmis gætir þú tengt formbréf við tengiliðahóp í Outlook; Þetta bréf gæti haft sameinað reit fyrir heimilisfang hvers tengiliðar og eitt fyrir nafn tengiliðsins sem hluta af bréfi bréfsins.
Notar Mail Merge
Mail sameinar, fyrir marga, kallar hugsanir um ruslpóst. Þótt markaðsaðilar nota óhjákvæmilega póstflokka til að búa til mikið magn af pósti á fljótlegan og auðveldan hátt, getur margt annað notað þig á óvart og breytt því hvernig þú býrð til skjala.
Þú getur notað samruna póst til að búa til hvers konar prentað skjal, sem og rafrænt dreift skjöl og fax. Hvers konar skjöl sem þú getur búið til með því að nota samruna pósti eru nánast endalausir. Hér eru nokkur dæmi:
- Vörulisti
- Birgðir
- Reikningar
- Merki
- Umslag
- Og auðvitað, bréf
Þegar notaður er snjallt getur póstur sameinað aukið framleiðni þína mjög. Það getur einnig aukið skilvirkni skjala sem þú býrð til. Til dæmis, með því að sérsníða bréf með nöfnum nafna eða annarra þátta sem eru sérstakar fyrir hvern viðtakanda, kynnir þú slétt, persónulegt mynd sem setur stig fyrir það útkomu sem þú vilt.
Líffærafræði Mail Merge
Samruni póstsins samanstendur af tveimur meginhlutum: skjalið og gagnasöfnin , einnig nefndur gagnagrunnurinn. Microsoft Word einfaldar verkið með því að láta þig nota önnur Office forrit eins og Excel og Outlook sem gagnasöfn. Ef þú hefur fulla Office Suite, nota eitt af forritum hennar þar sem gögnin þín eru auðveld, þægileg og mjög mælt með. Notkun tengiliða sem þú hefur þegar gert í Outlook tengiliðunum þínum, til dæmis, mun spara þér frá því að slá inn þessar upplýsingar aftur inn í annan gagnasafna. Notkun núverandi Excel töflureikni gefur þér enn meiri sveigjanleika við gögnin en gögnin sem Orðið mun búa til.
Ef þú hefur aðeins Word forritið, getur þú samt notað eininga sameininguna. Orð hefur getu til að búa til fullkomlega sérhannaðar gagnamagn til að nota í samruna póstsins.
Uppsetning Mail Merge
Samanburður á pósti kann að virðast flókin og flókin gögnargögn sem byggjast á stórum gagnagrunni geta vissulega verið. Orð einfaldar þó skipulagningu samskipta samskipta fyrir algeng notkun með því að veita töframaður sem gengur í gegnum ferlið við að tengja skjalið við gagnagrunn. Almennt er hægt að ljúka ferlinu í færri en 10 tiltölulega einföldum skrefum, þar á meðal að finna og leiðrétta villur. Það er færri en að undirbúa skjalið þitt handvirkt myndi taka, og með mun minni tíma og þræta líka.