Excel Skref fyrir skref Basic Tutorial

Notkun Excel er ekki eins erfitt og það virðist

Excel er rafræn tafla forrit (aka hugbúnaður ) sem er notað til að geyma, skipuleggja og vinna úr gögnum.

Gögn eru geymd í einstökum frumum sem eru venjulega skipulögð í röð dálka og raða í verkstæði. Þetta safn af dálkum og röðum er vísað til sem borð. Töflur nota fyrirsagnir í efstu röðinni og niður vinstra megin á töflunni til að bera kennsl á gögnin sem eru geymd í töflunni.

Excel getur einnig gert útreikninga á gögnum með formúlum . Og til að auðvelda þér að finna og lesa upplýsingarnar í verkstæði, hefur Excel fjölda uppsetningaraðgerða sem hægt er að beita á einstökum frumum, í raðir og dálka eða í heildarborðum gagna.

Þar sem hvert verkstæði í nýlegum útgáfum af Excel inniheldur milljarða frumna á verkstæði, hefur hver klefi heimilisfang sem er þekkt sem klefi tilvísun svo að það geti vísað í formúlur, töflur og aðrar aðgerðir í forritinu.

Þessi einkatími nær til nauðsynlegra aðgerða til að búa til og búa til grunn töflureikni sem inniheldur gagnatafla, formúlur og formatting séð á myndinni hér fyrir ofan.

Málefnin í þessari kennslu eru:

• Sláðu inn gögnin í töflunni
• Stækka einstaka verkstæði dálka
• Bætir við núverandi dagsetningu og heiti á bilinu í vinnublaðinu
• Bætir frádráttarformúlunni
• Bætir nettó launformúlunni
• Afritunarformúlur með fyllihöndluninni
• Bætir tölublað við gögn
• Bætir við klefiformatting

01 af 08

Byrjun gagnatafla

Að slá inn gögn í verkfærasöfn er alltaf þriggja stíga ferli.

Þessar ráðstafanir eru:

1. Smelltu á hólfið þar sem þú vilt að gögnin fara.
2. Sláðu inn gögnin í reitinn.
3. Ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu eða smelltu á aðra klefi með músinni.

Eins og minnst er á hverja klefi í verkstæði með heimilisfang eða reit tilvísun , sem samanstendur af dálkbréfi og númeri röðarinnar sem skerast á staðsetningu klefans.

Þegar þú skrifar klefi tilvísun, er dálkur bréf alltaf skrifað fyrst og síðan röð númer - eins og A5, C3 eða D9.

Þegar þú slærð inn gögnin fyrir þessa kennslu er mikilvægt að slá inn gögnin í rétta verkstæði frumurnar. Formúlur sem eru slegnar inn í síðari skrefum nota klefatilvísanir gagna sem eru slegnar inn núna.

Sláðu inn kennsluupplýsingar

1. Til að fylgja þessari kennslu skal nota klefivísanir gagna sem sjást á myndinni hér fyrir ofan til að slá inn öll gögnin í auðu Excel verkstæði.

02 af 08

Útvíkka dálka í Excel

Sjálfgefin leyfir breidd klefi aðeins átta stafi af hvaða gögnum færslu sem birtist áður en þessi gögn sleppa yfir í næsta reit til hægri.

Ef reiturinn eða frumarnir til hægri eru tómir birtist gögnin sem slegin eru inn í verkstæði, eins og sést með heiti vinnuflokkar frádráttarreikningar fyrir starfsmenn sem eru færðir inn í reit A1.

Ef reiturinn til hægri inniheldur gögn, þá er innihald fyrsta frumunnar stytt niður í fyrstu átta stafina.

Nokkrar frumur af gögnum sem slegin voru inn í fyrra skrefi, svo sem frádráttarhlutfalli: sett inn í reit B3 og Thompson A. inn í reit A8 eru stytt af því að frumurnar til hægri innihalda gögn.

Til að leiðrétta þetta vandamál, svo að gögnin séu að fullu sýnileg, þarf að auka dálka sem innihalda þessi gögn.

