Hvernig á að gera Microsoft Word Mail Sameina úr Excel töflureikni

Mail Merge lögun Microsoft leyfir þér að senda sama skjal með smávægilegum breytingum á fjölda viðtakenda. Hugtakið "sameinast" kemur frá þeirri staðreynd að eitt skjal (bréf, til dæmis) sameinast gögnargögn, svo sem töflureikni .

Mail sameinast lögun virkar óaðfinnanlega með gögnum frá Excel. Þó að Word leyfir þér einnig að búa til eigin gagnaflutning, eru valkostir fyrir notkun þessara gagna takmörkuð. Enn fremur, ef þú hefur nú þegar gögnin þín í töflureikni, þá er það ekki mikilvægt að endurhrifa allar upplýsingar í gagnasafni Word.

Undirbúningur gagna fyrir Mail Merge

Fræðilega er hægt að nota hvaða Excel verkstæði sem er í Word Mail samruna virka án sérstakrar undirbúnings. Hins vegar er mælt með að þú tekur nokkurn tíma að undirbúa verkstæði til að hámarka samrunaferlinu .

Hér eru nokkrar leiðbeiningar til að fylgjast með því sem mun hjálpa til við að sameina póstferlið.

Skipuleggja töflureiknarupplýsingarnar þínar

Í hættu á að segja frá augljósum, ætti gögnin þín að vera skipulögð snyrtilega í raðir og dálka. Hugsaðu um hverja röð sem ein skrá og hverja dálki sem reit sem þú ert að fara að setja inn í skjalið þitt. (Skoðaðu Excel handritaskráningina ef þú þarft endurnýjun.)

Búðu til hausarlínu

Búðu til hausröð fyrir blaðið sem þú ætlar að nota til að sameina póstinn. Heiðra röð er röð sem inniheldur merki sem auðkenna gögnin í frumunum hér að neðan. Excel getur verið finicky stundum um að greina á milli gagna og merkimiða, svo gerðu þetta skýrt með því að nota feitletrað texta, frumamörk og frumuskjá sem eru einstök fyrir hausröðina. Þetta tryggir að Excel skili því frá öðrum upplýsingum.

Síðar þegar þú sameinir gögnin við aðalskjalið birtast merkin sem nöfn sameinaðs reitanna, svo það verður ekkert rugl um hvaða gögn þú setur inn í skjalið þitt. Enn fremur er góð leið til að merkja dálka þína, þar sem það hjálpar til við að koma í veg fyrir notandavilla.

Setjið öll gögn á einföldu blaði

Gögnin sem þú ætlar að nota til að sameina tölvupóst verður að vera á einu blaði. Ef það er dreift yfir mörgum blöðum þarftu að sameina blöðin eða framkvæma margar samruna pósti. Gakktu úr skugga um að blöðin séu greinilega nefndir þar sem þú þarft að geta valið lakið sem þú ætlar að nota án þess að skoða það.

Tengja gagnasöfn í Mail Merge

Næsta skref í samrunaferlinu er að tengja undirbúin Excel töflureikni með Word skjalinu þínu.

  1. Smelltu á Open Data Source hnappinn á Mail Merge tækjastikunni.
  2. Í valmyndinni Gagnasafnsvalkosti skaltu fletta í gegnum möppurnar þar til þú finnur Excel vinnubókina þína. Ef þú finnur ekki Excel-skrána þína skaltu ganga úr skugga um að "Allar gagnaheimildir" séu valdir í fellivalmyndinni merktar "Skrár tegundar".
  3. Tvöfaldur-smellur á þinn uppspretta Excel uppspretta skrá, eða veldu það og smelltu á Opna .
  4. Í valmyndinni Velja töflu velurðu Excel skjalið sem inniheldur þau gögn sem þú vilt sameina við skjalið þitt.
  5. Gakktu úr skugga um að gátreitinn við hliðina á "Fyrsta röð gagna inniheldur dálkhausa" er merktur.
  6. Smelltu á Í lagi .

Nú þegar gögnin hafa verið tengd aðalskjalinu geturðu byrjað að slá inn texta og / eða breyta Word skjalinu þínu. Þú getur þó ekki gert breytingar á gögnum þínum í Excel; ef þú þarft að gera breytingar á gögnum verður þú að loka aðalskjalinu í Word áður en þú getur opnað gagnaheimildina í Excel.

Það er auðvelt að setja saman flokkaþrep í skjalið með því að fylgja þessum skrefum:

  1. Smelltu á Insert Merge Field hnappinn á tækjastikunni. Setja inn samsvörunarsvæði valmynd birtist.
  2. Merktu heiti reitarinnar sem þú vilt setja inn af listanum og smelltu á Insert .
  3. Kassinn verður áfram opinn og gerir þér kleift að setja inn fleiri reiti. Ef þú setur inn fleiri en eitt reit í röð, mun Word ekki sjálfkrafa bæta við bili milli reitanna í skjalinu þínu; þú verður að gera þetta sjálfur eftir að þú hefur lokað valmyndinni. Í skjalinu þínu muntu sjá heiti svæðisins umkringdur tvöföldum örvum.
  4. Þegar þú ert búinn skaltu smella á Loka .

Setja inn heimilisfangsblokk og kveðjur-Notaðu varlega

Microsoft bætti nýlega við samruna möguleika sem gerir þér kleift að setja inn tengiliðabóka og kveðja línur. Með því að smella á viðkomandi hnapp á tækjastikunni mun Word leyfa þér að setja nokkra reiti í einu, raðað í sameiginlegum breytingum.

Hnappurinn fyrir að slá inn heimilisfang er sá sem er til vinstri; Innihald kveðju línan er til hægri.