Eins og með öll Microsoft forrit eru margar leiðir til að auka dálka . Skrefunum hér að neðan ná yfir hvernig á að auka dálka með músinni.

Stækkun einstakra vinnublaðs dálka

1. Settu músarbendilinn á línu milli dálka A og B í dálkhausanum .
2. Bendillinn breytist í tvíhöfða ör.
3. Smelltu og haltu niðri vinstri músarhnappi og dragðu örina með tvíhöfða til hægri til að stækka dálk A þar til allt innganga Thompson A. er sýnilegt.
4. Stækka aðra dálka til að sýna gögn eftir þörfum.

Dálkur breiddar og verkstæði titla

Þar sem verkstæði titillinn er svo lengi í samanburði við önnur merki í dálki A, ef sú dálkur var víkkuð til að birta alla titilinn í reit A1, þá virðist verkstæði ekki aðeins vera skrýtið en það myndi gera það erfitt að nota vinnublaðið vegna þess að bilin milli merkimiða til vinstri og hinna dálka gagna.

Þar sem engar aðrar færslur eru í röð 1 er það ekki rangt að yfirgefa titilinn eins og það - spilar yfir í frumurnar til hægri. Að auki hefur Excel eiginleiki sem kallast samruna og miðstöð sem verður notuð í síðari skrefi til að fljótt miða titlinum yfir gagnatöflunni.

03 af 08

Bætt við dagsetningu og nafngreint svið

Dagsetning Virka Yfirlit

Það er eðlilegt að bæta dagsetningunni við töflureikni - nokkuð oft til að gefa til kynna hvenær blaðið var síðast uppfært.

Excel hefur fjölda dagsetningaraðgerða sem auðvelda að slá inn dagsetninguna í verkstæði.

Aðgerðir eru bara innbyggðar formúlur í Excel til að auðvelda að ljúka algengum verkefnum - svo sem að bæta dagsetningunni við verkstæði.

Virkið TODAY er auðvelt að nota vegna þess að það hefur engin rök - sem er gögn sem þarf að vera til staðar til þess að hægt sé að vinna.

Virkið TODAY er einnig einn af rokgjarnum aðgerðum Excel, sem þýðir að það endurnýjar sig í hvert skipti sem það endurreiknar - sem er venjulega alltaf þegar verkstæði er opnað.

Bætt við dagsetningu með virkni í dag

Skrefin hér að neðan munu bæta við virkni TODAY í reit C2 í verkstæði.

1. Smelltu á klefi C2 til að gera það virkt klefi
2. Smelltu á Formulas flipann á borði
3. Smelltu á Dagsetning & Tími valkostur á borði til að opna lista yfir dagsetningaraðgerðir
4. Smelltu á virkni í dag til að koma upp valmyndaraðgerðina
5. Smelltu á Í lagi í valmyndinni til að slá inn aðgerðina og fara aftur í vinnublaðið
6. Núverandi dagsetning ætti að vera bætt við klefi C2

Sjá ###### tákn í stað dagsetningarinnar

Ef röð af táknum í kjötkássi birtist í C2-staðli í stað þess að dagsetningin var bætt við þann dag í Fæddur, þá er það vegna þess að fruman er ekki nógu breiður til að birta sniðin gögnin.

Eins og áður hefur verið greint, sleppa ósniðnum tölum eða textaupplýsingum til að tæma frumur til hægri ef það er of breitt fyrir frumuna. Gögn sem hafa verið sniðin sem tiltekin tegund af númeri - eins og gjaldmiðli, dagsetningar eða tíma, slepptu því ekki yfir í næstu reit ef þeir eru breiðari en reiturinn þar sem þeir eru staðsettar. Þess í stað sýna þeir ###### villuna.

Til að leiðrétta vandamálið, stækkaðu dálk C með því að nota aðferðina sem lýst er í fyrra skrefi í kennslustundinni.