Ennfremur, þegar þú smellir á annaðhvort hnappinn birtir Word glugga sem gefur þér nokkra möguleika á hvaða reiti þú vilt setja inn, hvernig þú vilt að þau verði raðað, hvaða greinarmerki að innihalda og aðrir. Þó að þetta hljómar einfalt, og það er ef þú notar gagnaheimild sem er búin til í Word-það getur orðið ruglingslegt ef þú notar Excel verkstæði.

Mundu þegar tilmæli um að bæta við hausröð í verkstæði þínu á bls. 1 í þessari grein? Jæja, ef þú heitir reit eitthvað annað en það sem Word notar sem reitheiti fyrir svipaðar upplýsingar, gæti Word passað reitina ranglega.

Hvað þýðir þetta er að ef þú notar slá inn slóðina eða settu inn kveðjuhnappar , þá geta gögnin birtast í annarri röð en þú tilgreinir - einfaldlega vegna þess að merkimiðarnir passa ekki saman. Sem betur fer hefur Microsoft gert ráð fyrir þessu og byggt á samsvörunarsvæðum sem gerir þér kleift að passa við nöfnin þín til þeirra sem nota Word í blokkunum.

Nota samsvörunarsvæða til réttar korta merkimiða

Til að passa við reiti skaltu fylgja þessum skrefum:

  1. Smelltu á hnappinn Samsvörunarsvæði á stikunni.
  2. Í samsvörunarsvæðinu birtist listi yfir reitinn í Word til vinstri. Á hægri hlið kassans muntu sjá dálk úr fellibyljum. Nafnið í hverri fellilistanum er reitinn sem Word er notað fyrir hvern viðkomandi reit í Address blokk eða Kveðja línu blokk. Til að gera breytingar, veldu einfaldlega heiti svæðisins í fellilistanum.
  3. Þegar þú ert búinn að gera breytingar skaltu smella á Í lagi .

Þú getur einnig komið upp samsvörunarsvæðin með því að smella á hnappinn Samsvörunarsvæði neðst á annaðhvort innsetningarhólfinu eða glugganum, sem bæði birtast þegar þú smellir á viðkomandi stikuhnapp.

Skoða Mail Merge Skjöl

Áður en við höldum áfram að forskoða og prenta sameinaða skjölin þín, athugasemd um formatting: Þegar þú setur saman flokkaþrep í skjal, ber Word ekki yfir formið gagna úr gagnasafni.

Sækja um sérstakt snið frá uppspretta töflureikni

Ef þú vilt nota sérstakt snið svo sem skáletrað, feitletrað eða undirstrikað, verður þú að gera það í Word. Ef þú skoðar skjalið með reitum þarftu að velja tvöfalda örvarnar á báðum hliðum svæðisins sem þú vilt nota formiðið. Ef þú skoðar sameinaða gögnin í skjalinu skaltu einfaldlega auðkenna textann sem þú vilt breyta.

Mundu að allar breytingar munu bera yfir allar sameinaðar skjöl, ekki bara einstaklingur.

Forskoða samruna skjölin

Til að forskoða sameinaða skjölin þín skaltu smella á hnappinn Skoða sameinaða gögn á tækjastikunni Mail Merge. Þessi hnappur virkar eins og skiptisrofa, þannig að ef þú vilt fara aftur til að skoða bara reitina og ekki þau gögn sem þau innihalda skaltu smella á það aftur.

Þú getur flett í gegnum sameinaða skjölin með því að nota flakkahnappana á tækjastikunni Mail Merge. Þeir eru, frá vinstri til hægri: Fyrsta skráning , Fyrri skráning , Fara á skrá , Næsta skrá , Síðasta skrá .

Áður en þú sameinar skjölin þín ættir þú að forskoða þá alla, eða eins mörg og þú getur til að staðfesta að allt sameinaðist rétt. Gætið sérstaklega eftir hlutum eins og greinarmerki og bili um sameinaða gögnin.

Lokaðu skjalasafninu þínu

Þegar þú ert tilbúinn til að sameina skjölin þín, hefur þú tvö val.

Sameina á prentara

Fyrst er að sameina þær við prentara. Ef þú velur þennan möguleika verða skjölin send til prentara án breytinga. Þú getur sameinað prentaranum einfaldlega með því að smella á hnappinn Merge to Printer Toolbar.

Sameina í nýtt skjal

Ef þú þarft að sérsníða sum eða öll skjölin (þó að þú vildi vera skynsamlegt að bæta við athugasemdarsvæðinu í gagnasafni fyrir persónulegar athugasemdir) eða gera aðrar breytingar áður en þú prentar, geturðu sameinað þau í nýtt skjal; ef þú sameinar nýtt skjal verður aðalskjalið og samskiptareglurnar áfram ósnortinn en þú verður með aðra skrá sem inniheldur sameinaða skjölin.

Til að gera þetta skaltu einfaldlega smella á hnappinn Merge to New Document toolbar.

Hvort sem þú velur aðferðina verður þú kynntur glugga þar sem þú getur sagt Word að sameina öll gögn, núverandi skrá eða fjölda skráa.

Smelltu á valkostahnappinn við hliðina á viðkomandi vali og smelltu síðan á Í lagi .

Ef þú vilt sameina bilið þarftu að setja inn upphafsnúmerið og endanlegt númer skrárnar sem þú vilt taka inn í samruna áður en þú smellir á Í lagi .

Ef þú velur að prenta skjölin, eftir að glugginn kemur upp, verður þú kynntur Prenta valmyndinni. Þú getur samskipti við það sama og þú myndir fyrir önnur skjal.