Bæta við nefndum svið

Heiti sviðs er búið til þegar einn eða fleiri frumur eru gefin upp nafn til að gera sviðið auðveldara að bera kennsl á. Nafngreint svið er hægt að nota sem staðgengill fyrir viðmiðun við klefi þegar hann er notaður í aðgerðum, formúlum og töflum.

Auðveldasta leiðin til að búa til heitir svið er að nota heiti reitinn efst í vinstra horninu á vinnublaðinu fyrir ofan röðarnúmerin.

Í þessari kennsluefni verður nafnið gefið C6 til að bera kennsl á frádráttartíðni sem er beitt á laun starfsmanna. Heiti sviðsins verður notað í frádráttarformúlunni sem verður bætt við frumur C6 til C9 í verkstæði.

1. Veldu reit C6 í verkstæði
2. Sláðu inn "hlutfall" (engin tilvitnanir) í nafnareitnum og ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu
3. Cell C6 hefur nú nafnið "hlutfall"

Þetta nafn verður notað til að einfalda að búa til frádráttarformúlurnar í næsta skref í kennslustundinni.

04 af 08

Innsláttur Formúla starfsmanns

Yfirlit yfir formúlur

Excel formúlur leyfa þér að framkvæma útreikninga á tölugögnum sem eru slegnar inn í verkstæði .

Excel formúlur geta verið notaðir til að grunna tölur, svo sem viðbót eða frádráttur, auk flóknari útreikninga, svo sem að finna meðaltali nemanda á niðurstöðum prófana og reikna út veðgreiðslur.

• Formúlur í Excel byrja alltaf með jafnréttismerkinu ( = )
• Jafnréttið er alltaf slegið inn í reitinn þar sem þú vilt að svarið birtist
• Formúlan er lokið með því að ýta á Enter takkann á lyklaborðinu

Nota klefivísanir í formúlum

Algeng leið til að búa til formúlur í Excel felur í sér að slá inn formúlu gögnin í verkfærasöfn og síðan nota klefivísanir fyrir gögnin í formúlunni, í stað þess að gögnin sjálft.

Helstu kostur þessarar aðferðar er að ef síðar verður nauðsynlegt að breyta gögnum er einfalt mál að skipta um gögnin í frumunum frekar en að endurskrifa formúluna.

Niðurstöður formúlunnar uppfæra sjálfkrafa þegar gögnin breytast.

Notkun nafndreindar í formúlum

Val við tilvísanir í klefi er að nota heitið svið sem heitir - svo sem heiti sviðsins sem búið var til í fyrra skrefi.

Í formúlu, sem heitir svið, virkar eins og klefivísir en það er venjulega notað fyrir gildin sem eru notuð nokkrum sinnum í mismunandi formúlum - svo sem frádráttarhlutfall fyrir lífeyri eða heilsufar, skatthlutfall eða vísindaleg stöðugt - en klefi tilvísanir eru meira hagnýt í formúlum sem vísa aðeins til tiltekinna gagna einu sinni.

Í skrefin hér að neðan eru bæði klefivísanir og heitir svið notuð til að búa til formúlur.

Innsláttur Formúla starfsmanns

Fyrsti formúlan sem er búinn til í klefi C6 mun margfalda heildarlaun starfsmanns B. Smith með frádráttarhlutfalli í klefi C3.

Fullkominn formúla í frumu C6 verður:

= B6 * hlutfall

Notkun bendir til að koma inn í formúluna

Þó að hægt sé að slá inn ofangreind formúlu í C6-klefi og að rétt svar sést þá er betra að nota bendingu til að bæta við viðmiðunum í formúlu til að lágmarka möguleika á villum sem eru búnar til með því að slá inn ranga klefi tilvísun.

Vísbending felur í sér að smella á klefann sem inniheldur gögnin með músarbendlinum til að bæta við viðmiðunarefninu eða heiti sviðsins við formúluna.

1. Smelltu á klefi C6 til að gera það virkt klefi
2. Sláðu inn jafnt táknið ( = ) í frumu C6 til að hefja formúluna
3. Smelltu á reitinn B6 með músarbendlinum til að bæta við þessari klefi tilvísun í formúluna eftir jafntefli
4. Sláðu inn margföldunartáknið ( * ) í klefi C6 eftir klefi tilvísunina
5. Smelltu á klefi C3 með músarbendlinum til að bæta við nefnt bilinu við formúluna
6. Ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu til að ljúka formúlunni
7. Svarið 2747.34 ætti að vera til staðar í klefi C6
8. Jafnvel þótt svarið við formúluna sé sýnt í C6-reit, mun smella á þennan klefi sýna formúlunni = B6 * hlutfall í formúlunni fyrir ofan vinnublað

05 af 08

Innsláttur á nettó launaformúlunni

Innsláttur á nettó launaformúlunni

Þessi formúla er búin til í klefi D6 og reiknar nettó laun starfsmanns með því að draga frádráttarmagnið sem reiknað er í fyrstu formúlunni frá heildarlaun .

Fullkominn formúla í frumu D6 verður:

= B6 - C6

1. Smelltu á klefi D6 til að gera það virkt klefi
2. Sláðu inn jafnt táknið ( = ) í reit D6
3. Smelltu á reitinn B6 með músarbendlinum til að bæta við þessari klefi tilvísun í formúluna eftir jafntefli
4. Sláðu inn mínusmerki ( - ) í klefi D6 eftir klefi tilvísunina
5. Smelltu á klefi C6 með músarbendlinum til þess klefi tilvísun í formúluna
6. Ýttu á Enter takkann á lyklaborðinu til að ljúka formúlunni
7. Svarið 43.041.66 ætti að vera til staðar í klefi D6
8. Til að sjá formúluna í klefi D6, smelltu á þann klefi til að sýna formúluna = B6 - C6 í formúlu barinu

Relative Cell Tilvísanir og afritunarformúlur

Hingað til hafa frádráttar- og nettó launaformúlurnar verið bætt við aðeins einn klefi í verkstæði - C6 og D6 í sömu röð.

Þess vegna er verkstæði nú lokið fyrir aðeins einn starfsmann - B. Smith.

Frekar en að fara í gegnum það tímafreka verkefni að endurskapa hverja formúlu fyrir hina starfsmenn, leyfir Excel, við vissar aðstæður, að afrita til annarra frumna.

Þessar aðstæður fela oftast í sér notkun tiltekinnar tegundar klefi tilvísunar - þekktur sem hlutfallslegur klefi tilvísun - í formúlunum.

Hreyfileikarnir sem hafa verið slegnir inn í formúlurnar í ofangreindum skrefum hafa verið hlutfallslegir klefivísanir, og þau eru sjálfgefin tegund klefivísir í Excel, til þess að gera afritunarformúlur eins einfaldar og mögulegt er.

Næsta skref í kennslustundinni notar fyllahandfangið til að afrita tvær formúlur í raðirnar hér að neðan til þess að ljúka gagnatöflunni fyrir alla starfsmenn.

06 af 08

Afritunarformúla með fyllihöndluninni

Fylltu hönd yfirlit

Fyllahandfangið er lítill svartur punktur eða ferningur í neðst hægra horninu á virku reitnum .

Fyllahandfangið hefur fjölda notkunar, þ.mt að afrita innihald frumur til aðliggjandi frumna . fylla frumur með röð af tölum eða texta merki og afrita formúlur.

Í þessu skrefi í kennslustundinni verður fyllahandfangið notað til að afrita bæði frádráttar- og nettó launaformúlurnar úr frumum C6 og D6 niður í frumur C9 og D9.

Afritunarformúla með fyllihöndluninni

1. Hápunktur frumur B6 og C6 í verkstæði
2. Settu músarbendilinn yfir svörtu torginu í neðra hægra horninu á klefi D6 - bendillinn breytist í plús skilti "+"
3. Smelltu og haltu niðri vinstri músarhnappi og dragðu fyllahandfangið niður í klefi C9
4. Slepptu músarhnappnum - frumurnar C7 til C9 ættu að innihalda niðurstöður frádráttarformúlsins og frumurnar D7 til D9 netsalarformúlsins

07 af 08

Nota tölublað í Excel

Yfirlit yfir Excel Number Formatting

Númerasnið felur í sér að bæta við gjaldmiðlaskilum, tugabrotum, prósentumerki og öðrum táknum sem hjálpa til við að bera kennsl á hvaða gögn eru í klefi og auðvelda það að lesa.

Bætir við tölutáknið

1. Veldu reit C3 til að auðkenna það
2. Smelltu á heima flipann á borðið
3. Smelltu á almenna valkostinn til að opna valmyndina Nöfn snið
4. Í valmyndinni, smelltu á Hlutfall valkostur til að breyta formi gildi í C3 C3 úr 0,06 til 6%

Bætir við gjaldmiðilssáknið

1. Veldu frumur D6 til D9 til að auðkenna þau
2. Á heima flipanum á borðið, smelltu á General valið til að opna valmyndina Númer snið
3. Smelltu á gjaldmiðilinn í valmyndinni til að breyta formatting gildanna í frumum D6 til D9 í gjaldmiðil með tveimur aukastöfum

08 af 08

Sækja um frumútgáfu í Excel

Upplausn frummynda

Cell formatting vísar til formatting valkosti - eins og að beita feitletrun í texta eða tölur, breyta gögn röðun, bæta við landamærum við frumur, eða nota sameina og miðju lögun til að breyta útliti gagna í klefi.

Í þessari einkatími munu ofangreindar klefi snið verða sóttar á tilteknar frumur í verkstæði svo að það muni passa við lokið verkstæði sem kynnt er á blaðsíðu 1 í kennslustundinni.

Bætir við feitletrun

1. Veldu reit A1 til að auðkenna það.
2. Smelltu á heima flipann á borðið .
3. Smelltu á Djarfur formatting valkostur eins og auðkenndur í myndinni að ofan til feitletrað gögnin í klefi A1.
4. Endurtaktu ofangreindar skref til að feitletraðu gögnin í frumum A5 til D5.

Breyting á gagnasamsetningu

Þetta skref breytir sjálfgefna vinstri röðun nokkra frumna til miðlægrar röðun

1. Veldu reit C3 til að auðkenna það.
2. Smelltu á heima flipann á borðið.
3. Smelltu á miðjunarstillinguna sem tilgreind er á myndinni hér fyrir ofan til að miðla gögnum í reit C3.
4. Endurtaktu ofangreindar skref til að miðja gögnum í frumum A5 til D5.

Sameina og miðju frumur

Sameina og miðstöð valkostur sameinar fjölda valinna í eina reit og miðlar gögnum færslunnar í vinstri mestri reit yfir nýja sameinaða reitnum. Þetta skref mun sameina og miðja vinnublað titill - Frádráttur Útreikningar fyrir starfsmenn ,

1. Veldu frumur A1 til D1 til að auðkenna þau.
2. Smelltu á heima flipann á borðið.
3. Smelltu á Merge & Center valkostinn sem tilgreind er í myndinni hér fyrir ofan til að sameina frumur A1 til D1 og miðja titlinum yfir þessar frumur.

Bætir botnaskotum við frumur

Þetta skref bætir við neðri mörk við frumurnar sem innihalda gögn í röðum 1, 5 og 9

1. Veldu sameinaða klefi A1 til D1 til að auðkenna það.
2. Smelltu á heima flipann á borðið.
3. Smelltu á niður örina við hliðina á Border valkostinum eins og auðkennt er í myndinni hér að ofan til að opna landamæri fellilistann.
4. Smelltu á valmyndina neðst á botninum í valmyndinni til að bæta við ramma neðst á sameinuðu reitnum.
5. Endurtaktu ofangreindar stíga til að bæta neðri landamærunum við frumur A5 til D5 og við frumur A9 til D9.